答有时在一个项目中需要特别注意一组特定的任务或资源例如可能希望检查
某承包商的成本或者评估关键路径中的任务在Microsoft Project 中是通过筛选器完成
这项功能的
Microsoft Project 提供了用于查看特定任务的任务筛选器和用于查看特定资源的资源
筛选器筛选器的作用在于通过定义一组准则以突出显示符合准则的任务或资源可以 使用筛选器来修改视图或隐藏其他的任务或资源如果Microsoft Project 提供的筛选器
不能满足需要可以新建筛选器或修改现有的筛选器 5. Microsoft Project 可以按照哪几种关键字进行排序
答Microsoft Project 允许你按照主要关键字次要关键字第三关键字进行排序
在关键字下的列表框中你可以把完成时间标识号或成本等作为关键字排序之后打 印出的报告会更加清晰
6. 打印视图或报表的步骤有哪些
答打印所需信息的过程可以简单地只需单击一个按钮或像创建和预览自定义报 表一样自如无论此过程是如何简单或容易打印视图或报表基本上都是由以下步骤组成
选取最适合您选取信息的视图或报表如果找不到符合所需的一个标准视图或报 表请通过更改表应用不同的筛选器添加详细信息或更改排序顺序等方法更 改视图或报表中的内容
对视图或报表的外观进行更改如果希望改进页面的外观可以将公司的徽标添 加到每页的上方将项目名称添加到每页的下方或调整信息的比例以便在一页 上打印等
打印视图或报表如果希望尽可能有效地进行打印可以设置打印页范围由页 码或日期定义隐藏不打印空白页以及打印多个副本等 7. 如何进行预览
答要在打印前预览文档可以使用文件菜单上的打印预览命令或直接单 击常用工具栏上的打印预览按钮Microsoft Project 将对当前文档进行预览 第9 章多重项目的管理 本章要点
在最简单的项目管理环境中往往只有一个运转的项目但是实际总不那么简单一 个单项目可能变得很大需要分成几个阶段或几个任务组或者公司的每一个部门可能都
要管理一个单项目或者几个部门跟踪几个项目部门内和跨部门的项目可能需要彼此交
换信息Microsoft Project 2003 允许您分别管理较小的文件必要时链接起来而不是创 建一个属于整个公司的巨大项目这些较小的文件可以一次打开一个或打开一组每一个
文件放在各自的窗口中使用多项目文件的最重要的特点是平衡几个项目间的人员和设
备的工作负载
在本章中我们将介绍把多个项目合并为一个项目的技巧以及如何使用资源池在 多个项目之间共享资源 本章具体包括以下内容 如何插入项目
如何降级或升级插入的项目 如何移动插入的项目
如何修改插入项目的源文件 如何链接合并项目 如何删除插入项目 如何创建资源库 如何共享资源库 如何更新资源库
如何查看资源分配情况 如何中断资源共享 9.1 插入项目
创建一个合并项目文件最好的办法是打开一个新的或现有文件然后将其他项目文 件插入其中不需要打开单个文件可以浏览文件夹找到要包含的项目用这个办法 可以更多地控制在合并文件中单个项目的顺序还可以设置单个文件与合并文件的连接关
系也可以选择是否显示项目全部子任务
一般来说插入到合并文件的项目像普通项目一样在合并文件时可以剪切复 制和粘贴任务可以用四种连接关系之一来连接项目和单个任务
如果在合并视图中希望看到的项目还没有打开用插入法合并项目是最快的用 插入法创建一个合并项目文件的操作如下
1. 创建一个新项目文件或打开一个现有文件以便插入项目 2. 显示一个任务视图如甘特图 3. 单击待插入项目的起始任务
4. 选择插入菜单的项目选项弹出插入项目对话框如图9-1 图9-1 插入项目
5. 如果有必要浏览文件夹显示项目文件名 6. 决定已插入文件与其原文件的联系方式
选择链接到项目复选框时允许源文件和合并文件的变化相互影响 清除链接到项目复选框时合并文件时系统插入文件的最新版本但合并 项目的变化不回送到源文件 7. 单击待插入的文件名
选择多个文件时使用Ctrl 键选择文件的顺序决定了文件在合并文件中的顺序 8. 单击插入按钮合并后的文件如图9-2 所示 图9-2 插入文件后的甘特图
提示通过将单个项目文件插入到现有项目中可以查看打印或更改正处理的 项目当中的信息甚至可以是其他项目经理所拥有的项目如同它们是
单个项目一样 9.2 编辑插入项目
在将项目插入到一个现有的项目中后可以对插入的项目进行进一步的编辑包括 降级或升级插入项目
移动插入项目修改插入项目的源文件 9.2.1 降级或升级插入的项目
在插入一个项目之后可以通过将其移到大纲中的一个级别上来创建分层结构像 通常那样降级或升级任务一样降级或升级插入的项目的操作如下 1. 在任务名称域中选取要降级或升级的插入项目
2. 单击降级按钮以降级项目或单击升级按钮以升级项目
技巧可以使用鼠标在工作表视图中对域进行选择添加和编辑如表9.1 所示 表9.1 使用鼠标在工作表视图中对域进行选择添加和编辑 目的操作
选择一个项目单击文本
选择相邻的几个项目用鼠标拖过所要选择的项目
选择不相邻的几个项目按住Ctrl 键然后单击所要选择的项目 选择一整行单击行标题 选择一整列单击列标题
选择整个工作表视图单击最左端的列标题
添加或编辑任务信息双击任务行中的域以打开任务信息对话 框
