况例外。 4.2.4 4.2.5
对外业务使用的印章在作废或更换时，应在启用新印章之日起在报纸上进行公告。 如公司印章在受到遗失、损毁、被盗的情况时，保管员应迅速向公司提交说明原因的报告
书，报公安机关，同时在报纸上公告作废。 4.3 用章纪律 4.3.1 4.3.2 4.3.3
未经公司领导批准，不得私自用章、不准携带公章外出、不准盖空白章。 对违反用章规定的，印章保管员有权拒绝盖章或提出建议、意见。
对违反用章规定或弄虚作假获得用章而给公司造成重大影响或经济损失等不利后果的，公
司将严加追究当事人的行政、经济和法律责任。 4.3.4
因印章保管人对印章使用审查不严，造成错盖、漏盖，给公司利益造成损害的，由印章使
用者负主要责任，印章保管人负连带责任。 4.3.5
因印章保管人不慎造成印章丢失或被人利用私自加盖，给单位造成损失或损害的，公司将
追究保管人的经济和行政责任。 4.3.6 任。 4.3.7
部门负责人对部门印章使用的范围及文本内容的真实性、严密性、正确性负责。因其审查任何人私自刻制印章，给本公司造成损失或损害的，由当事人负全部法律、经济及行政责
不严给公司造成损害的或与第三人恶意串通损害公司利益的，应当负经济赔偿责任直至刑事责任。 5.0 相关记录文件 5.1 《印章使用审批表》 5.2 《印章刻制申请表》 5.3 《印章废止/更换申请表》 5.4 《印章管理责任书》
6、 文印证照管理办法
1.0 目的
提高公司文秘质量，维护企业形象，严格内部管理，规范办公行为。 2.0 范围
适用于公司文秘、介绍信、证照的使用与管理。 3.0 职责
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3.1 总经理审改签发文件、批准用印和动用证照原件。 3.2 综合管理部统一格式打印、传递等。 3.3 各部门负责文件起草。
3.4 档案员负责文件归档、执行用印和证照的借用。 4.0 程序 4.1 文件管理 4.1.1 执行。
4.1.1.1 文件标题必须凝练简洁、突出主题，以便于归档和查找，文件必须标明确签发人，公司文件由相关部门负责人或总经理签发（必要时）。
4.1.1.2 文件发放范围必须标明，对下为“主送”和“抄送”；对上为“主报”和“抄报”。 4.1.1.3 发文应进行《发文签收登记表》登记，如采取传真或电子文件的方式，事后必须补办签收手续。 4.1.2
收文：本公司以外单位（包括董事会）发来的文件、信函、通知等统一由综合管理部专人行文：以公司名义（包括机关各部门）行文必须统一格式、统一编号，具体由综合管理部
签收、登记、传递和归档。 4.2 公司证照范围与管理 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5
营业执照、税务登记证、企业代码证、企业资质证等的正、副本。 各类收费许可证正副本。
各物管区创优证书、牌匾、锦旗、奖杯等。
凡冠公司之名的证照（正副本）均由人事行政部管理。 证照借用必须填写《证照借用登记表》，才能发放。
5.0 相关支持性文件和质量记录 5.1 《发文签收登记表》 5.2 《证照借用登记表》
7、 计算机使用管理规定
1.0 目的
规范计算机的使用与管理。 2.0 范围
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适用于公司计算机的使用和管理。 3.0 职责
3.1 综合管理部负责计算机资产的管理、维护和监督职责。 3.2 各部门负责人负责本部门计算机的管理职责。 3.3 计算机使用人承担所负责计算机的管理和维护职责。 4.0 程序
4.1 计算机使用和管理 4.1.1
未经许可，任何人不得随便使用电脑设备，不得更换电脑硬件和软件，拒绝使用来历不明
的软件和光盘，因此造成电脑损坏或其他经济损失的，由当事人承担责任。 4.1.2
使用网络终端、工作站等高级电脑设备（如服务器），需经电脑管理员同意后方可操作，并
登记使用情况，违者每次处以20元罚款。 4.1.3
禁止安装或下载各种电脑游戏、软件或程序，确因工作需要须经行政部门许可后方可安装
或下载，违者每次处以20元罚款。 4.1.4
因工作需要下载、传播、复制电脑软件或程序，以及收发电子邮件时，应确保电脑及其网
络的安全，防止电脑或网络病毒的传播。 4.1.5
工作时间内不得使用QQ、MSN等聊天工具进行非工作性质聊天，禁止使用、传播、编制、
