第十三条 总办秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的
本酒店文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、催办
检查工作。
□ 文件的立卷与归档 第十五条 文件的归档范围：
1.凡下列文件统一由总办负责归档：
①上级机关来文，包括上级对酒店报告、申请的批复；
②酒店发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
③酒店总经理办公会议、中层干部会以及各种专业例会记录； ④酒店职代会，工会委员会、团代会等酒店一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
⑤参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本酒店在会上汇报发言材料等；
⑥上级机关领导同志来酒店检查视察工作的报告、批示记录，以及本酒店向上级进行汇报的提纲和材料；
⑦反映本酒店生产、经营活动、先进人物事迹及酒店领导工作等的音、像制品； ⑧酒店日志和大事记；
⑨酒店向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
第十六条 立卷要求
1.文件立卷应按照年度、期限、机构顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案室移交，清单一式两份。
□ 文件的销毁
第 26 页（共46页）
第十七条 对于多余、重复和无保存价值的文件，总办应定期清理造册，
并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
二、印章、介绍信的管理规定 第一条
1.各部门的印章，由各部门经理保管，酒店印章由总经理自行保管。
2.未经主管领导批准，印章保管人员不得委托他人代为保管、使用印章。不得将印章携出办公室。
第二条
印章必须妥善保管、随用随取，用后立即存放原处，并及时上锁。
第三条
下列情况可以使用酒店印章： 1.以酒店名义对外发出的公文；
2.以酒店名义对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等； 3.以酒店名义与有关单位签署的合同、协议等； 4.本单位职工办理私事，确需酒店出具的证明信等； 5.经总经理批准其他需要使用印章者。
第四条
使用酒店印章必须经酒店领导书面批准，使用部门印章必须经部门领导书面批准。
第五条
1.开具印制好的介绍信，必须将存根所列项目填写清楚；视情况，如需领导签字则请总经理在“批准人”一栏签名后，再加盖公章；
2.使用信笺开介绍信，应按领导的底稿抄清后再盖公章； 3.介绍信存根和底稿，必须妥善保管，以备核查。
第六条
印章保管人员发现不符合上述规定的，应拒绝用酒店印章并及时报告上级。
第七条
1.各部门印章应按有关部门规定的式样、尺寸统一刻制，在使用前，根据工作需要向有关单位发送启用通知。
2.酒店印章，要留印模存查。作废的印章要及时上交存查。
三、保密制度
1.凡在各项工作和活动中形成的、已办理完毕的、有保存价值的
第 27 页（共46页）
档案材料，是酒店工作的起初历史记录，是今后工作考查的主要依据。按国家规定，酒店的保密文件均由总经理办公室派专人专柜保管，任何人不得据为已有。
2.各级管理人员调动时，应将保密文件（含保密记录本）整理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送总办登记保管。
3.没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由酒店总经理审定销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销，秘密级以上文件，不准作废品出售。 4.阅读文件就按规定范围，秘密级以上文件须到总经理办公室阅读，因工作需要借阅需办理手续，用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。 5.保密文件任何人未经许可不得使用及随意翻动。
6.严格遵守保密守则，严守保密纪律。做到：不刻说的不说、不刻看的不看、不刻问的不问、不在公共场合谈论文件内容、不私自拆看密封文件，对于各种“秘密”等级以上密级文件，应严格按照保密规定妥善处理。
