在解决过度分配问题时还须考虑哪些因素可以更改 任务或项目的完成日期 给任务分配的资源 任务的成本
对于产生过度分配的资源可以采用以下方法来解决让Microsoft Project 自动解决资 源过度分配或者手工解决资源过度分配在手工解决资源过度分配的时候可以通过替换
资源或者使用延迟来解决资源过度分配的问题
提示实际中少量的过度分配例如每天少于一小时或一周中多出一天不 会有很大的影响因而不必去解决这种过度分配可能是无法避免的 让Microsoft Project 自动解决资源过度分配
我们已经知道给任务分配资源时可能会发现一些资源的工作分配超过其能力
也就是资源过度分配发生这种情况时必须将任务日程重新排定到资源可用的时间或 者改变该资源在指定任务上的工作时间量选择减少过度分配的方法取决于作为整体加到
项目上的限制条件例如预算资源可用性任务日程的组成部分的灵活性 Microsoft Project 提供了通过调配来自动解决资源过度分配的方法
只有在输入每个任务有关的全部已知信息之后才能使用资源调配例如如果任
务按顺序发生则应输入任务相关性来建立此顺序这样Microsoft Project 进行调配时 就有了此参考信息不要用资源调配来代替输入任务相关性
资源调配仅对日程中的特定任务或工作分配进行延迟或拆分直到其分配资源不再 过度分配Microsoft Project 通过检查任务的前置任务相关性可宽限时间日期优先 级以及任务限制来确定是否进行延迟或拆分
让Microsoft Project 自动解决资源过度分配的操作如下
1. 单击工具菜单的资源调配选项弹出资源调配对话框如图11-21 所示
图11-21 资源调配对话框
2. 选中调配计算框中的人工选项使Microsoft Project 仅在单击开始 调配按钮时才进行调配
3. 在查找资源过度分配…为基准框中选择一个时间段以确定资源调配的基准 4. 在调配范围框中选择是调配整个项目还是仅调配特定时间段的任务如果是 调配特定时间段的任务必须在调配起点和调配终点框中选择时间段 5. 在调配顺序框中可以选择调配顺序 只按编号
使Microsoft Project 2003 在考虑使用其他资源调配准则来确定调配任务之前按 任务标识号的升序对任务进行检查 标准
按前置任务相关性可宽限时间日期优先级和任务限制顺序检查任务 优先权标准
使Microsoft Project 2003 在考虑前置任务相关性可宽限时间日期和任务限制 之前检查要调配任务的优先级
6. 为了防止延迟项目的完成日期请选中仅在可宽限时间中调配复选框
7. 如果允许调整任务的个别工作分配请选中调配操作可以调整任务的个别工作 分配复选框
8. 如果允许通过拆分任务进行资源调配请选中调配操作可以在剩余工时中创建 分隔复选框
9. 单击开始调配按钮弹出开始调配对话框如图11-22 所示 图11-2 2 开始调配对话框
10. 选择对整个资源还是选定资源进行调配 11. 最后单击确定按钮开始调配项目
12. 要立即撤消调配结果请单击编辑菜单的撤消调配选项
单击资源管理工具栏上的资源分配视图按钮在资源分配视图中可以查看代表 调配之后效果的条形图如图11-23 所示
图11-23 在资源分配视图中可以查看代表调配之后的效果图 技巧要立即撤消调配结果请单击编辑菜单的撤消调配命令
提示可以对调配的灵敏度进行控制使仅有一天时间的过度分配不被调配如 果在查找资源过度分配...为基准框中选择的是按周则只有资源
在一整周中排定的工时量大于可用工时量的时候才会发生资源调配更 改此设置有助于使日程更好地反映典型的工时日程和典型的工时问题 通过替代资源解决资源过度分配
