后在甘特图中该任务的标记栏将会显示一个完成的标志如图10-11 所示 图10-11 任务完成之后的甘特图
提示如果认为任务将会提前或落后于原计划完成可以在剩余工期框中输 入一个新值
10.2.2 使用工时表更新实际工时
在Microsoft Project 2003 中可以使用时间分段域来跟踪实际工时因为可以输入 日程中特定某一天的信息所以对于按天或按周更新项目这是一个有用的途径 使用工时表更新实际工时的操作如下 1. 单击视图栏上的甘特图按钮
2. 从视图菜单的表子菜单中选择工时选项切换到工时表 3. 向右拖动分隔条以显示实际域
4. 在实际域中为每个分配资源的实际工时输入更新的工时值如图10-12 所示 图10-12 工时表
提示如果分配到某个任务的资源中工时由谁完成无关紧要则可以在该任务的 实际域中键入所有资源完成的总工时值Microsoft Project 将以
资源排定在日程中的位置和每项工作分配的剩余工时为基础在各个资源 中分配实际工时和剩余工时
10.2.3 快速更新多个任务的进度
如果项目中有几个任务当前正如期进行或如期完工则可以快速更新任务进度甚 至一次更新整个项目的进度快速更新多个任务的进度的操作如下:
1. 在甘特图的任务名称域中选择想要更新的任务如果要更新整个项目 则不要选择任何任务
2. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择更新项目选项弹出更新项目 对话框如图10-13 所示 图10-13 更新项目对话框
3. 选择将任务更新为在此日期完成选项然后输入要更新进度的日期这样使 用更新项目对话框来更新项目的进度时Microsoft Project 2003 将项目状态 日期设为将任务更新为在此日期完成框中的日期
4. 如果想让Microsoft Project 2003 自动确定完成百分比请选择按日程比例更新 进度选项
5. 如果要将已完成的任务更新为100 完成将未完成的任务更新为0 完成请 选择未全部完成进度视为零选项
6. 要更新整个项目应该选择完整项目选项仅更新所选任务应该选择选 定任务选项
7. 单击确定按钮
10.2.4 将未完成的工时重排在当前日期开始
更新项目的进度后如果要确认未将工时排定在过去的日期上可以将未完成的工 时重排在当前日期开始处当项目已落后于日程的时候你希望日程能准确反映完成 项目尚需的工时量则此项操作特别有价值
将未完成的工时重排在当前日期开始的操作如下
1. 在甘特图的任务名称域中选择要重排日程的任务如果要重排项目中
所有的剩余工时则不要选择任何任务
2. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择更新项目选项弹出更新项目 对话框
3. 选择重排未完成任务的开始时间选项然后输入要重排剩余工时的开始日 期如图10-14 所示
图10-14 将未完成的工时重排在当前日期开始
4. 要重排整个项目请选择完整项目选项仅重排所选任务应选择选定任 务选项
图10-15 所有未完成的工时将重排在当前日期开始
5. 单击确定按钮最后所有未完成的工时将重排在当前日期开始如图10-15 所示
10.2.5 显示项目的进度线
如果要为项目进度创建一个可视化的表示方法则可以在甘特图中显示进度线 对于给定的进度日期Microsoft Project 2003 绘制一条进度线来连接进行中的任务 并由此在甘特图中创建一个图表对于落后于日程的工作有指向左方的峰线对于提前于
日程的工作有指向右方的峰线峰线到垂直线的距离指示在进度日期上任务提前或者落后
于日程的程度
可以为项目中不同的日期显示多个进度线并可以改变线的外观还可以使用比较 基准计划来显示进度线 在甘特图中显示当前进度线
通过显示当前日期或者项目状态日期的进度线可以以图形方式显示项目的当前进 度
在甘特图中显示当前进度线的操作如下 1. 单击视图栏中的甘特图按钮
2. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择进度线选项弹出进度线对话 框如图10-16 所示 图10-16 进度线对话框
3. 选取日期与间隔选项卡选中显示当前进度线复选框
4. 要显示项目状态日期的进度选择在项目状态日期选项如果要显示当前日 期的进度则应该选择在当前日期选项 5. 单击确定按钮
最后在甘特图中显示当前进度线如图10-17 所示 图10-17 在甘特图中显示当前进度线
提示:如果选择显示项目状态日期的进度并且该项目进度日期没有设置 Microsoft Project 将显示当前日期的进度 在甘特图中将进度线显示在选定的日期上
在甘特图中如果你要将进度线显示在选定的日期上可以通过多种途径解决比如 使用工具菜单的跟踪子菜单还可以使用鼠标在甘特图中快速添加进度线 1. 单击视图栏中的甘特图按钮
2. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择进度线选项弹出进度线对话 框
3. 选取日期与间隔选项卡选中显示选定的进度线复选框如图10-18 所 示
图10-18 在甘特图中将进度线显示在选定的日期上 4. 在进度线日期列表中选择想要显示进度线的日期 5. 单击确定按钮
技巧可以使用鼠标为项目快速添加进度线操作如下 1. 指向视图菜单中的工具栏子菜单然后单击跟踪命令 2. 在跟踪工具栏中单击添加进度线按钮
3. 将指针移到甘特图中要绘制进度线的区域上然后单击要绘制进度线的位置 10.2.6 查看任务差异
要保持项目按照日程进行需要确保任务尽可能地按时开始和完成当然经常会
有任务不能按时开始或落后于日程因此及早发现偏离基准计划的任务至关重要可以调
整任务相关性重新分配资源或删除某些任务来满足期限
在Microsoft Project 2003 中差异表强调实际开始日期和完成日期与比较基准计划开 始和完成日期之间的差异为使该表有益于项目管理需要在保存项目的同时保存其比较
基准所谓比较基准就是在最初创建项目时的一个项目快照比较基准之所以有用是因 为可以将它与项目以后的版本进行比较查看这之间发生了哪些变化这些变化正是差异
表所要向您提供的信息查看任务是否按照计划进行的操作如下 1. 单击视图栏上的跟踪甘特图按钮
2. 从视图菜单的表子菜单中选择差异选项显示差异表
3. 向右拖动分隔条以显示差异域来比较每个任务及项目的开始差异和完成差异 10.2.7 使用跟踪工具栏
除了上面介绍的方法外还可以使用跟踪工具栏更新项目跟踪工具栏提供用于查 看项目信息和更新日程的工具
从视图菜单的工具栏子菜单中选择跟踪选项显示跟踪工具栏 如图10-19 所示
图10-19 跟踪工具栏
跟踪工具栏按钮从左到右依次为 项目统计 按日程更新 重排工时 添加进度线
完成0 完成25 完成50 完成75 完成100% 更新任务
显示或隐藏工作组工具栏
技巧显示或隐藏工具栏的操作为指向视图菜单的工具栏子菜单然
后单击要显示或隐藏的工具栏
内置和自定义工具栏按钮的显示数目不限第一次显示工具栏时Microsoft Project 将 其显示在已显示的工具栏下方可以将工具栏拖动到屏幕上的任何位置也可以双击工具
栏的标题栏将其移动到已显示工具栏的下方
Microsoft Project 将显示或隐藏工具栏的设置保存在全局文件中使用此全局文件的 任何其他项目文件将使用相同的工具栏配置 10.3 跟踪实际成本
在任务进展过程中Microsoft Project 2003 将基于任务的成本累算方式来更新实际成 本Microsoft Project 2003 有两种计算成本的方式自动和人工 自动
例如正在跟踪一个20 小时工时的任务中某资源的成本既定该资源的工资率为 20 元/每小时假设当该项目已经完成50%的任务Microsoft Project 2003 自动计算 出该工作分配的成本为200 元那么当工作100%完成时实际成本则相应变成400 元 人工
