第2章 常用业务类型及应用
第2章 常用业务类型及应用
采购过程强调企业内部各部门之间的协作，更注重企业与外部环境之间的联系，这就要求企业不但需要有完备的信息系统，而且要求采购活动所涉及的各部门之间具有相同的节拍。定义良好的采购流程，可以保障企业采购活动的有序进行。
本章主要针对一般采购业务、进口采购业务和委外加工采购业务的特点，以K/3 ERP系统为支撑，介绍如何设计相应的业务流程，供系统快速实施参考。
2.1 一般采购业务
对于制造企业，原材料采购，是企业采购活动的最重要部分。一般采购业务流程，主要是针对企业这部分采购活动而设计的。
一般采购业务流程包括需求管理、采购订货、采购检验、采购收货、结算处理和付款处理等活动。此外，为了进一步改进企业采购管理，有必要对采购的效率进行跟踪、分析。
图 2.1是K3 ERP系统一般采购业务流程图。
- 11 -
金蝶K/3—ERP采购管理应用指南
MRP处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处生产计划员处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处采购员处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处检验员处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处仓管员处处处处单价处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处采购员处处处处处处处处处处处处采购员处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处处 图 2.1 一般采购业务流程
- 12 -
第2章 常用业务类型及应用
2.1.1 请购处理
采购需求来源于企业不同的部门，如计划部、研发部、客户服务环节等等。
在企业中，不同的物料，可实施不同的控制策略。对于一般生产用原材料，由于数量大、品种多、需求情况复杂，对这部分原材料，通常使用MRP计算其采购需求。
紧急采购在任何企业都不可避免。紧急采购的出现不但容易产生错误，而且也会给供应商带来负担，导致采购成本的增加。减少紧急采购的方法一方面是制订完善的紧急采购业务流程，如紧急采购需求必须由部门经理审批；另一方面，对信息系统进行持续优化，如调整安全库存、物料的废品率等等，也可以适当地减少紧急采购需求的产生。
零星采购，包括研发用料、样板材料采购等，也是日常采购作业的重要组成部分。对零星采购通常进行简化处理或合并采购，以便缩短采购周期和削减采购费用。
K/3 ERP系统使用采购申请单处理采购需求。采购申请中包括了需求的物料、数量以及需求时间。采购申请有多种产生方式，包括物料配套查询、MRP自动投放以及手工输入。
对制造企业，通过MRP计算产生采购需求，是一种值得推荐的方式，其主要的优点有： 1、 2、 3、 4、
MRP综合考虑了库存、需求以及还未完全交付的采购订单，不会产生多余的库存积压；
MRP计算时，会根据系统设置的采购提前期等参数，计算采购的时间需求，不会造成需求延迟而影响生产；
MRP计算，会综合考虑材料的替代关系，从而减少了呆滞物料的积压； MRP利用了计算机的高性能的特点，可在相当短的时间内，处理上万种物料的需求计算，手工处理无法望其项背。
在K/3物料需求计划模块，通过MRP运算，对于有净需求的外购件系统产生“采购申请类”的计划订单，通过对该计划订单进行投放而产生采购申请单。
当然，并不是任何情况都适用于MRP，对于价值不高的C类材料，我们也可以直接在采购申请中，使用“库存缺货查询”功能生成采购申请订单。库存缺货查询功能提供“再订货点策略”、“安全库存策略”、“最低库存策略”三种库存控制策略，企业可根据实际情况选择使用。
对于零星采购或紧急采购，也可以直接手工新增采购申请单。有关采购申请管理的详细使用说明，请参考《K/3 采购管理系统用户手册》。
2.1.2 采购订单处理
采购订货管理是以采购订单为中心的一系列管理活动，主要活动包括采购订单下达、采购订单变更控制、采购订单执行跟踪。
- 13 -
金蝶K/3—ERP采购管理应用指南
2.1.2.1 采购订单下达
采购订单是企业管理三大订单之一，是采购活动的基准。
采购订单是采购交易的协议，是采购交易活动信息传递的媒介。采购订单中记录了所采购物料的名称、规格特性、价格、交期等等。
? 供应商选择
选择合适的供应商是采购订单下达时的首要决策。供应商来源有三种：唯一来源、多种来源和单一来源。
唯一来源是指因为技术特点、原材料、地点等因素，只能由一个供应商可以使用。 多种来源是指使用一个以上的供应商提供部件。多种来源的优点是，在供应商之间引入竞争，企业可以获得更优惠的价格和更好的服务。
单一来源是公司有计划地只选择某一家供应商提供所需要的部件，其目的是发展一种长期的合作伙伴关系。
采购订单下达时，一般是从已经通过企业认证的供应商中，选择一家进行采购。对于具有多种来源的物料，也可以根据一定的配额，同时向多家供应商采购。
关于供应商管理，请参考4.1。 ? 确定采购价格
采购价格，始终是采购订单的重要因素。采购价格往往是采购员与供应商进行博弈的焦点。采购订单中的采购价格，可以来源于供应商的最新报价、历史采购单价、最新采购单价等。另外，为了避免对企业造成重大损失，采购订单往往需要进行最高限价控制。
关于采购价格管理，请参考4.2。 ? 交货日期
订单交货日期是根据采购需求确定的。采购员在下达订单之前，有必要与供应商进行沟通，以保证供应商能在指定的日期完成交货。对于大批量采购，在满足需求的条件下，建议进行分期交付。
? K/3 采购订单管理
在K/3系统中，采购订单可以由采购申请单直接生成。生成时，系统自动携采购申请中的物料、数量、交货日期等信息到采购订单中。当该订单的供应商确定后，系统可根据订单中的供应商、物料、数量等信息，自动从价格资料中匹配相应的价格。
当所采购材料同时由多家供应商供货时，可使用采购申请中的“按供货比例自动分解生成订单”功能，系统会根据在“采购物料对应表”中维护的供货比例，自动分解生成多张采购订单。
采购订单在下达之前，有必要由主管负责人进行审核。K/3支持多级审核，并可以设置
- 14 -