理示范住宅小区（大厦、工业区）标准及有关考评验收工作的通知》的标准执行。将收集的管理资料细分，做到分类整理，易于查阅。使档案管理真正为管理服务。
一、 档案资料管理的流程图
文档 （主任批准） 管理登记 借阅文档 分类归档管理 发展部提供的资料 管理处建立的发档资料 文档管理签收记录 文档管理员登记 一般文档 管理员登记 复 印 文 件 张 贴 文 件
作废文件 登记销毁
档案资料分类意图
类别 资 料 内 容 1、规划图纸、项目批文、用地批文 2、建筑许可证、投资许可证。开工许可证 3、拆迁安臵资料、丈量报告 4、相关验收批文 工程建筑产权资料 基 础 管 理 工程技术资料 按管验收资料 管理合同资料 业主委员会资料 1、红线图、总平面图 2、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 3、工程合同、工程预决算 4、工程设计变更通知及技术核算单 5、竣工图：A单体建筑、结构、设备竣工图 B附属工程及地下管网竣工图 6、房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、空调、采暖、弱电、消防及智能化竣工验收证明书 7、钢材、水泥等月要材料的质量保证书 8、新材料、构配件的鉴定合格证书 9、供水、供电、电梯、消防、空调及采暖、智能化等设备技术资料 10、砂浆、混凝土块试压报告 11、绿化工程竣工图 12、其他技术资料 1、接管验收手续 2、接管验收设备确认凭证 3、接管验收房屋本体确认凭证 4、保修期设备、房屋本体返工验收资料 1、前期物业管理服务协议 2、物业管理委托合同 1、筹备成立文件 2、成立后运作文件
类别 基 础 资 料 内 容 基金资料 管理目标及方案 维修基金的建立、管理、使用、续筹的文件 1、争创物业管理“示范小区”规划 2、物业管理实施方案 管 理 基 础 管 理 规章制度 员工管理资料 计算机管理资料 行政文件资料 业主、客户资料 业主反馈资料 维修资料 标识、导示资料 房屋管理及维修养护 大厦房屋安全管理类 1、公众管理制度 2、管理运作制度、工作文件 3、公众制度 1、员工个人资料、聘用表 2、员工业绩考核及将罚记录 3、员工培训计划和个人成长记录 4、员工培训考核记录 5、员工外出考核及参加演记录 6员工住房及内务管理记录 1、计算机管理软件及使用说明 2、计算机网络管理及记录 1、管理处值班记录 2、政府部门及月管领导部门文件 3、xx物业公司及业主单位相关文件 4、规章制度、通知、通报等文件 5、接待来访参观记录表 1、业主、客户管理资料、业主公约、装修申请。费用托收协议 2、业主、客户档案 3、业主、客户维修档案 1、服务质量回访记录表 2、业月意见调查、 1、维修申报表 2、维修服务派工单 3、维修回访记录表 1、实验楼、楼层、房号平面示意图 2、引路方向平面图 1、禁止违章搭建及装修的规定及处理记录 2、装修验收记录 3、房屋安全检查记录
类别 资 料 内 容 共 用 设 备 管 理 综合类 供电系统 弱电系统 公 用 设 备 管 理 消防系统 电梯系统 给排水系统 共用配套设施资料 共用管线资料 照明设施 1、设备安全运行规程 2、各设备运行岗位责任制度 3、定期巡回检查记录 4、运行记录 5、运行记录 6、设备维修档案 7、设备机房管理规定 8、相关岗位技术人员资质证书 1、送电、停电通知及记录 2、临时用电管理措施 3、停电应急处理措施 1、智能化行记录 2、智能化设施定期保养记录 1、消防24小时值班记录 2、消防设施设备清单 3、消防设施设备使用方法 4、消防应急方案、消防疏散图 5、相关消防宣传资料及法规 6、火灾隐患检查记录 1、电梯准用证 2、年检合格证 3、电梯操作及保养人员资质证书 4、电梯应急处理措施及记录 1、实验楼用水供水管理制度 2、用水、节水计划 3、给排水设施安全检查记录 4、二次供水卫生许可证 5、水质化验单 6、操作失员卫行健康许可证 7、限水、停水通知及关记录 8、供水设备周围环境检查记录 9、应急处理方案及相关记录 1、共用配套设施统计表 2、共配套设施维修养护计划及记录 1、地下管网图 2、违章架空管线处理记录 1、道路、楼道、大堂公共照明统计表 2、公共照明维修及更换记录
类别 资 料 内 容 保 安 及 车 辆 管 保安资料 车辆及停车场管理资料 环卫设施资料 环境卫生管理 清洁卫生管理资料 绿化管理 绿化资料 精神文明建设 社区文化资料 管理效益 经济效益 1、日常巡查记录、值班记录 2、训练计划和考核记录 3、实验楼安全防范措施 4、查岗记录、闭路监系统录象带 5、物资搬运放行记录、紧急事件处理记录 1、停车场出入登记记录 2、交通疏导图 3、停车声安全设施记录 4、车辆管理记录、车辆详细资料 1、环卫设备、工具统计表 2、环卫设备、工具更换记录 1、清洁卫生检查标准及记录 2、国家环保标准：排烟、排污、噪音 3、处理污染事件记录 4、消杀及垃圾清运记录 1、绿化规划图纸 2、绿化设施统计表 3、绿化保养计划及记录 4、绿化检查标准及记录 1、活动计划实施方案、总结记录 2、社区文化活动图片及音像记录 3、传媒报导 4、文化活动场所等设施使用情况 1、物业管理费用收缴统计表 2、有偿经营服务统计表] 3、物业管理整体项目经营统计表
版号:1 修改状态:A
4.0 xx实验楼实务管理 第 1 页
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