一篇高质量的文章离不开严谨的结构安排。在文章结构方面通常存在的问题有：
⊕ 思路不清——重新梳理总体线索⊕ 段落不当——重新安排起转承合⊕ 主次不明——重新考虑详略疏密⊕ 照应不周——重新筹划衔接呼应 ⊕ 首尾不妥——重新设计开头结尾 4．文字——提高准确性
⊕ 没有错别字⊕ 用词准确到位⊕ 标点符号使用恰当⊕ 语法正确 （二）统一风格
一般来讲，文章的风格显示了作者的性格和兴趣，是作者有意识选择的结果。但是，在商务写作中，风格更多地受到下列因素的影响：⊕ 沟通对象的期望和要求⊕ 作者与沟通对象的关系⊕ 文书的性质、特点
1．影响风格的因素◎ 句子长短 ◎ 句子结构◎ 段落◎ 术语◎ 语气
2．风格类型 ◎ 正式与非正式◎ 专业与非专业 ◎ 理性与感性 ◎ 模糊与明晰 “货币，由于具有购买一切东西、占有一切对象的特性，因而是最出类拨萃的对象。货币是需要和对象之间、人的生活和生活资料之间的皮条匠。在我和我的生活之间充当媒介的那个东西，也在我和对我而言的其他人的存在之间充当媒介。” ——马克思 《1844年经济学---哲学手稿》
（三）语言润色
文章的主题是灵魂．材料是血肉，结构是骨架，那么语言则是文章的细胞，如果没有活的细胞，其他都将不复存在。
孔子曰：“言之无文，行而不远。”这里的“文”是指文采，具体来说就是“词语生动，句式灵活，善于运用修饰手法，文句有意蕴” ，进而达到词清句丽、妙语连珠的境界。
1．引用经典 把传颂于世的经典之句，通过巧妙变换，化为自己的语言，从而收到出奇制胜的效果。
王勃《滕王阁序》中的名句“落霞与孤鹜齐飞，秋水共长天一色”，就是由庾信的“落花与芝盖同飞，杨柳共春旗一色”化用而来。
2、灵活选用句式 运用长句短句结合，整句散句搭配，使语言摇曳多姿，参差错落，从而增添文章旋律感和音韵美，给人一种审美感受。 3、注意运用修辞
巧妙运用各种修辞格式，会使你的作文语言文采焕然，瑰丽多姿。常用的效果明显的修辞格式有比喻、排比、反复、拟人、对比、对偶等。（四）格式 第二节 日常商务写作 清楚 准确 简洁 一、信函类（信件、备忘录、电子邮件）
（一）内部便函 1．要求⊕ 目的明确⊕ 书写简洁 ⊕ 风格友好 2．格式 （二）商务信函 1．要求2．结构
（三）电子邮件 1．在主题中点明关键信息2．表达信息，言简意赅 3．每封邮件中只有一个主题4．信息很长时运用附件5．仔细检查 二、建议书
（一）使用范围（二）策划与写作过程（三）格式（四）包装 三、报告（一）报告的策划（二）正式报告的格式
四、申请（一）标题 一般只写“申请书”三字，也可在前面加上申请事项， 写成“入团申请书”、“转会申请书”之类，写于第一行正中间。
（二）称呼 即受理申请的单位、组织或领导的名称，写于标题下一行顶格处。
（三）正文 即提出申请的内容、原因及认识与态度等，从称呼下一行空两格处写起。
（四）结尾 写清事由后，一般写“请予批准”等字样；随后还有“此致”、“敬礼”一类祝福语，写法与书信相同。
（五）最后是署名和日期 五、简历与求职信
（一）计划你的事业 1．考虑自己的技能 第一步，总结生活中经历的所有主要事件，
将它们一一列出来。 ◎ 接受并完成的教育/职业课程◎ 学习过程中取得的突出成绩 ◎ 曾从事过的工作 ◎ 志愿者活动、社会实践及其它课外活动 ◎ 个人爱好及喜欢的娱乐活动
第二步，查看列出的内容，确定自己拥有的技能。标出重复出现的技能。 第三步，查看下表，标出与你自己列出的技能相同的各项。
2．考虑自己的兴趣与价值 ——你一生中想做什么？
这一部分需要考虑自己的个人目标和职业目标。因为每个人都需要工作来维持生活、获得满 足感并发展自己的事业。从最广泛的意义上来说，影响职业选择的价值可参考下表。 3．考虑想从事的职业和共事的人
你想为谁工作？——借助对目标、兴趣和想让自身技能发挥作用的总结，对能完善个性、发挥潜力、改善生活方式的各种工作进行评估。
如果你考察的公司能够满足自己的愿望，你可以进一 步对每家公司提出五个问题。这些问题是埃德加·H·沙因 (Edgar H·Schein )首次提出的。
