第2章 常用业务类型及应用
采购订单的金额不同时，由不同的人员进行审核。如：当采购订单金额小于1万元时，采购部经理审核就可以生效，当采购订单金额超过1万元，必须由总经理审核才能生效。
2.1.2.2 采购订单变更控制
采购订单变更不可避免，跟踪采购订单的执行，实施订单变更是采购人员的重要职责。 采购订单一旦下达，任何对采购订单的变更，都必须通过采购订单变更流程来进行订单的变更。
? 订单变更原因
引起采购订单变更的原因很多，如客户订单变更、工程更改、市场因素以及供应商自身原因等等，都可能导致采购订单的变更。
客户订单变更，是所有的企业最头疼的问题之一，可以说是“牵一发而动全身”，客户订单变更，会引起生产任务单、采购订单甚至开发设计跟着变。客户订单变更，是采购订单变更的主要原因。
工程更改是导致采购订单变更的另一重要原因。工程更改可能会贯穿产品的设计、实现、生产、销售甚至服务的全过程，变更的内容可以是零部件，也可以是生产工艺，工程更改对采购的影响，主要表现在影响所采购物料的规格、数量，如增加或取消某一个零件的采购等等。
由于设备或其它方面的原因，计划部门有可能调整生产计划，比如将一个原计划两周以后开工的生产任务单，提前两周开工，这样采购订单势必调整物料的交货期。
因市场的原因，某些材料的价格发生涨价或跌价，企业基于降低成本的目换，可能变更采购订单。
供应商因生产或其它原因，无法按原订单交货，但供应商可能可以提供与所采购物料规格型号相同的替代物料，或经过沟通，可能变更采购订单。
? 采购订单变更控制
采购订单变更控制，主要是控制采购订单变更产生的原因，这一点非常困难。控制采购订单变更不仅仅是采购部门的事，而必须由企业相关部门相互协调而完成。
采购订单变更是有成本的，我们要尽可能减少不必要的变更。另一方面，采购订单的变更又是必须的，一旦采购的现实情况发生了变更，就必须在ERP系统中实施变更，这样才能保证MRP计算的准确性。因此，建立并维持一个良好的采购订单变更流程，是保障系统可靠运行的重要措施。
? K/3采购订单变更管理
在采购订单序时簿，系统提供了采购订单变更功能。注意，只有审核后的订单才可以实施变更。
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金蝶K/3—ERP采购管理应用指南
K/3在采购订单单据界面实现了订单的变更。用户可以更改数量、单价、交期等，也可以添加新的分录。
在变更采购订单数量时，若当前订单已经生成了下游单据，如采购检验申请单、外购入库单等等，变更后的订单数量不能小于订单的已关联数量。
当采购订单中的某些行，不再需要执行时，可以对这些行进行行业务关闭，行业务关闭也可以看作是一种订单变更。
K/3支持采购订单变更，不仅仅是保持订单与执行的一致，更重要的是，系统维持着真实的供需信息，生产计划系统在进行MRP计算时，才能得出更准确的结果。
2.1.2.3 采购订单执行跟踪
采购管理过程，一个重要的活动，即是对采购过程的跟踪。采购过程跟踪的目的在于，随时掌握订单的进度，并对订单执行过程的风险进行控制。
K/3订单执行过程跟踪主要提供了采购订单执行情况汇总表、采购订单执行情况明细表以及采购订单全程跟踪报表从不同维度跟踪采购订单的执行情况。
? 采购订单执行情况汇总表
采购订单执行情况汇总表是按关键字汇总数据、以综合反映订单执行情况的报表。 即可以按物料类别、供应商类别等汇总反映根据不同条件所查询到的汇总数据。
所谓执行是指采购订单的实际入库数量。通过与订单数量进行比较，并显示其中差异。它是订单执行管理功能在报表处理的延续，也是对订单执行结果的综合体现。
? 采购订单执行情况明细表
采购订单执行情况明细表是按供应商反映的每张采购订单的详细执行情况，它与汇总表一起，分别从详细和汇总的角度反映订货的入库情况。该报表的生成与采购明细表生成的操作方式一致。
采购订单执行情况明细表是对订单执行结果的详细体现，是采购订单执行情况汇总表的有效补充。
? 采购订单全程跟踪报表
采购订单全程跟踪报表对采购入库、开票、付款全过程进行了跟踪，包括数量和金额，并与订单数量进行对比，显示其差异。
2.1.3 采购检验处理
材料的质量一直是采购管理的一个关键问题。传统意义上的质量意味着满足产品规格。而对于全面质量管理，它的含义已经扩展到企业内部和外部的所有与材料有关的活动。产品
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第2章 常用业务类型及应用
设计、请购、订单下达、供应商生产活动中的质量控制、运输与收货等等，都必须树立强烈的质量意识。
K/3 ERP系统在采购检验管理方面，提供了灵活的流程。对于免检物料，可以直接入库。而对于需要检验的物料，必须经过检验员检验后，才可入库。采购检验业务流程如图 2.2所示。
供应商送货是否免检否采购检验申请采购检验是否检验合格是采购退货采购收货
图 2.2 采购检验流程图
