日期默认情况下任务开始得越早越好如果必要可以对任务设置限制使任务开始 得越晚越好或设置任务在某特定日期开始或完成只有设置任务限制才能反映实际项 目管理的要求
借助于任务限制能够使用详细信息创建准确的 日程不过任务限制同样会限制日程的灵活性如果 限制和任务相关性有关于日程排定的冲突Microsoft Project 将按照限制进行任务的日程排定 检查任务的限制操作如下 1. 单击视图栏中的甘特图 2. 指向视图菜单的表子菜单 图11- 9 其他表对话框
3. 再单击其他表选项弹出其他表对话框如图11-9 所示 4. 在表列表中选取限制日期 5. 单击应用按钮
6. 将分隔条向右侧拖动可以查看限制类型域和限制日期域如图11-10 所示
图11-10 检查任务的限制
提示在项目的不同阶段为了确保日程中任务限制的必要性可能需要检查任 务的限制尤其是关键路径上的任务要求输入到日期的限制都应谨慎使 用因为固定日期会阻碍Microsoft Project 在日程发生变化时重新计 算开始和完成日期或者限制调配过度分配资源的能力 11.2 缩短项目工期
在分析日程之后可能会发现项目工期无法满足这时你必须压缩项目工期缩短
日程因为关键路径是为如期完成项目而必须如期完成的一系列任务所以缩减日程最有
效的方法是更改日程关键路径上的任务及它们的相关性但是修改非关键任务则不会缩 短日程
下面介绍几种缩短日程从而满足期限的方法所选方法依赖于作为整体加在项目上 的限制例如预算资源可用性以及任务的灵活性等 11.2.1 分解关键任务
缩减日程最明显的方法是通过删除和组合任务来缩短关键路径如果不能删除或组 合任务则可以查看每个关键任务判断是否可以分解为几个子任务有些子任务在工作 进展过程中不必依次完成这样就可以通过将某些子任务更改为非关键任务来缩短关键路
径例如在大赛日程项目中作品提交任务为关键任务其工期很长现在将其
分解为两个可以同时开始的子任务提交命题组作品提交自由组作品这样其工期 就可以缩短由此可见通过分解关键任务缩减日程的前提是对关键任务进行细化和重新
分析分解关键任务的操作如下
1. 单击视图栏上的甘特图使用甘特图向导确认关键路径
2. 在任务名称域中选择要更改的关键任务下面的那个任务 3. 然后单击插入菜单上的新任务选项
4. 为每个新任务在任务名称域中输入一个名称在工期域中输入一个工期 5. 把新
的子任务降级
6. 根据子任务的具体关系设置子任务间的相关性和限制条件如图11-11 所示 图11-11 分解关键任务
11.2.2 缩减关键任务的工期
如果任务还没有分配资源或者任务的类型是固定周期则可以缩减关键路 径上任务的工期以使日程的完成日期得以提前完成 缩减关键任务的工期的操作如下 1. 单击视图栏上的甘特图 2. 在甘特图中选择关键任务 3. 在工期域中给任务输入新工期
提示如果任务分配有资源则缩减工期可能会在固定工时的任务上导致资源过 度分配
11.2.3 重叠和延迟链接任务
有时单独的一个任务链接并不足以准确显示用户之间的关系可以通过指定所谓 延隔时间的时间偏移量来精确调整相关性例如在墙壁粉刷后延迟一天去悬挂钟表可 以设置完成-开始相关性然后再添加一天的间隔时间
为了重叠任务可以指定负的延隔时间即所谓前置重叠时间例如要在完成壁
灯安装的前四小时就要开始安装壁灯里的灯管那么可以设置完成-开始相关性然后再
添加负四小时的延隔时间,则此两项任务之间的重叠时间为四小时所以通过在默认的
完成-开始链接的任务之间添加负延迟可以缩短项目周期 重叠和延迟链接任务的操作如下: 1. 单击视图栏中的甘特图
2. 在任务名称域中选取所需的任务然后单击任务信息选项 3. 在任务信息对话框中选择前置任务选项卡