1．这家公司能给我提供发展机会并真正认识到我的能力吗？ 2．我到这家公司工作真的很重要吗？他们会认为我有价值吗？他们会让我真正负起责任，给我机会展示自己的工作吗？ 3．我可以保持自己的完整性吗？这家公司能让我收支平衡、拥有家庭、追求个人爱好吗？ 4．这份工作会给我发展机会吗？我可以学习新知识、提高能力吗？ 5．这家公司属于我所知道的信誉良好、遵守商业道德的公司吗？为这家公司工作会提高我的个人形象吗？ （二）准备简历
寻求符合要求的理由：
非常符合—— 用自己的经验或经历来证明； 具备基本的背景条件，但没有从事过相同工作—— 从个人技能和类似经验的角度来证明自己； 不符合工作要求—— 证明自己的工作兴趣。 1．简历应包括的内容
雇主需求 简历说明
你是谁？ 身份介绍部分 你想做什么？ 求职意向部分 你必须提供哪些信息？ 教育和工作经历 你能做什么？ 个人技能 2．三种标准简历 （1）传统简历
① 工作经历能显示出连续性吗？② 你在寻找与以前经历相关的工作吗？③ 你对潜在雇主发现你的工作经历有空白期间并不在乎吗？④ 你想强调曾经做过的非专业工作吗？ （2）职能简历① 重新进入职场的人 ② 没有工作经验的毕业生③ 改变职业的人④ 应聘的职位与以前工作无关的人
职能简历也会列出教育和工作内容，但是组织信息的方式更为简练，是从职能角度，而非工作史、职位、公司名称、录用角度描述经历。你可以对自己最满意的表现、做过的调查、处理问 题和管理相关人员的方式等进行描述。
在职能简历中，可以用个性化的方式传递信息，甚至可以包括社会活动、体育运动等内容。
（3）强调技能的简历 强调技能的简历在格式上与职能简历相似。 开头是身份信息，之后是求职意向。
求职意向中应该强调应聘者在简历中描述的一些技能。
3．注意事项 必做的事：
（1）争取做到描述的工作是你真正做过的事。有选择地将经历过的主要活动与潜在雇主的需要联系起来。
（2）按照招聘公司对职位的要求阐述求职意向。 （3）通过不同方式表现自己
传统简历——有助于提问与回答。
职能简历——可了解简历中列出的工作经历之外的更多信息。
强调技能的简历——显示你的能力正好符合某公司对特定职位的要求。 （4）遵循有效写作的原则 禁止的事情：
（1）不要把所有的信息都堆积到简历中。
（2）不要忘记回答最基本的问题——你的长处、以前做过的事、你想为公司做的事。 （3）简历中不要提薪水问题。只能在面试时（最好第二次）才谈些问题。 （4）简历中不要提供推荐人（5）不要说明离开前一家公司的原因。 （6）尽量少用第一人称。
（三）求职信 求职申请中应该讨论四个主要话题，每一个话题为一个自然段。
第一段：明确你要申请的特定职位，解释信息来源，说明你想成为申请人。 第二段：描述你对工作要求的理解，以及对在该公司、该领域工作的兴趣。 第三段：说明申请这份工作的原因并让读者阅读你的简历。
第四段：提出面试或回复信件的请求。表现出对该职位的真诚渴望。
第一节 组织与沟通
一、沟通在组织中的地位与作用
“沟通是组织的生命线，传递着组织的发展方向、期望、过程、产物和态度。”沟通不畅会使组织低效率、不盈利，严重时会使组织陷入紊乱。 （一）提高组织管理的有效性
管理需要沟通。管理者行使职能的过程，就是不断进行沟通的过程。
计划：群体讨论——收集想法；决定实施。 书面——长期计划；短期计划。 口头——正式的采购要求。 组织：书面——政策；程序；权限。
口头——向职员说明、解释相互的责任和权力。 视觉——组织结构图、工作流程图。
领导：书面——指示；授权；职业生涯计划；个人提 升、表扬的书面意见。
口头——口头指示；交谈；讨论。
视觉——视觉肯定；工作示范、工作图示。 控制：书面——书面评价；期望与绩效情况的书面分 析；对未来变化的预测等。
口头——对所观察到的东西的口头肯定。 （二）增强员工的工作满意度
组织规模越大，工作的满足感越低； 层级越高，工作的满足感越大；
越是集权，中下层管理人员参与决策的机会越少，不满情绪也越大。 （三）有助于提高组织绩效 良好沟通的益处：① 员工知道自己该做什么；② 明白自己的工作将促进整个团体目标的实现； ③ 资源得到正确、高效的利用；④ 问题能被及时解决；⑤ 环境宽松，工作有动力。 二、进行有效的组织沟通
（一）建立组织内部沟通机制1．建立沟通职能2．实施沟通计划 （二）建立组织外部沟通机制 （三）组织沟通的障碍
1．地位差别2．信息传递链 3．团体规模4．空间约束 第二节 影响组织沟通的重要方面 一、组织文化与沟通
