企业如何进行采购管理工作
鏈管理： 供應鏈管理是一個組織性的觀念，主要藉由使用完全系統觀點，強調在整合 和管理物料的來源、流向及控制。有些公司其物料管理是直接報告委員會，可見物料管理在整 合性供應鍊上的重要性。物料控制主要目的在能符合生產排程情況下，盡可能使原物料和在製 品的存量最低，因此可使公司降低存貨持有成本。可是如考慮運輸部門，其和上述觀念就有相 衝突之處。因為，如要降低存貨成本，勢必採取少量多次的訂購方式。而所增加的運送次數， 和因小量而造成的運送工具未能使其產能最大，所造成的成本增加，將會使運輸部門和生產／ 倉儲部門產生績效上的衝突。如何加以考量，並決定出一合理的評量績效模型，將是管理當局 挑戰的議題。為什麼公司會支持物料管理觀念呢？有幾項優點是顯而易見的： （１） 可以增加對原料成本的控制力。 （２） 可使員工對全面性的系統有更深的瞭解，而非侷限於狹窄的功能上的觀念。 （３） 可使得不同部門間更能溝通、協調。 我們可以藉由列出物料執行的作業，瞭解組織內的物料管理。就大多數的組織而言，都把採購 視為在物料結構中最主要的功能。有 ７０％的採購是對物料管理者負責的。其他的 ３０％則是對另 一經理人員負責。 ４．採購制度與授權 採購必須考慮下列需求： （１） 正確的價格購買物品。 （２） 正確的來源。 （３） 符合特定的要求。 （４） 正確的數量。 （５） 正確的時間運送、送達。 （６） 運送給正確的顧客。 大多數的企業都有運輸部門或功能，因為其重要性是隨著採購數量的增多而增加的。對某 些企業而言，運輸是採購有關最大的成本，尤其是在一些高度分散的公司。就如同把產品運送 至顧客所需耗費的成本一樣，原物料的運輸成本控制，影響一家公司營運甚鉅。最近 １５ 年來， 品質控制的重要性已越來越為人所重視。大多數的公司都已曉得，如想解決品質問題，應把重 心放在供應商的供貨品質和事先預防上，而不是在事後的偵測。基於這個理由，公司重點已由 檢驗供應商所運送來源物料的品質，轉換成從物料來源就應加以注意。這個觀念強調供應商在 品質程序上扮演相當重要的角色。 ５．採購作業之流程與表單 採購程序： 在採購程序中，開出訂購單不過是採購程序的一部份而已。而採購計劃、物料來源、情報 蒐集、適當採購時間以及其他重要影響因素都需事先加以決定。在一生產工廠裡，採購程序包 括下列主要步驟： （１） 採專責的人員開出請購單（Ｐｕｒｃｈａｓｅ Ｒｅｑｕｉｓｉｔｉｏｎ），交予採購部門。 （２） 決定購買哪些物料及購買多少數量。 （３） 研究市場趨勢，並決定出最有利的購買時機。 （４） 決定物料供應來源以進行採購事項。 （５） 以詢價、報價、比價等程序決定有利價格，並選取適當供應商。 （６） 與供應商訂立採購合約並開具訂購單。 （７） 監督供應商準時交貨。 （８） 核對並完成採購交易行為，根據驗收單（Ｒｅｃｅｉｖｉｎｇ Ｒｅｐｏｒｔ）或品質數量的檢驗報告，核對供 應商狀況，並對供應商的不良品加以處理。 一個採購程序是起源於先辨識出所需求的原料，使用者很清楚的知道在生產過程中所需求 的原料，如此才能確保所購買的原物料符合需求。 採購功能： 在現今，管理人員重視採購管理，為達到成本降低、產品運送、品質增進、接觸新的技術、 科技、生產循環時間的減少。由之前的資料顯示，企業有一半的支出是發生於採購上，由此可 看出採購的重要性。要有成功的採購管理，需要許多不同的作業配合。 採購功能有以下數項： （１） 發展制度化的文件和供應商的策略材物料符合生產所需求。 （２） 發展和執行採購與供應商績效評估制度。 （３） 和供應商建立及時資訊系統。 （４） 建立有彈性的組織結構。 （５） 和工程、生產、供應商等，發展出良好互動關係。 （６） 和供應商共同發展出領導技術。 採購作業流程，因採購來源與對象，而有些許差異，但最基本的流程仍大同小異。 採購循環包含： （１） 辨識採購需求。 （２） 潛在供應商資源評估。 （３） 選擇供應的資源。 （４） 收到原料。 （５） 持續性的績效評估和供應商管理。 （６） 其他有關採購程序的文件、表單。 供應商需提供原料輸運的單據。包含幾項要點，所運輸的物品數量，也記載了採購單等單 據的號碼，以資追蹤和稽核。此單據非常重要，因為當客戶收到供應商所運輸的貨物時，此單 據可比較是否帳上的數量和實際運輸的有無一致。 報價請求單： 報價請求單通常由採購部門填妥項目、數量等相關資料後，寄給供應商，要求供應商針對 採購項目及數量進行報價工作。通常此一單據所包含的資料有： １．材料規格表 ２．採購的數量 ３．預期交貨日 ４．交貨地點 ５．供應商的決定日期。 此外，報價請求單也可能要求供應商提供以下資料： １．採購品的單價與總價 ２．運費由誰負責 ３．付款條件（例如現金折扣等等） ４．預期交貨日 ５．其他特殊條件。 採購單（訂購單）： 是對供應商所做購買證明、承諾的重要文件。此文件