4. 在延隔时间域中以负数或负百分比形式输入所需的前置重叠时间 提示双击甘特图中的链接线然后在任务相关性对话框中键入前置重 叠时间或延隔时间可快速为后续任务添加前置重叠时间或延隔时间 11.2.4 重新设置资源的工作时间和休息时间
默认情况下项目中所有资源均使用标准项目日历该日历中定义的工作时间和休 息时间就是每个资源的默认工作时间和休息时间可以通过更改资源的相应日历来达到缩
短项目周期的目的例如可以更改经理的日历使其在星期六加班重新设置资源的工 作时间和休息时间的操作如下
1. 单击工具菜单中更改工作时间选项
2. 在项目对话框中选取其日历需要更改的资源
3. 选取日历中需要更改的日期
4. 然后将使用默认设置改为非默认工作时间如图11-12 所示 图11-12 重新设置资源的工作时间和休息时间 5. 在从和到文本框中输入新的工作时间 6. 单击确定按钮
提示项目日历指定项目中所有资源的默认工作日程用户可以设置项目日历指 定非工作时间诸如本公司的假日可以设置基准日历以指定共享的资 源信息并能修改个别资源的日历以指定该资源的工作时间假期缺席 时间以及病假天数
11.2.5 通过减少工时来缩减任务工期
通过减少任务的总工时可以缩减关键路径任务的工期并缩短日程默认情况下
Microsoft Project 将基于以下因素来计算任务工期完成任务所需的工时量所分配的资
源单位数量分配给资源的工作时间和工时 通过减少工时来缩减任务工期的操作如下: 1. 单击视图栏上的任务分配状况表
2. 在任务分配状况表中选择要缩减的任务 3. 在工时域中减少要缩减的任务的工时量
提示如果在工时域未看到工时值则说明你尚未给任务分配资源 11.2.6 通过分配加班工时缩短关键任务
通过分配资源的加班工时可以缩减关键路径任务的工期并缩短日程默认情况下 Microsoft Project 基于以下因素来计算任务工期完成任务所需的工时量所分配的资源
单位数量分配资源的工作时间和工时在现实生活中经常会通过分配加班工时来缩短项
目工期通过分配加班工时缩短关键任务的操作如下 1. 单击视图栏上的甘特图
2. 然后从窗口菜单中选择拆分选项
3. 在顶部窗格中选择要分配加班工时的关键任务
4. 然后从格式菜单上的详细信息子菜单中选择资源工时选项
5. 在底部窗格中为资源在加班工时域中输入加班小时数如图11-13 所示 图11-13 分配加班工时
提示不管通过什么方法缩短项目的工期你都必须在对具体任务进行具体分析 之后再进行调整因为影响一个项目工期的因素是多方面的 11.3 合理配置资源
在一个项目计划的过程中由于对任务和资源缺乏足够的了解和合理的规划资源 过度分配的情况几乎是不可避免的你不可能让一个人在同一时间干两件完全不同的任
务如果这种情况发生了你可能面对两种结果要么任务被做得粗枝大叶要么任务根 本无法按期完成
在这种情况下可能希望优化项目以便保证每一资源的工作量都是饱满的例如
由于资源有限需要优化资源的使用状况或者为了降低成本希望能确保资源都不用加 班工作优化资源使用状况的第一步是查找过度分配和分配不足的资源然后让 Microsoft Project 解决过度分配问题或自行调整项目计划
什么时候发生资源的过度分配呢在给定的一段时间内为资源排定的总工时大于 资源日历上的可用工时的时候即发生资源的过度分配
因此必须将任务重新排定到资源为可用的时间或者改变资源在特定任务上工作 的时间量为减少资源过度分配而采取的方法依赖于项目整体所受到的限制例如预算 资源可用性和日程的灵活性等等
下面将介绍如何查找项目中出现过度分配的资源以及如何解决过度分配的一些方 法