在仓库收货时，首先应判断材料是否需要检验，若不需要检验，则直接进行入库处理，否则，应先制作采购检验申请单。采购检验申请单可直接由采购订单下推生成，检验员根据采购检验申请单进行检验，并在系统中填写采购检验单。系统将采购检验单的检验结论，自动填写到采购检验申请单中，包括合格数、不合格数、让步接收数等等，仓管员将根据该数量，生成外购入库单，对于检验不合格作退货处理。
2.1.4 采购入库处理
采购订单交付是采购过程信息流、物流、资金流的交汇点，订单交付，通常意味着物料所有权的转移和企业库存的增加。
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我们知道，库存是提高客户服务水平的一种手段，但同时，库存的增加，也导致了企业成本的增加。采购接收环节，必须严格按采购订单进行执行，方可达到有计划控制库存的目的，这种严格执行，表现在：
? 严格按订单的交货时间收货
严格按订单交货时间交货，要求收货人员在收货时，应对比采购订单，对未到期订单可以作拒收处理。对超期的订单，虽然在系统中未进行严格控制，但可将超期订单纳入供应商绩效考核中。
? 严格按订单的交货数量收货
订单超收会扰乱物料计划、增大库存，甚至产生呆滞物料，一般不赞成订单超收；同样，订单欠收会导致生产中断、客户无法正常交货等等，降低企业客户服务水平。
当然，并不是所有的企业都具有严格按订单数量收货的条件，如企业管理水平、行业特点导致订单本身数量不能确定等等。另外，对于一些低价值物料，可以允许适当超收或欠收。
K/3系统可以严格控制订单超收，并对欠收的订单进行预警，也可以通过采购系统选项“订单执行数量允许超过订单数量”和“订单按比例入库”两个参数来控制是否严格控制或允许适当超收或欠收。表 2.1详细地列出了不同选项组合以及系统在控制超收上的处理逻辑。
表 2.1 采购订单收货控制
订单执行数量允许超过订单数量 订单按比例入库 系统处理 选中 选中 系统根据物料中设置的超收比例，控制超收数量；根据物料中设置的欠收比例，控制采购订单的行业务关闭。 允许超收；当入库数量大于等于采购订单数量时，采购订单行业务自动关闭。 严格按订单执行，不允许超收；根据欠收比例，控制采购订单行业务关闭。 严格按订单执行，不允许超收；当入库数量等于采购订单数量时，采购订单行业务自动关闭。 选中 未选中 未选中 选中 未选中 未选中 在K/3中，采购收货是通过外购入库单实现的。根据图 2.2的流程，如果是免检材料，供应商送货直接收货，这时可以直接由采购订单下推外购入库单，采购订单中的供应商、物料、数量均携带到外购入库单中，如果是非免检材料，收货前还必须进行检验，因此，外购
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第2章 常用业务类型及应用
入库单是由采购检验申请单下推生成，下推时，系统携带采购检验申请单中的供应商、物料、合格数量与让步接收数量之和到外购入库单中。外购入库单中的单价，来源于采购订单中的实际不含税单价。
新建外购入库单将会增加即时库存，K/3在更新即时库存的时机上，做了灵活处理，系统在初始化时，可以选择是单据审核时更新还是单据保存时更新，不过，出于保证即时库存的准确性，建议选择审核时更新即时库存。
关于外购入库更详细的操作说明，请参阅《K/3采购管理系统用户手册》。
2.1.5 采购结算处理
采购发票是财务付款的重要凭据，采购发票处理的重要活动就是核对发票与采购订单和收货单据是否一致。K/3采购发票处理包括的内容有：
2.1.5.1 采购发票创建
通常，供应商的采购发票应该与送货清单及货物一同交付。采购发票可根据外购入库单的下推生成，此时发票携带外购入库单的物料、数量及订单中的币别、单价、税率、折扣等信息到发票中；采购发票也可直接根据订单下推生成，此时发票中的供应商、币别、物料、单价、数量、折扣等信息全部由订单携带过来，核对收货数量的工作则在发票钩稽时进行。
2.1.5.2 发票拆分与合并
在企业采购业务中，供应商多次送货一次开票的情况经常出现，如果供应商所开的发票中所对应的送货，跨越了两个会计期间，出于核算的考虑，系统必须在两个期间对该发票进行钩稽。K/3发票的拆分功能，很好地解决了这一矛盾。
拆分时，用户在采购发票序时簿中选中一张发票，执行菜单【编辑】→【拆分单据】功能，系统将调出该张采购发票的界面。 单据的“物料代码”、“日期”等大部分字段均处于不可编辑状态，只增加了一列“拆分数量”为可编辑状态，用户在该字段上直接录入拆分数量并保存即可完成拆分。拆分时，可拆分的数量不能大于发票的关联数量，且以下几种情况不能进行拆分：
发票未审核 发票已钩稽
发票本身是拆分后的子单
发票合并是发票拆分的一个逆向操作，即只能对拆分后的发票进行合并，但前提是子单未钩稽且没有关联的下游单据。
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