（一）组织文化影响沟通的方式
个人所处的社会群体也会对沟通产生重要的影响，特别当这种沟通违背这个群体的文化惯例时，表现尤为强烈。
一个人的态度很大程度上依赖于他所属群体的观点和态度，特别是在他很珍惜在这个群体中的成员这一身份时。因此，企业文化对沟通者的沟通中的接受者的影响是十分明显的。
组织文化的不同，表现在思维模式、信念、价值观及 共同的风俗习惯等方面，也可表现为信息处理方式的不同。 在统一的组织文化中，信息处理是直接的、线性的。 准时性 认知一致 高效率
多维的组织文化下，信息处理通常是迂回的、深度的。 松散 不按时 （二）沟通氛围
1．防御性沟通与鼓励性沟通
最早的沟通氛围的研究是美国学者杰克·吉布（Jack Gibb）于20世纪50年代末进行的。 沟通发生在个体层面，然而个体愿意进行沟通的程度部分依赖于沟通的氛围。组织中的沟通氛围（无论是介于个体之间或个体与组织之间）将会促成鼓励性沟通或防御性沟通。
根据杰克·吉布的研究，沟通氛围是一个从防御性到鼓励性的连续体。 防御性 鼓励性
封闭式的 开放式的
在防御性的氛围中，人们为了自保会变得谨慎和退缩，甚至有一种进攻的姿态，力争证明自己是正确的。防御性氛围会削弱人们的精力。
鼓励性的氛围中，人们感到安全并确信自己是有价值的，所以能够去尝试新的事物、讨论一些不确定的事件和问题。鼓励性的氛围有助于在组织内部释放能量。
2．六大二分法
氛围是无法度量的，它以间接的方式微妙地影响着一个组织。组织内部的成员对于氛围的认识来自于意识，也就是个体的感受，这种感受很难用语言表述出来。 对此，杰克·吉布将他的沟通连续体模式做了一些基本的论述，形成了六大二分法 。
（1）评价性与描述性
评价性是指通过判断、责备、对标准提出异议、价值取向以及激励别人来建立防御。 描述性则是通过寻问信息，表达感受与认知，参加无须听众改变行为的过程来鼓励个人的行为。
（2）控制性与问题导向
在控制的情况下，一个管理者会试图改变态度和行为来影响下属。
问题导向则关注于人们在面临挑战时的相互参与，并寻求不会抑制下属目标决策及其进步的方案。
（3）中立性与理解性 人们需要认同自己是有价值的，自己的努力是起作用并有意义的。理解有助于形成鼓励性氛围 。
（4）战略性与自发性 自发性与理解性紧密联系：人们希望自己以及自己的
努力能得到诚实、坦率的反应。掌握机密、掌握控制权的战略则会引起防御行为。
（5）优越感与平等性（6）确定性与临时性 认为事物都具有临时性（柔性）特征的管理者愿意采纳备选方案，愿意尝试新的行为方式。 二、组织结构与沟通
（一）促进沟通内容与形式的变化（二）提高对管理者沟通技能的要求
三、领导风格与沟通 （一）独裁式风格产生防御性沟通（二）民主式风格产生鼓励性沟通 四、组织角色与沟通
（以中层管理者为例）
公司中层管理人员在公司承担着承上启下、上通下达的枢纽作用，但也因此处于费力不讨好的两难状态，如何准确领悟领导的意图并为之“解码”，使之转化为基层员工可执行的各个步骤，是中层主管必须具备的能力。 （一）中层主管的特性
1．是一个组织的中坚，承受着上压下顶的苦楚；2．是承上启下的关键性枢纽，十分艰难； 3．让上级觉得可靠、安全、有效；4．使员工觉得公正、合理、能干；5．使上级安心、下级热心；6．自己也要称心如意，乐在其中。 （二）角色知觉
角色知觉：是指人对特定场合应如何行为处世的认识。 1、角色认知一：作为下属的中层管理者 （1）了解领导的期望值
作为下级，必须准确地了解领导的指示及领导指示的背景、环境，更要熟悉领导风格。 只有了解了领导风格，就能驾驭好你的领导，才能更好地协调好关系，开展好工作。 （2）角色定位：职务代理人
◎ 承上是心目中有上司的表现——首先要和顶头上司处好才能施展才能
◎ 换位思考——站在上司的立场和上司沟通 ◎ 替上司分忧分劳 ◎ 及时向上级报告（3）角色错位
角色错位一：民意代表 角色错位二：向上错位 角色错位三：自然人
2、角色认知二：作为上司的中层管理者（1） 角色定位：管理者和领导者 （2）了解下级对你的期望值
——公平对待； ——目标明确； ——命令发布准确； ——关注（工作上的及时指导，生活上的关心和了解） 3、角色认知三：作为同事的中层经理 角色定位：内部客户
原则: ① 尊重