3. 与资源库相连接的任务清单显示在共享链接列表框中 4. 单击要中断资源共享的任务文件名 5. 单击中断链接按钮 9.6 练习与指导
1. 如何创建一个合并文件
答创建一个合并项目文件最好的办法是打开一个新的或现有文件然后将其他项 目文件插入其中不需要打开单个文件可以浏览文件夹找到要包含的项目用这个办 法可以更多地控制在合并文件中单个项目的顺序还可以设置单个文件与合并文件的连
接关系也可以选择是否显示项目全部子任务 2. 编辑插入项目的操作包括那些方面的内容
答在将项目插入到一个现有的项目中后可以对插入的项目进行进一步的编辑 包括
降级或升级插入项目 移动插入项目
修改插入项目的源文件 3. 创建资源库的意义是什么
答如果在当前一段时间管理多个项目中的一组资源则可以创建一个只包含资源 信息的项目文件其中没有任务然后在分配资源时可以让所有的项目都使用这个项 目的公共资源库在排定其他项目日程时还能以当前信息来更新此资源库从而使资源 库得以更新
第10 章跟踪项目 本章要点
为项目设计好计划后需要对此计划进行跟踪在某些情况下常常会出现计划与
实际相冲突的情况如项目的成本超过它的预算项目完成的时间晚于预期的时间这样 就应该对计划进行调整所以跟踪项目的执行情况是项目管理的重要方面Microsoft Project 提供了许多工具通过这些工具可以很方便地对计划进行跟踪 本章具体包括以下内容
如何保存没有比较基准的项目 如何保存项目信息的比较基准 如何保存中期计划 查看比较基准信息 如何更新任务工期
如何快速更新多个任务的进度 显示项目的进度线 如何查看任务差异
如何人工方式输入任务的实际成本 如何按时间更新实际成本 查看任务成本是否与预算相符 如何输入资源完成的总实际工时 如何按时间更新资源的实际工时
查看资源计划工时与实际工时之间的差异 10.1 设置基准
经常会有任务不能按时开始因此及早发现偏离比较基准计划的任务至关重要这 样可以调整任务相关性重新分配资源或删除某些任务来满足期限另外为了有效地获取
经验可以创建一个体现项目预期进程的比较基准计划
提示基准计划是Microsoft Project 2003 用来在某一个特定时刻保存当前计 划拷贝的一组域它一般不随计划的修定而改变
理想情况下应该在完成计划并且进行仔细推敲后开始执行该计划之前设置项
目的比较基准计划随后则可以使用Microsoft Project 2003 跟踪实际的进度通过使用比
较基准将项目的最初计划和实际进程进行比较可以看到哪项任务早于或晚于计划开始
哪项任务超出最初的预算哪项任务花费的时间比计划的要长等 比较基准计划包含与以下相关的信息
任务开始日期完成日期工期工时成本拆分时间分段工时以及 时间分段成本
资源工时成本时间分段工时以及时间分段成本
工作分配开始日期完成日期工时成本时间分段工时以及时间分段 成本
设置比较基准后一个日程可保存多个中期计划
提示中期计划是指可以在项目的特定阶段保存的任务开始日期和完成日期的集 合中期计划用于分析日程估计的准确性并以此决定何时开始跟踪日程 10.1.1 保存没有比较基准的项目
工作过程中应注意定期保存项目文件第一次保存项目文件时Microsoft Project 将 提示是否保存项目信息的比较基准计划如果已输入项目所有的基本信息并已准备开始实
际工作则可以保存计划的比较基准以便可以将项目日后的变动与原始计划进行比较 如果项目还不十分完善在输入更完整或准确的信息之前可以将其保存为没有比较基准
的项目保存没有比较基准的项目的操作如下: 1. 单击保存按钮弹出保存文件对话框
2. 在文件名框中输入项目的名称然后单击保存按钮弹出规划向导 对话框如图10-1 所示
3. 在规划向导对话框中选择保存没有比较基准的选项单击确定按 钮
图10-1 保存没有比较基准的项目 10.1.2 保存项目信息的比较基准
输入项目的所有信息并准备开始实际工时后可以保存项目信息的比较基准计划 以用于与项目的实际进度进行比较可以使用比较基 准来跟踪日程进度并作必要的更正例如可以查看
迟于计划开始的任务资源已完成的工作量并跟踪预 算保存比较基准之后可以保存多个中期计划用 于比较规划策略或作为项目实际进展过程中的检查 点保存项目信息的比较基准的操作如下: 1. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择保 存比较基准选项弹出保存比较基准
对话框如图10-2 所示图10-2 保存比较基准
2. 选择保存比较基准然后选择完整项目或选定任务选项
完整项目选中此选项可为整个项目的所有任务创建比较基准计划或中期计 划
选定任务选中此选项以修改比较基准计划或中期计划中选定任务的信息 提示如果已输入资源分配并为资源指定了工资率或者已为任务输入固定成本 则可以保存项目信息的比较基准计划并将其用作预算
将比较基准用于预算后可以跟踪项目成本查看资源完成的工时量并跟踪项目的 其他信息例如哪些任务迟于期望日期完成可以使用比较基准信息来制定成本规划 并将其与项目实际成本相比较这有助于当未来的成本在超出计划成本之前使其得以控 制
10.1.3 保存中期计划
在保存比较基准计划之后可以保存多个中期计划作为项目实际进程中的检查点 保存中期计划的操作如下
1. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择保存比较基准选项弹出保 存比较基准对话框
2. 在保存比较基准对话框中选择保存为中期计划选项如图10-3 所示 3. 在复制框中选择要保存的内容在到框中选择新名称
4. 选择完整项目选项或选择选定任务选项来保存日程中的所需部分 图10-3 保存中期计划