在Microsoft Project 2003 中既可以自动调配资源还可以手工解决资源的过度分配 处理解决资源过度分配的有效方法是把任务分配给其他未充分使用的资源如果自 动调配无法达到所需的效果时可以使用手工解决过度分配问题使用资源分配视图可 以查看任务上过度分配的资源然后可以面对每个过度分配通过替代资源解决资源过 度分配
通过替代资源解决资源过度分配的操作如下
1. 在视图栏中单击其他视图标志在视图列表中选择资源分配然 后单击应用按钮
2. 在顶部窗格的资源使用状况视图中过度分配的资源将以红色突出显示在底部 窗格的资源调配甘特图中查看时间刻度部分以了解哪些任务在过度分配日期发 生
3. 使用资源管理工具栏中的移动到下一个资源过度分配处按钮查找所选 定的资源出现资源过度分配的时间
4. 决定任务要重新分配给哪个资源并在底部窗体中选中该资源 5. 单击资源管理工具栏中的分配资源按钮弹出资源分配对话框如 图11-24 所示
图11-24 通过替代资源解决资源过度分配
6. 选中你想替代的资源单击替代按钮再选择新的资源名称 7. 如果有必要更改新资源的单位值
8. 单击关闭完成分配改变分配之后任务从原来的资源分配列中消失就出 现在新的资源分配列中了
提示虽然通过替代资源解决资源过度分配是一个行之有效的方法缺点是你需
要花费时间分析哪些资源在这个时刻是空闲的并且在实际情况中可能是 其他资源虽然空闲但却不具备完成该任务的能力 使用延迟解决资源过度分配
你还可以使用延迟解决资源过度分配这时你把分配的工作量展开在一个较长的 时期上以便过度分配的资源能够有充裕的时间完成任务 但是延迟一些任务之后也意味着后继任
务也会向后移所以你有可能无法按期完成任 务如果你的任务不允许延期则必须注意最多 只能延迟到每个任务的最大可宽限日期为止 使用延迟解决资源过度分配的操作如下 1 在资源使用状况图中选择存在资源过度 分配的任务
2 单击视图栏中的其他视图标志 3 在弹出的其他视图对话框中选择任 务详细信息窗体选项如图11-25 所 示
4 在前置任务名称框中选择要延迟的前置任务 5 在延隔时间框中输入延迟的时间如图11-26 所示 图11-26 使用延迟解决资源过度分配
提示延迟某个任务也将延迟其后续任务的开始日期并能影响到日程的完成日 期为避免出现这种情况请首先延迟有可用可宽限时间的任务并最多 只将它们延迟到每个任务上可用的可宽限时间量尝试对不同的任务添加 延迟以查看它们对日程产生的效果 11.4 使计划符合预算 11.4.1 减少费用的策略
降低成本的第一步就是确定钱主要用于了何处可以使用应用了成本表的甘特图视 图来查看任务的成本使用应用了成本表的资源任务表视图来查看资源的成本第二步 图11-25 选择任务详细信息窗体选项
确定降低最高成本的方法大部分情况下资源即代表了最高成本通常你可以认真考 虑项目中的各个任务看一看是否有一些任务可以删除如果有些任务不是项目的必要步
骤减少该任务有助于减少成本你还可以减小任务范围使用数目较少或较为廉价的资 源来减少完成任务的成本
另外减少全部费用的一个重要方法是你必须密切关注具有超支可能的任务并
且仔细检查预算如果你决定通过加班来换取任务执行的进度你需要对加班费用的增加
而导致的成本增加进行预算同时当你重新分配资源的时候可能也需要对成本进行新 一轮的预算
通常你可以从三个大的方面来考虑成本的问题 替换资源
可以通过减少任务中分配的资源或代之以较为廉价的资源以节约资金可以
用较廉价的资源完成整个任务或让其承担较多的工作但是你必须了解更换资源所 付出的代价廉价的资源不可能像高成本资源那样又快又好的完成任务 删除任务
认真评估费用大的任务以决定其是否是成功完成项目的充分条件如果删除了 一项任务要考虑到它对其他任务造成的影响也许需要调整计划以弥补删除任务 造成的影响 缩小范围
