4.4.6 各类会议参会人员均须准时到会，并进行签到，迟到5分钟以上按迟到处理，由会议记录人员负责考勤，特殊情况者，会前向会议组织者请假。
4.4.7 所有参会人员手机必须调至关机或振动状态，特殊情况需接听电话者不得影响到他人，如因业务需要可知会主持人后离开会场接听，任何人不得吸烟、高声喧哗或随意走动。 4.5 会议室管理
4.5.1凡因工作需要使用会议室的部门，必须提前一天(特殊情况除外)向综合管理部提出，遇多个部门同时使用时，由综合管理部协调。
4.5.2使用会议室的部门在会议结束后，负责对会议室门、窗、灯、空调的关闭，如有遗忘，按相关规定处理。
4.5.3所有员工一律不得私自拿会议室的任何物品，包括笔、信笺等，否则一经发现，将视情节严重程度给予相应处罚。 4.6 管理流程设计
4.6.1会前：整理会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→归档整理、签发 相关支持性文件和质量记录 《会议签到表》
2、 档案管理制度
1.0 目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅。 2.0 适用范围
适用于公司文件、图片、音像等档案资料的管理。 3.0 职责
3.1 总经理负责重要档案的借阅审批。
3.2 综合管理部主管负责其他档案的借阅审批和档案管理的监督。 3.3 档案管理员负责档案的日常管理工作。 管理要点
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4.1 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
4.1.1 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
4.1.2 根据文书整理和文件整理编号，将对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。 5.0 程序
文件资料立卷归档的范围。
5.1 字、图片、音像资料档案
5.1.1 党和国家及地方政府颁布的法律、法规及其它文件。 5.1.2 本公司颁发的文件、发出的传真稿等。
5.1.3 本公司请示及上级单位（政府相关部门）的批处的文件，各部门的请示及公司的批复文件。 5.1.4 本公司董事会会议、总经理会议，各类会议的文件资料（会议纪要）。
5.1.5 本公司召开的专题会议，表彰会议及其他会议的文件资料（如经营中心和工程部的项目、方案、招标会议等）。
5.1.6 政府机关召开的需要贯彻执行的会议文件资料。
5.1.7 政府机关或政府主管部门针对本公司工作的批示、批复或非针对本公司但需贯彻执行的政策性、法规性文件资料。
5.1.8 各级领导检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片、录音带、录像带、VCD带等资料。
5.1.9 本公司大事记、值班日记、重要的电话记录。
5.2. 本公司领导主要公务活动中形成的重要文体制改革、照片、录像、VCD带等资料。 5.2.1 公司大型促销活动、周年庆典等大型活动中形成的重要文件、照片、录音、录像、VCD带等资料。
5.2.2 公司各部门（管理处）年度以上的工作计划、总结报告。 5.2.3 公司各部门（管理处）在经办具体工作过程中向领导报告的资料。 5.2.4 公司工程、经营、财务等方面的统计材料、报表、分析资料等。 5.2.5 公司关于各类指标下达、调整方面的文件资料。
5.2.6 公司关于机构设立、合并、撤销、更改名称、启用印鉴的文件资料。
5.2.7 公司关于部门经理和员工录用、升级、任免、调动、奖惩、培训、评定职称、离辞职等工作
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的文件资料。
5.2.8 公司劳动工资、人事编制、福利保险等工作的文件资料。 5.2.9 公司与有关单位签订的各种合同、协议书等。 5.3 公司有关法律诉讼的文件资料。
5.3.1 公司会计部门的报表、财簿、凭证及行政经费管理方面的文件资料。 5.3.2 公司关于公文运转、档案、保卫、保密、客户投诉等工作的文件资料。 5.3.3 公司行政管理工作的重要文件资料。
5.3.4 公司职员外出开会或从外单位带回与本公司工作有关的文件资料。 5.3.5 公司在工作中形成的声像、图表、照片等其他文件资料。 5.3.6 公司员工出国考察、学习、培训、研修的报告及有关资料。 5.3.7 其它应保存的资料。 5.3.8 会计档案
5.3.9 公司每年形成的会计档案要整理成卷，装订成册，定期归档，关于会计档案的归档范围，保管期限和具体要求，按照《会计法》及公司财务管理制度执行。 5.3.10 工程类档案
5.4 工程合同、图纸、预结算单、签证及相关单位来函、通知等。 5.5 文件归档
5.5.1 每份文件的原件和附件、正本与底稿、请示与批复、批转件与原件、各种会签，修改形成的同一文件，放在一起组卷。文件与传真，按其内容是否关联，统一组卷。
5.5.2 音像档案独立组卷，并用文字标出摄像或录音的时间、地点、文件内容提要。
5.5.3 不同年度的文件，按年度放在同一卷宗，需要跨年度归档的文件，归档要准确划分时间。 5.5.4 年度计划、总结、预算、决算、统计报表等归入相应年份的卷宗，并加盖“保密”章。 5.5.5 战略规划、预算等归入开始实施年度的卷宗，并加盖“保密”章。