提示中期计划保存任务的开始日期和完成日期但不保存资源或工作分配数据 10.1.4 查看比较基准信息
每个项目都是一个不断学习的实践过程为了有效地获取经验可以创建一个体现 项目预望进程的比较基准计划随后如果要使用Microsoft Project 跟踪实际的进度 则可以使用比较基准将项目的最初计划和项目的实际进程进行比较可以看到哪项任务早
于或晚于计划开始哪项任务超出最初的预算哪项任务花费的时间比计划的要长等也 许这些信息有助于防止将来项目计划中出现的问题并做出更好的时间和预算估计在保
存比较基准计划之后可以通过以下途径查看与比较基准相关的信息 使用项目统计查看比较基准信息
通过项目统计对话框可以察看当前与比较基准的开始时间结束时间工时工期 成本等信息以及两者之间的差异
使用项目统计查看比较基准信息的操作如下
1. 从项目菜单中选择项目信息选项
2. 在弹出的项目信息对话框中单击统计信息按钮弹出项目统计对话框 在项目统计对话框中可以察看当前与比较基准的开始时间结束时间工时工 期成本等信息以及两者之间的差异及工时和工期的完成百分比如图10-4 所示
图10-4 项目统计对话框
使用比较基准表查看比较基准信息
在比较基准表中可以查看比较基准开始的时间比较基准结束的时间比较基准 的工时和工期等等信息如图10-6 所示 具体操作如下
1. 在甘特图中从视图菜单的表子菜单中选择其他表选项弹出其 他表对话框如图10-5 所示 图10- 5 其他表对话框
2. 在其他表对话框中选择任务项 3. 在列表框中选择比较基准选项 4. 单击应用按钮 图10-6 比较基准表
技巧单击其他表对话框的编辑按钮你可以对比较基准表的显示选项 进行编辑如图10-7 所示
图10-7 编辑比较基准表的显示选项 10.2 跟踪实际任务进程
创建日程并建立比较基准计划后应该频繁更新项目日程以监督进度为了更新日 程应估计每个任务的状态并更新日程中适当的信息用户可以对比较基准计划中的任意
信息进行详细的跟踪
Microsoft Project 2003 能够根据用户输入的实际值重排项目的剩余部分用户也可 以使用该信息监视任务进度管理成本以及制定项目人员的计划并搜集项目的历史数据
以进行总结便于更有效地计划将来的项目
在大多数情况下最简易的方法是用户只要输入易于获取的信息Microsoft Project 2000 就会自动计算其他变量的值例如更新了某任务的实际工期后Microsoft Project 2003
将自动更新该任务的完成百分比和剩余工期
如果希望在时间段上输入项目的实际数据并跟踪项目可以使用任务分配状况视图 和资源使用状况视图 10.2.1 更新任务工期
如果知道任务进行的天数并且任务正按计划进展则可以输入该任务上已完成的工 期来跟踪进度输入任务的实际工期时Microsoft Project 将更新实际开始日期任务的 完成百分比和日程中任务的剩余工期 更新任务工期的操作如下
1. 在甘特图的任务名称域中选取需要更新的任务
2. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择更新任务选项弹出更新任务 对话框如图10-8 所示
3. 在更新任务对话框中可以使用以下3 种方法更新任务工期 输入任务的实际开始日期和完成日期 以百分比形式更新任务进度 输入任务的实际工期 图10-8 更新任务对话框
输入任务的实际开始日期和完成日期
在更新任务对话框中在开始和完成框中输入实际的开始和完成日期即可
延迟开始或完成的任务将延迟相关任务的开始日期或完成日期从而导致整个项目 日程拖后而提前开始或完成的任务往往能提前释放资源使其投入到其他落后于日程的
任务中不过这种情况下一定要确保有关提前开始任务所含资源的可用性因为有可能 该资源在这段时间已经分配给了其他任务
提示跟踪任务是否按时开始和结束具有非常重要的意义 以百分比形式更新任务进度
为了以百分比形式更新任务进度需要在更新任务对话框的完成百分比框 中输入一个0 100 之间的数
用户可以通过输入任务已完成工期的百分比来表明已完成多少进度对于工期相对 较短的任务可能不需要详尽地跟踪任务进度但对于工期较长的任务标记任务的完成 百分比有助于跟踪其实际进度以便和比较基准计划进行比较
提示任务未开始时其完成百分比为0 当任务完成时其完成百分比为100% 默 认情况下Microsoft Project 2003 在甘特图中每个任务的条形图上用 一条细窄的黑线标记任务的完成百分比如图10-9 所示 图10-9 以百分比形式更新任务进度
除此之外还可以在甘特图视图的图表部分使用鼠标指向任务条形图的左边待其 变为百分比符号后向右拖到所需的完成百分比位置即可输入任务完成百分比如图 10-10 所示
图10-10 通过拖动完成百分比更新任务进度 输入任务的实际工期
如果知道任务已进行的天数并且确认任务已按计划进行则可以输入任务已耗费的 工期以便跟踪任务进度当用户输入任务的实际工期后Microsoft Project 2003 将更新任
务的实际开始日期完成百分比以及日程中剩余任务的工期这时需要在更新任务 对话框中的实际工期框中输入任务的实际工期
如果任务的实际工期大于日程排定工期应输入任务的实际工时Microsoft Project 2000 更新实际完成日期以反映工时的更改同时也更改任务工期如果输入的任务实际
工期大于其日程排定的工期Microsoft Project 2003 将原日程排定的任务工期更新为实际
任务工期将任务的剩余工期更新为0 并将任务完成百分比设置为100% 任务完成之