如果花费大的任务是完成项目的充分条件则考虑是否可以减小其范围从而减 少用于任务的成本例如不必占用四个长廊来做为展室比如可以只使用两个从 而减少布置展厅所花费的时间 11.4.2 查看成本
随时准确地核实成本是不无益处的例如通过查看任务和资源成本的详细信息 可以
关注每项任务的成本以更加接近实际的方式来管理项目 在报表中使用任务或整个项目的成本信息 估计单个或成组资源的成本
Microsoft Project 提供不同的方法来查看指定成本的详细信息例如
查看每项任务的成本可以了解摘要特定任务所分配资源的工作分配成本和固定 成本的方法
查看每一资源的成本可以了解有多少钱花在了常规工时和加班工时工时或每次 使用成本中
查看整个项目的总成本可以了解项目的花费是否保持在项目预算范围内 通过成本表查看成本
可以通过成本表查看任务或资源成本在任务工期上的分布状况操作如下 1 选择视图菜单的表选项
2 在表子菜单中选择成本选项在视图中将显示成本表如图11-27 所示 图11-27 通过成本表查看成本 查看项目总成本
可以查看项目的当前成本比较基准计划成本实际成本和剩余成本每次更新此 类数值时Microsoft Project 都将重新计算项目以了解目前是否超出预算操作如下 1 单击项目菜单中的项目信息命令
2 单击统计信息按钮弹出项目的统计信息对话框如图11-28 所示 图11-28 统计信息对话框 通过报表查看成本
Microsoft Project 2003 提供了丰富的标准报表通过报表可以迅速地查看项目各方面 的总览信息
通过报表查看成本的操作如下
1 选择视图菜单的报表选项弹出报表对话框如图11-29 所示 图11-2 9 报表对话框
2. 在报表对话框中选择成本标志单击选定按钮弹出成本报表 对话框如图11-30 所示
图11-30 成本报表对话框
3 选择需要查看的报表比如预算报表在成本报表对话框中提供了五种报表 分别是
现金流量报表 预算报表
超过预算的任务报表 超过预算的资源报表 盈余分析报表
4. 单击选定按钮进入预算报表如图11-31 所示 图11-31 预算报表
提示可以使用项目摘要报表来查看项目成本的整个状态, 如图11-32 所示具 体步骤是单击视图菜单中的报表命令选取总览然后单 击选定按钮选取其中的项目摘要然后再单击选定按钮 图11-32 使用项目摘要报表来查看项目成本的整个状态 11.5 练习与指导
1. 可以通过哪些途径查看关键路径
答可以通过甘特图向导筛选器显示关键路径 2. 为什么需要查看日程中的可宽限时间
答日程中的可宽限时间是指在不影响其他任务或项目完成日期的情况下任务可以 延迟的时间通常只有非关键任务才具有可宽限时间
通过对日程中任务进行分析能够找出可用可宽限时间即在不拖延其他任何任务 的情况下该任务可拖延的时间同样也可以查看总可宽限时间即在不影响项目完成 日期的情况下该任务可拖延的时间掌握在日程的何处存在可宽限时间十分重要如果 日程的某些阶段根本无可宽限时间而其他阶段的可宽限时间过多就可以进行任务移动
大多数日程都包括一些带有可宽限时间的非关键任务通过让这些任务延迟开始不影响
日程可以延长工期超过计划的任务的执行时间或帮助解决资源过度分配 3. 为什么需要查看任务相关性
答有效地使用任务相关性可以通过修改关键路径缩短项目日程例如如果两项 任务可以同时开始可以把任务相关性更改为开始-开始类型如果两项任务可以同 时完成则可以把任务相关性更改为完成-完成类型这样通过修改任务相关性可以最大
限度地缩短关键路径
4. 为什么需要查看日程中任务限制
答在项目的不同阶段为了确保日程中任务限制的必要性可能需要检查任务的
限制尤其是关键路径上的任务要求输入到日期的限制都应谨慎使用因为固定日期会 阻碍Microsoft Project 在日程发生变化时重新计算开始和完成日期或者限制调配过度
分配资源的能力
5. 缩短项目工期有哪几种方法