4.4.3 为确保用于办公场所和生产现场的文件为有效版本，各级文件管理人员在接收或发放文件时要做好登记，借阅文件要做好借阅登记。
4.4.4 文件不准随意复印，若需要时，须经本部门负责人或文件管理部门负责人批准后，由发放部门进行复印并登记。
4.4.5文件损坏或丢失，按规定程序办理领用手续，文件管理员在补发文件时给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。
4.4.6 文件分为“受控”与“非受控”文件。凡是与能源管理体系有关的文件均为受控文件，由各部门按有关规定执行。综合管理部负责编制公司“受控文件清单”（包括外来文件），便于管理各类文件。受控文件应在文件首页的右上角加盖“受控”专用章，公司级行政性管理文件以公章为受控标识。 4.5 文件的更改
4.5.1 文件更改时，由申请更改单位填写“文件更改申请” 说明理由，对重要的更改内容（如技术参数）还应附有理论依据。更改后的文件由原审批人审批，原审批人有变化时，由接替其岗位或其授权人审批。
4.5.2 文件更改批准后，能源管理手册和程序文件由综合管理部实施更改，其他文件（作业指导书、管理规章等）的更改由文件发放部门实施。 4.5.3 文件的更改方式：划改或换页。 4.6 文件的换版与作废
4.6.1 文件经多次或大幅度修改时应换版，原文件作废，立即停止使用，由原发放部门收回后加盖“作废”印章；需作资料保留的作废文件，在文件首页上加盖“作废保留资料”印章。
4.6.2 对有使用期限的受控文件，自超期之日起自行作废，各单位可作资料保留，不需收回，由各使用单位自行处置。
4.6.3 确定无保留价值的作废文件，经分管领导批准后销毁处理，做好文件销毁记录。
4.7 外来文件的管理
4.7.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.7.2 对外来文件，属受控文件要加盖“受控”章，记入“受控文件清单”，编号仍采用原有编号，若需要下发时编制分发号。
4.7.3法律法规和其他要求的文件按《法律、法规及其他要求控制程序》执行。
3
4.8 文件的评审
管理者代表组织综合管理部、生产技术部、安环部、动力部、XX车间等有关部门对体系文件定期评审，每年至少一次，各部门结合平时的使用情况可进行适时评审，评价体系文件的充分性和适宜性，根据评审情况提出改进意见。 4.9 文件的使用管理
4.9.1 各部门的文件由本部门妥善保管，应存放在干燥、通风、安全的地方。 4.9.2 任何人不得在受控文件上乱涂乱划改，不准私自外借，确保文件清晰，易于识别和检索。 5 记录
受控文件清单
文件发放、回收审批记录 文件更改申请 文件评审记录 文件借阅、复印记录 文件销毁记录
4
控制编号：XX-NYGL-CX-02-2013 标题：记录控制程序 编制 1 目的
审核 版本：A 批准 对能源管理体系运行记录进行有效控制和管理，以证实符合能源管理体系标准的要求以及所取得的能源绩效成果。 2 范围
本程序适用于我公司与能源管理体系有关的各项活动所建立的记录的控制和管理。 3 职责
3.1 综合管理部是记录的归口管理部门，负责编制“公司记录清单”。 3.2 各职能部门负责职责范围内记录的填写、整理、归档保管工作。 3.3 管理者代表负责记录样本的批准及变更的签准。 4 控制要求
4.1 各部门负责收集整理、保存本部门与管理体系有关的记录。 4.2 记录的标识、编号
记录的编号按《文件控制程序》执行；记录以编号、名称、填写日期或填写人员、班次等为标识。 4.3 记录的填写
4.3.1 记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；负责人签字的栏目不允许空白。
4.3.2 如因笔误或计算错误要更改原内容，采用杠改方式，在其上方或附近写上更改后的内容，签上更改人的姓名及日期。 4.4 记录的收集、编目、归档、保护与保存
4.4.1 各部门把记录依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，记录应保持清洁，字迹清晰。
4.4.2 各部门根据管理体系的运行、生产周期及本部门的实际情况规定记录的保存期限，归档管理。
4.4.3 各部门编制部门“记录清单”，每年修订一次。 4.5 记录的借阅与复印
5
各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复印时要经保存部门负责人批准。 4.6 记录表格编制、审批、更改的控制
4.6.1 各部门编制的记录格式，由本部门负责人批准后使用。
4.6.2 各部门可根据实际需要对记录格式进行更改，更改时执行《文件控制程序》中的有关规定。
4.6.3 特殊媒体形式记录的控制
记录的形式除通常下的表格、图表、卡片等形式外，在特定的条件或场合下，也可以其他形式呈现，如电子版记录等，对该类记录的控制原则同上，对电子版记录要及时备份，防止丢失。 4.7 记录的处置
对超过保存期的记录，各部门负责处理并作处置记录。 5 相关文件
《文件控制程序》 6.记录
记录清单
文件借阅、复印记录 记录处置单
6
控制编号：XX-NYGL-CX-03-2013 标题：能源评审控制程序 编制 1 目的
本程序旨在识别公司能源利用状况、主要能源使用，并确定改进能源绩效的机会的控制次序，为制定控制方案提供依据。 2 范围
本程序适用于公司能源利用全过程的能源评审与控制活动。 3 职责
3.1 总经理负责能源评审报告、主要能源使用的批准。 3.2 管理者代表负责能源评审报告、主要能源使用的审核。 3.3 生产技术部组织进行公司能源评审活动。
3.4 各单位负责本部门能源使用和能源消耗的能源评审活动。 4 工作程序 4.1能源评审的时机
在建立能源管理体系前期，生产技术部首先组织全公司进行能源评审。在能源管理体系正常运行过程中，每年进行一次能源评审。当设施、设备、系统、过程发生显著变化时，应及时进行的能源评审。 4.2能源评审的内容和步骤： 4.2.1数据收集
生产技术部应结合本公司的能源种类和能源管理特点，采用下列方法进行能源数据的收集：1）利用能源审计的结果；2）综合能耗计算结果；3）现场能耗监测；4）查阅原有的能源资料；或者其他方法。在能源管理体系建立的初期阶段，能源初始评审内容详见《能源初始评审报告编制说明》。 4.2.2分析能源使用和能源消耗
运用能流图、设备清单、统计模型分析等工具结合收集到的数据，对能源使用和能源消耗进行分析，得出用能状况，主要包括：1）能源的供给状况，包括当前的能源种类、来源、价格和质量等；2）评价过去和现在的能源使用和能源消耗。各部门通过以上能源使用状况分析，列出《能源使用状况识别表》、《能源消耗结构统计表》。
7
版本：A 审核 批准