7.财务人员不准向外界透露酒店财务情况，不准向员工透露其他员工的工资情况。
四、办公室内部管理规定
1.严格遵守办公室作息制度，不迟到、不早退。
2.不准在办公室内大声喧哗、闲聊、吃东西、做私事、打私人电话、睡觉。
3.不准在办公室接待亲戚朋友。 4.非公事，不准到其他部门闲聊。 5.要随时保持办公室的清洁卫生，下班时办公室必须保持清洁状态。
6.办公室设备、用品要定期进行保养，确保完好。 7.办公室的设备、摆设不许随便移动或添臵。
8.重要文件、档案一定要放在档案柜里，妥善保存，不能随意放在桌面上。
9.爱护酒店财物，如有遗失或损坏照价赔偿，并予以记录。 10.上班时间必须穿着工作服，并保持干净整洁，以维护酒店形象。
11.任何人不得无故请假，如有特殊情况需请假者严格按照酒店的请假规定办理。
第 28 页（共46页）
12.严格遵守酒店保密制度，不得向外界透露酒店机密，违者严肃处理。
五、内务整理规定
为了加强内部管理,保持良好的工作环境,特制定此管理规定：
1.每部办公室门前必须有该部指示牌予以引导，办公台显眼处须设有人员的姓名、职位的指示牌。 2.办公室地面保持干净，无杂物，无堆积物，室内花卉布臵合理。 3.除指定挂放资料的位臵外，墙面应保持干净，无划痕；墙角、天花无积尘、无挂网。 4.办公台面清洁，无积尘。
5.已处理的文件要及时归档，未处理的文件下班后要锁进抽屉，不得随意乱放。
6.电话、电脑、复印机等办公设备摆放合理，机面无尘渍，光亮如新。
7.灯具完好，亮度适中，开关旁有明显标识。 8.设备设施安装符合要求，无乱拉乱接现象。 9.空调风口无积尘，无异声，温度调试适中。
10.窗帘清洁、无破损，帘钩帘绳稳固，悬挂美观。
六、领导、经理值班制度
为了更好地进行服务督导、处理客人投拆、建立资讯中心，确保夜间和节假日酒店管理、营业的正常运行，特制定本制度。 1.值班分星期日值班（简称值日）和周日至周六夜间值班
（简称值周）两种形式，值周时间为17：30—次日8：00，值日时间为8：00——17：30。
2.值周由总经理办公室安排部门经理轮流负责，日值由总经理、副总经理和总经理助理轮流值班。每月编排一次，在月底前两天将下月值班安排发给各相关人员；夜值由大堂副理处理日常事务，处理不了的报值周经理处理。
3.17：30—24：00，值周经理全面巡查酒店区域（营业区、办公区、各重点消防点）不少于三次，值班地点为大堂或自己办公室；0：00—8：00在自己宿舍，遇紧急情况，2分钟之内赶赴现场，同时做相应妥善处理，酌情及时汇报上级。
4.当值人员必须坚守岗位、做好交接班，无特殊情况不得请假，如确需请假必须提前通知总经理办公室，由总经理审批，总经
第 29 页（共46页）
理办公室统筹安排。
5.值班过程中值班人员要忠于职守，保持通讯畅通，发现问题及时处理，积极处理传递各种突发事件和上级机关的紧急电话，遇到紧急重大不能自行处理的事件应及时向总经理或分管副总请示并跟踪处理。
6.按时定点对酒店各区域进行巡查，会同保安部值班人员做好值班期间的安全消防工作，将事故隐患消灭在萌芽状态。
7.严守外事纪律，对工作中了解到的一些有关国家、酒店经营的秘密要严格保守。
8.值周经理负责将值周期间发生事宜在晨会上汇报。 9.值周经理代表酒店处理各种突发事件。
七、经理晨会制度
为强化纪律观念，加快办事节奏，提高工作效率，保证上情下达、下情上报的及时准确，特对部门经理晨会作出如下规定： 1.晨会时间：每周星期三、六上午10时开会。 2.晨会地点：金湖楼三楼小会议室。
3.晨会主持：由总经理或总经理授权的副总经理主持。
4.晨会记录：由总办负责，并于次日整理成文，记录内容完整无漏，保持原意，呈报正、副总经理，分发各部门。
5.与会对象：星期三，正、副总经理、各部门经理(没有正职经理的部门，则副经理出席会议)；周六，正、副总经理，各部门正副经理（经理不在时，可由副经理代理，如部门经理不能出席，指定一名主任参加）。
6.会前准备：凡参加晨会者，必须事先列出当日晨会要陈述和汇报的内容，包括工作小结和工作安排。 7.晨会程序：
①会议主持宣布会议开始； ②值周经理通报夜值班情况；
③各部汇报工作指示的落实情况、工作总结、安排及请示； ④总办对各部门对领导指示进行逐一跟踪询问；
⑤会议主持者就各部门的工作汇报作总结，并答复各部有关请示；
⑥会议主持者作出工作安排及指示。 8.晨会纪律：
①准时、不迟到、不早退，每迟到、早退超过5分钟者，一次
第 30 页（共46页）