11.3.1 识别过度分配的资源
为资源所分配的工时大于排定工作时间内所能完成的工时量时则资源将存在过度 分配在着手解决资源过度分配问题之前应确定过度分配的资源过度分配的时间和当 时资源所分配任务
可以在资源使用状况视图资源图表视图及使用资源管理工具栏来查看管理发生过 度分配的资源
使用资源使用状况视图识别过度分配的资源
对于每个资源资源使用状况视图都将显示资源的总工作时间资源在每个任务上 的总工作时间和时间刻度上每个时间段的工作时间过度分配的资源将突出显示 使用资源使用状况视图识别过度分配的资源的操作如下 1. 在视图栏上向下滚动然后单击资源使用状况
2. 在资源使用状况视图中将显示资源的总工作时间资源在每个任务上的总工 作时间和时间刻度上每个时间段的工作时间
3. 为了查看每个资源及其分配任务的过度分配可以从格式菜单的详细信息 子菜单中选中资源过度分配选项等在右边窗体的资源过度分配域中
可以清楚地看到资源在什么时间完成什么任务的时候发生了过度分配的问题 如图11-14 所示
图11-14 使用资源使用状况视图识别过度分配的资源
提示如果在资源使用状况视图的时间刻度部分发现英镑符号## 则时间刻 度上的列宽不足以显示该信息要改变列宽你可以拖拉网格的边界线 或者单击格式菜单中的时间刻度命令然后增加缩放框中的 值如图11-15 所示
图11-1 5 时间刻度对话框
使用资源图表视图识别过度分配的资源
资源图表视图用图表方式按时间显示分配工时或资源成本的有关信息每次可 以审阅有关一个资源的资源信息或有关选定资源的资源信息 使用资源图表视图识别过度分配的资源的操作如下 1. 在视图栏上向下滚动然后单击资源图表标志
2. 在资源图表视图左边的窗体中显示资源的名称在右边的窗体中将显示资源分配 量条形图和对应的时间段如果存在过度分配的资源Microsoft Project 2003 会 以红色表示如图11-16 所示
图11-16 使用资源图表视图识别过度分配的资源
3. 如果只需要查看资源过度分配的部分可以从格式菜单的详细信息子菜 单中选中资源过度分配选项这时在右边窗体中只显示资源过度分配的部 分使用这种方法可以对资源过度分配的部分快速定位如图11-17 所示 图11-17 只需要查看资源过度分配的部分
试一试你可以给资源图表视图创建一个拆分视图显示资源图表视图的资源和 与这些资源分配任务的有关附加信息如图11-18 所示操作是单击 窗口菜单选择拆分选项
图11-18 给资源图表视图创建一个复合视图 使用资源管理工具栏
在Microsoft Project 2003 中资源管理工具栏是用于解决资源过度分配和调整资源的 有利工具
显示资源管理工具栏的操作如下 1 单击视图菜单选择工具栏选项
2 在工具栏子菜单下选择资源管理选项资源管理工具栏如图11-19 所示
图11-1 9 资源管理工具栏
资源管理工具栏中各按钮作用如表11-1 所示 表11-1 资源管理工具栏中各按钮作用 图标功能说明
显示资源分配视图 显示任务数据编辑视图
移动到下一个资源过度分配处 分配资源 共享资源 更新资源库 刷新资源库 显示通讯簿
显示资源详细信息 通讯簿中的NT 帐户 使用资源 显示调配帮助
使用资源分配视图
资源分配视图是一个复合视图它的顶部窗体中显示的是资源使用状况视图底部 窗体中显示的是调配甘特图视图如图11-20 所示 图11-20 资源分配视图 11.3.2 消除资源过度分配
资源之所以产生过度分配可能由于日程的更改所致或将资源分配给多个任务
而资源在各任务中都以全部时间进行工作当排定资源在指定时间内完成超过其有效工作
时间的工作量时就造成了资源的过度分配