复制电脑游戏，违者每次处以20元罚款。 4.2 计算机开启和关闭程序 4.2.1
开机流程：接通电源；打开显示器、打印机等外设；开通电脑主机；按显示菜单提示，键
入规定口令或密码；在权限内内对工作任务操作。 4.2.2 源。 4.3 电脑维护 4.3.1
公司确立专职或兼职工程师（或由电脑公司）负责电脑系统的维护，电脑发生故障时，使关机流程：退出应用程序、各个子目录；关断主机；关闭显示器、打印机等外设；关断电
用者作简易处理仍不能排除的，应立即报告电脑管理员。 4.3.2
电脑维修维护过程中，首先确保对公司信息进行拷贝，并不遗失，电脑软硬件更换需经行
政部门同意，如涉及金额超过100元的维修，应报总经理批准。 4.3.3 使用。
UPS只作停电保护之用，在停电情况下，应迅速作存盘紧急操作，严禁将UPS做正常电源
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4.3.4
对重大电脑软件、硬件损失事故，公司列入专案调查处理，凡因个人使用不当所造成的电
脑维护费用和损失，酌情由使用者赔偿。 4.3.5
外请人员对电脑进行维修时，公司应设专人自始至终陪同并对维修结果进行确认。
4.4 计算机保密
依据公司保密管理办法，公司计算机管理应建立相应的保密制度,计算机保密方法有： 不同密级文件存放于不同电脑中。 ? 设置进入电脑的密码。
? 设置进入电脑文件的密码或口令。 ? 设置进入电脑文件的权限表。 ? 对电脑文件、数据进行加密处理。
1).为保密需要，定期或不定期地更换不同保密方法或密码口令。 2).经特殊申报批准，才能查询、打印有关电脑保密资料。 3).电脑操作员对保密信息严加看管，不得遗失、私自传播。 4.5 电脑病毒的防治 4.5.1
公司购买使用公安部颁布批准的电脑杀毒产品，未经许可证，任何人不得携入软件使用，
防止病毒传染，凡需引入使用的软件，均须首先防止病毒传染。 4.5.2
电脑出现病毒，操作人员不能杀除的，须及时报电脑管理员处理，电脑管理员应对电脑杀
毒软件及时进行升级，定期或不定期对电脑进行杀毒。 4.5.3
各部门（特别是财务和客服部门）要建立双备份制度，由专人定期对重要数据资料进行备
份，除在电脑贮存外，还应拷贝到软盘或他其他存储器上，以防遭病毒破坏而遗失。 4.6 储存器管理 4.6.1
储存器由各部门集中存放，设专人统一保管，个人不得随便带离公司，综合管理部门应建
立储存器使用档案，注明软件名称、部门、使用人员等信息。 4.6.2
在电脑上使用储存器时应先进行杀毒处理，防止外来病毒的传播、侵入电脑。
5.0 相关记录文件
四、 资产管理制度
1、 采购管理规定
1.0 目的
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规范公司采购管理工作，确保公司采购物品符合规定要求。 2.0 适用范围
适用于公司的采购管理工作。 3.0 职责
3.1 使用部门负责《物品采购申请单》的申请。 3.2 部门负责人负责本部门《物品采购申请单》的初审。
3.3 仓库管理员根据库存物品负责《物品采购申请单》的核仓，并报综合管理部门负责人审批。 3.4 副总经理、总经理负责《物品采购申请单》的审批。 3.5 采购员负责采购工作的实施及质量检验工作。
3.6 综合管理部负责物品的验收，出入库手续的办理以及库存物品的保管工作。 4.0 程序
4.1 物品采购的申请范围
凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等，均属采购申请范围。 4.2 物品采购的申报程序 4.2.1
计划采购物品的申报程序：
? 综合管理部应于每月25日前根据相关限额规定编制下月物品申购计划表。
? 物品申购计划表，应于每月26日交公司综合管理部相关负责人根据相关规定进行审核。 ? 审核无误的物品申购计划表报公司副总经理、总经理审批。 ? 公司副总经理、总经理审批同意的物品申购表交采购员按计划购买。 4.2.2
零星物品的申购：
? 零星物品的标准： ——常用品以外的。 ——数量较少的。 ——没有储存的。 ? 零星物品的申报程序：
——由使用部门填写零星物品的申购单。 ——综合管理部审核。
——公司副总经理、总经理审批。
——审批手续完整的申购单交公司采购员购买。
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