如果要单独基于任务的实际工时来跟踪实际成本则可以人工输入成本而不是 由Microsoft Project 2003 来计算首先应关闭实际成本的自动更新然后可以给 资源分配输入实际成本
10.3.1 人工方式输入任务的实际成本
在任务进展过程中Microsoft Project 将基于任务的成本累算方式来更新实际成本 但如果要单独基于任务的实际工时来跟踪实际成本则可以人工输入成本而不是由 Microsoft Project 来计算首先应关闭实际成本的自动更新然后如果要给资源分配 输入自己的实际成本则可以在剩余工时为零时进行该项操作 人工方式输入任务的实际成本的操作如下 1. 单击工具菜单中的选项选项
2. 然后选取计算方式选项卡如图10-20 所示 图10-20 选项对话框中的计算方式选项卡
3. 清除总是由Microsoft Project 计算实际成本复选框单击确定按钮 4. 单击视图栏上的任务分配状况
5. 从视图菜单的表子菜单中选择跟踪选项
6. 向右拖动分隔条以显示实际成本域在实际成本域中为要更新成本的工 作分配输入实际成本如图10-21 所示 图10-21 人工方式输入任务的实际成本 10.3.2 按时间更新实际成本
在Microsoft Project 2003 中可以使用时间分段域来跟踪实际成本因为可以输入日 程中特定某天的信息所以对于按天或按周更新项目这是一个有用的途径按时间更新 实际成本的操作如下
1. 单击工具菜单中的选项选项然后选取计算方式选项卡清除总 是由Microsoft Project 计算实际成本复选框 2. 单击确定按钮关闭选项对话框
3. 单击视图栏上的任务分配状况
4. 从视图菜单的表子菜单中选择成本选项
5. 从格式菜单的详细信息子菜单中选择成本选项 6. 从格式菜单的详细信息子菜单中选择实际成本选项
7. 如果要给任务输入实际的值则应该选择要跟踪的日期列然后在任务的该域中 输入一个值如图10-22 所示 图10-22 按时间更新实际成本
10.3.3 查看任务成本是否与预算相符
如果要给任务分配固定成本或为资源指定工资则可能想要查看累算成本大于预算 的任务通过使用比较基准计划创建一个预算并紧密跟踪项目成本可以及早发现成本超
支并对日程或预算作相应调整
Microsoft Project 2003 将计算每个资源工时的成本每个任务的总成本每个资源的 总成本和项目总成本这些成本将视为目前规划成本或计划成本反映的是项目进展过程
中最新的成本状况
查看任务以及项目成本是否与预算相符的操作如下 1. 单击视图栏上的甘特图按钮
2. 从视图菜单的表子菜单中选择成本选项切换到成本表 3. 向右拖动分隔条以显示总成本域和比较基准域 4. 比较总成本域和比较基准域中的值
5. 如果要了解成本差异可以查看差异域中的值如图10-23 所示
提示也可以通过统计信息对话框将项目的比较基准总成本和实际总成本相 比较
具体方法是单击项目菜单中的项目信息选项然后单击统计信息按 钮把成本列与比较基准域和实际域中的值进行比较如图10-24 所示 图10-23 查看任务成本是否与预算相符
图10-24 通过统计信息对话框查看任务以及项目成本是否与预算相符 10.4 跟踪资源分配
10.4.1 输入资源完成的总实际工时
如果基于资源可用性来排定任务日程则应该通过更新任务的完成工时来跟踪任务 进度使用这种跟踪办法可以跟踪每个资源所执行的工时
更新资源在某个任务上完成的实际工时的时候Microsoft Project 将自动计算剩余 工时排定给该资源的总工时减去该资源已完成的工时值 输入资源完成的总实际工时的操作如下 1. 单击视图栏上的任务分配状况
2. 从视图菜单的表子菜单中选择工时选项 3. 向右拖动分隔条以显示实际工时域
4. 在实际工时域中为每个分配资源的实际工时输入更新的工时值和工期单 位
提示如果分配到某个任务的资源中工时由谁完成无关紧要则可以在该任务的