9.2.2 移动插入的项目
使用Microsoft Project 2003 可以方便地移动已经插入的项目操作如下 1. 单击视图栏上的甘特图
2. 在最左边的一列上选取要移动的插入项目 3. 单击剪切按钮以移动插入项目
4. 在最左边的一列上单击要在其上放置移动项目的那一行 5. 单击粘贴按钮将项目粘贴在插入点上
提示如果将一个项目插入或粘贴到另一个只显示了项目摘要任务的插入项目之 下则插入或粘贴的项目将会与其上的插入项目有相同的级别但是如 果将项目插入或粘贴到一个显示了所有子任务的项目之下则插入或粘贴 的项目将变成它上面的那个项目的一个子项目 9.2.3 修改插入项目的源文件
如果插入项目所链接的源项目被移动到其他文件夹或目录位置中那么必须定位到 这个新的位置修改插入项目的源文件的操作如下 1. 在任务名称域中选取插入项目 2. 选择项目菜单单击任务信息选项
3. 选取高级选项卡在源项目选项中可以对源项目进行设置如图9-3 所示 4. 单击浏览按钮在插入项目对话框中选取包含该项目的驱动器或文件夹 然后选择源项目即可
图9-3 插入项目信息对话框
9.3 链接合并项目
项目被合并到一个更大的项目文件中之后可以很容易地把它们用Microsoft Project 2000 的四种相关性链接起来
提示四种任务相关性完成-开始开始-开始完成-完成开始-完成你可 以回忆一下第6 章建立任务关系的有关内容 链接合并项目的操作如下 1 打开一个合并项目
2 将视图切换到甘特图在任务名称域中选中插入项目的某个任务再选中需 要跟它建立相关性的其他项目的任务 3 单击常用工具栏中的链接任务按钮
Microsoft Project 默认的链接类型是完成-开始链接用户也可以根据需要在 一个任务的开始建立链接开始-开始链接或在一个任务完成时建立链接开始-完 成链接完成-完成链接 9.4 删除插入项目
如果插入项目时弄错了地方会发生什么情况呢如果是最后一步可以简单地使
用Undo 命令即可如果你并没有意识到错误或者后来改变主意了那么你还可以从合 并文件中删除已插入的项目从合并文件中删除项目的操作如下 1. 选定已插入项目的项目任务
2. 按Delete 键该项目即可从合并文件中删除 9.5 在项目间共享资源
一个小公司或单一部门可能只有一个正在运转的项目该项目占用了所有的可用资 源工作人员可能致力于开发新产品当新产品可用时市场部则着力于推销但是更 为可能的是在一个部门中同时有几个项目在运作并且工程部门可能不只开发一个产品
而且同一产品的不同开发阶段可能由单独的项目领导管理这种情况下工程部的几个项
目可能需要同一批工作人员资源这就存在如何共享同一个资源库的问题 9.5.1 创建资源库
如果在当前一段时间管理多个项目中的一组资源则可以创建一个只包含资源信息 的项目文件其中没有任务然后在分配资源时可以让所有的项目都使用这个项目的 公共资源库在排定其他项目日程时还能以当前信息来更新此资源库从而使资源库得 以更新
创建资源库的操作如下 1. 新建一个项目文件
2. 在资源工作表中输入资源信息
3. 如果现有项目中已包含资源则切换到每个项目把每个项目的资源信息都将添 加到新项目中使之能够全部共享
4. 单击保存按钮如果是第一次保存该项目文件请在文件名框中输入项 目名称然后单击保存按钮 9.5.2 共享资源库
资源库文件被创建之后每一个要共享的资源的项目必须与它建立连接共享资源
库的意思就是不仅在本项目文件中寻找资源还到其他项目文件中去找为建立共享 资源文件和任务文件都必须打开 共享资源库的操作如下
1. 选择文件菜单的打开选项打开资源文件 2. 选择文件菜单的打开选项打开任务文件 3. 确定任务文件是激活的
4. 选择工具菜单下的资源选项再单击共享资源选项弹出共享资 源对话框如图9-4 所示
5. 在共享资源对话框中从来自下 拉框中选择资源文件名 6. 单击确定
9.5.3 更新资源库
在与其他项目共享资源时其他项目的管 理人员可能会更改项目中的资源信息这 些改动可能会影响到资源库的可用性所 以定期地查看和更新资源库是十分必要 的
图9-4 共享资源
更新资源库的操作如下 1. 激活资源文件
2. 选择工具菜单下的资源选项再单击刷新资源选项 9.5.4 查看资源分配情况
有时会需要查看某项特定资源在其工作的所有项目中的工作分配因为资源分配信 息是保存在资源库中的所以只要打开那个包含了多个项目使用的资源库的项目文件即可
查看此信息而不需打开资源分配到的各个项目 查看资源分配情况的操作如下
1. 选择文件菜单的打开选项打开资源文件
2. 选择工具菜单下的资源选项再单击共享资源选项弹出共享资 源对话框如图9-5 所示 图9-5 查看资源分配情况
3. 与资源库相连接的任务清单显示在共享链接列表框中 4. 如果要打开一个链接文件单击文件名再单击打开按钮 5. 如果要打开所有链接文件单击全部打开按钮 9.5.5 中断资源共享
项目文件无需永久地连接到资源库使用资源文件的共享资源对话框可以随 时中断资源共享
中断资源共享的操作如下
1. 选择文件菜单的打开选项打开资源文件
2. 选择工具菜单下的资源选项再单击共享资源选项弹出共享资 源对话框