5.5.6 总结、计划在一起的文件，归入体现主要内容年度卷宗，并加盖“保密”章。 5.5.7 法规性文件归入批准或公布实施的年度卷宗。
5.5.8 请示、批复的文件，归入批复的年度，没有批复的，放入请示年度立卷。 5.5.9 跨年度的会议文件放在会议闭幕年度立卷。 5.5.10 专案文件归入结案年度立卷。
5.5.11 转发、批转的文件，归入本单位实施的年度立卷。
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5.5.12 鉴定文件资料的保存价值、确定保管期限，立卷时按照档案管理规定将需要永久、长期、短期保管的文件资料分类、整理立卷。
5.5.13 案卷封皮、卷内文件目录表、备考表、档号要求按统一格式执行。
5.6 档案保管期限规定为永久、长期、短期三种，永久为永远保存，长期为十年至三十年，短期为
三年至十年（不含第十年）。
5.6.2 永久保管的档案是指记载和反映本公司重要业务活动、重要历史、重大外事活动，有历史保存价值和长远利用价值的档案，如章程、条例、细则、规定、指示、决议、决定，各种会议的重要文件、年度以上的规划、计划、总结、重要的请示和批复、报告、工程类资料、机构演变、人员编制、人员任免、协议、协定、合同（正本）等文书资料及声像图片资料。
5.6.3 长期保管的档案指公司及各部门基本业务活动，并在相当长的时间内需要查阅利用的档案，即：在工作中形成的，在相当时间内需要查考利用的文书材料及声像图片材料。如各种规定、办法、较重要的请示、报告、照片、录音带、录像带等。
5.6.4 短期保管的档案指在较短时间内公司及各部室工作中需要查考利用的档案，包括一般业务往来文书、通知、规定和批复文件等。
5.6.5 档案的保管期限是从档案归档所属年份的次年的一月一日起计算，长期计划、协议、规定、合同等有关文书材料的保管期限，按有效期满后的次年的一月一日起计算。 5.7 立卷归档时间
5.7.1当年内办理完毕的文件、资料必须在第二年的第一季度内归档，当年内未能完成需几年才能结案的，在最后结案一年归档。财会、审计档案隔年归档。 5.8 档案保管
5.8.1 公司各部门接收的各类文件资料，原则上由本部门负责保管，但工程类、合同类等重要文 件资料必须按规定上交到综合管理部统一汇总归档，各相关部门原则上只留存复印件。如需借用原件，须按规定办理借用手续。
5.8.2所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
5.8.3 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要 资料的保管，确保档案完全完整。
5.8.4 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 5.9 档案的查阅使用
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5.9.1 公司员工因工作需借阅公司所保管立卷的档案时，须按规定办理手续后，方可查阅。 5.9.2 凡是查阅的档案，均在综合管理部查阅，不得带离办公室。 5.9.3 需要复印的档案，必须经综合管理部主管签字后，方可复印。
5.9.4 加盖“保密”章的文件资料需借阅或复印的，经本部门经理、总经理签批同意后方可借阅/复印。
5.9.5 未按以上程序执行的，公司将根据情况给予综合管理部档案管理人员书面警告、罚款，直至开除处理。
5.9.6 本公司保管的档案，主要供本公司使用，外单位使用需经综合管理部主管及总经理批准。 5.10 档案作废与鉴定销毁
5.10.1 对已归档进行修改过，并按新的文件、资料执行的，档案保管员应在原存档的文件、资料上盖“作废”章，作为附件与新的文件存档在一起，直至保管年限。
5.10.2 对超过保管期限的档案要进行鉴定，由有关档案管理部门和本公司有关部门组成鉴定小组，进行档案鉴定，对确无保存价值的档案，进行登记造册，经领导批准后销毁。
5.10.3 销毁档案时，应指定两人负责监销，防止档案遗失或泄密，销毁完毕，监销人员要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。
5.10.4 档案人员因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。 5.11 文件档案的收集、归档、整理
5.11.1 归档文件：公司在各职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件资料。
5.11.2 归档文件整理：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。 5.11.3 归档文件的整理单位：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
5.11.4 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
5.11.5 质量要求：
4.8.5.1 文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4.8.5.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 4.8.5.3 所有归档文件应清晰、完整、成套、系统、干净清洁、手续完备。
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