信息更新自己的项目计划。或者，如果要在状态报表中突出显示重要的数值数据，可以将其插入Microsoft Excel，将数据显示为饼图??
如果视图中某条特定信息需要加以特别的注意，那么可以通过单独设置其格式，以引起对该信息的注意。
3．8 语言风格
注意语言环境，不同的文章需要不同风格，且不能前后不一致。错误举例：
如果决定要合并，立即就可以合并这些打开的项目文件，而毋需一个个地插入。（这里的“毋需”太文言，而后面的“一个个”，又太口语。从理论让讲，应该是或者说“甭一个个”，或者说“毋需逐个”（实际上这两种说法都不能用）。其实，译作“不必逐个”既省事又清楚。）
3．9 规范用词
规范用词（即使在与界面无关的叙述中，也不要无故自造词汇）。对词意的使用要精确，如果有特指，需要加引号。错误举例：
获取调整规划所必需的回馈信息（原文是“feedback”，译为“反馈”即可）
需要按期与经理和任务督导共享这些信息（原文是“supervisors”，译为“主管”或“管理员”即可）
您已经创建并磨砺了项目规划（原文是“have honed ”，本意虽为“磨”，但如果照搬，会让人费解，译为“改进”即可）
3，10 量词的使用
注意量词的使用（见下表）：
所修饰名词
Word文档、活页夹稿件
Excel工作簿、PowerPoint演示文稿、副本 工作表、表格、选项卡
量词 篇 份 张
所修饰名词
文件、数据库、对话框、图形对象、按钮、菜单、网络 图形、图片 命令 操作步骤
提示信息、直线、信息、注释、批注 现象、操作环境（系统） 用户 错误
量词 个 幅 项 项、步 条、段 种 个 处
3．11 逻辑关系用词的搭配
注意各种逻辑关系用词的搭配：
因为??所以??（之所以??是因为??）、因??而??、虽然（尽管）??但是??、如果（要是）??就??、不但??而且??、既然??就（也）??、既??又??、即使??也（还）??、不是（并非）??而是??，必须（一定要）??否则??、直到??才??、只有??才能??、只要??就??，等等。
除非在需要特别强调或表现修辞效果等特定场合，一般不使用“不??就不??”或“不是不??”等双重否定的表示方法；疑问句尽量译为陈述句；对于多重并列关系，可交替使用“和”、“及”和“以及”等词，不要一“和”到底；汉语只在绝对必要的情况下使用被动句，因此，只要可能，被动语态应译成主动语态。例：
原文：Shared files can be used by more than one application and by more than one user.
译文：共享文件可由多项应用程序或多位用户使用。
此句如译为主动语态则语气不顺，但用“由”则可免去用“被”的生硬。如果原句中加上诸如“at the same time”，则应译为：“多项应用程序或多位用户可同时使用共享文件”。
例2：The required files was deleted.
译文：所需文件已被删除。
如果遇到单摆浮搁的这么一句，则只好译为被动。但这种情况并不多见。
3．12 易混淆的词
象：大象、景象、天象、气象、印象、万象更新、象形、象声、象棋、象限； 像：图像、画像、塑像、肖像、好像、像话、像生、像样、像章。 须：必须（副词，后接动词）、须知； 需：必需（形容词，后接名词）、需要、需求。
作：作为、作假、作乱、作废、作弊、装模作样、作对、作保； 做：做伴、做东、做客、做派、做戏、做学问、做作、做主、做生意。
“决”、“绝”二字用于否定词前时均有“一定”之意，如：决不退缩、绝无此意，等等。现要求在这种情况下统一用“决”。
接收：接收来稿、接收无线电信号、接收逆产、接收新会员； 接受：接受任务、接受考验、接受教训、接受批评。
橘：柑橘（俗作“桔”）； 桔：桔（jié）梗。
辩：辩论； 辨：分辨。
竖立:竖立在山上；
树立:树立榜样、树立典型、树立风尚。
“参与”与“参预”都正确（要求统一为前者），但不可写作“参予”。
“成分”与“成份”都正确（要求统一为前者）。
3．13 章、节、项的翻译
章、节、项等文档的标题应尽量简洁，少用句子。并且能以标题推测内容。同一级的标题应尽量保持风格一致（比如统一用主谓结构或动宾结构等）。但如果难于统一或易于引起意义混淆时，不必强求统一。
3．14 限数的表示
英文中表示限数、数目时，应注意使翻译表述符合中文习惯。例如，在表示限数时，经常出现下面的句子：“您可以打开多达五十个的文档窗口。”建议改为：“可打开的文档窗口数目最多为五十个。”或“最多可打开五十个文档窗口。”
3．15 how… 或、…what…、…where…、…when…、…why…等从句的翻译
how… 或、…what…、…where…、…when…、…why…等从句应分别译为：
??的方法（或方式、过程，等等）、??的内容（或信息、格式，等等）、??的位置、??的时间、??的原因。
3．16要求用户进行操作的短句
联机帮助（尤其是Quick Help）中，有许多要求用户进行操作的短句，翻译这些句子时，句首要加“请”。例如：
Click the border style you want.
这句话应译为：
请单击所需边框样式。
意思是用户只要这样一操作，就会明白该选项的功能。如果只译为“单击所需边框样式。”，由于这种信息没
有上下文，会让用户产生不知所措的感觉：“是让我单击还是这个选项自己会单击？”。
但是，如果这种短句只是描述该选项的功能，则不需加“请”。例如：
Adds or removes an internal horizontal border between selected paragraphs or table cells.
这句话只需译为：
添加或取消所选段落或表格单元格之间的内部横向边框。
意思是说明该选项是用来干什么的，如果加上“请”，用户反而会感到不解：“我为什么要这样干呢？”
另外，在说明某项功能时，经常使用“Do…to…”的句型，这时，其中的“to”要译为“可”，而在其他有些地
方则需译为“以”、“来”等，翻译时需仔细斟酌。例如：
Click the sides of the model or click the border buttons to add or remove the currently selected settings. Word uses the Apply to setting to determine the type of border or shading formatting to apply.
应译为：
单击图示各边或单击边框按钮可添加或取消当前所选设置。Word会根据“应用于”下拉列表框中的设置来确定要应用的边框或底纹格式的类型。
请注意译文中加下划线的字，如果没有，读起来则语意不明。另外，像“This option activate a window.”这样的一般现在时短句，应译为“此选项用于（或‘可’）”激活一个窗口。”，如果只译为“此选项激活窗口。”，则显示硬译痕迹过重。
4．对界面词的处理
4．1界面元素
快捷键 命令字母
分隔线
子菜单
典型菜单