金蝶K/3—ERP采购管理应用指南
2.1.5.3 采购费用发票
采购费用是在产品采购阶段所发生的一切费用，如运杂费，装卸搬运费。采购费用发票是采购费用收款单位开给购货单位的付款凭据，会计部门以此作为付款、记账、纳税的依据，并将该费用记入材料成本。
采购费用发票有两种，一种是计入成本，另一种是不计入成本。对工业企业，采购过程发生的费用，均需计入成本，而在商业流通企业则不计入成本，而应计入当期损益。
在K/3费用发票中，可通过“应计成本费用”字段进行标识。对于应计成本费用，在存货核算时，由用户选择按金额还是按数量进行分摊后计入物料成本中。关于费用发票的分摊，请参考《金蝶K/3 核算管理系统用户手册》。对于不计入成本费用，则直接在账务系统进行付款和凭证处理。
在K/3系统中，采购费用发票可以单独存在，也可以与采购发票形成一种依存关系。系统在处理上，提供了两种不同的生成方式： ? 依附于采购发票的费用发票生成
在已保存的采购发票界面上，选择【查看】→【费用发票】，系统将调出一张空白的费用发票录入界面，系统自动带入供应商信息、当前采购发票单据号等信息，用户可录入费用明细（费用明细在【系统设置】→【基础资料】→【公共基础资料】→【费用】中进行维护）、金额等信息后保存，即可生成一张依附于该采购发票的费用发票。用户也可以在采购发票序时簿选择一张发票，执行菜单功能【查看】→【费用发票】，生成依附于该采购发票的成费用发票。
依附于采购发票生成的费用发票，在钩稽时，会自动带到钩稽界面的“费用发票”页。 ? 手工生成
当采购费用发票不依于任何采购发票而独立存在时，用户可以在主控台执行【供应链】→【采购管理】→【费用发票】→【费用发票-新增】直接新增一张费用发票。 ? 费用发票维护
不管是手工生成的费用发票，还是依附于采购发票生成的费用发票，均可在费用发票序时簿中进行维护。
2.1.5.4 采购发票钩稽
采购发票钩稽是财务人员确认采购发票中的采购项目是否与入库单一致的一种业务活动，通过钩稽，来建立采购发票（包括费用发票）与入库单之间的对应关系，这种关系是核算入库成本的依据。已钩稽的发票才可以执行入库核算。
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第2章 常用业务类型及应用
? 采购发票钩稽基本操作
在采购发票序时簿，执行菜单【编辑】→【钩稽】可进入采购发票钩稽界面，如图 2.3。用户可以在该窗口选择需要钩稽的发票、外购入库单、费用发票，当用户核对完物料、数量无误后，点击【钩稽】按钮完成钩稽。
图 2.3 采购发票钩稽
? 钩稽期间
钩稽期间即发票钩稽的钩稽所属期间，在钩稽时由系统自动生成，钩稽期间决定了在进行成本核算时，所发生的金额应该记入的会计期间。钩稽期间由发票所属期间和外购入库单所属期间，按表 2.2的逻辑确定。注意，如果需要钩稽以后期间的单据，请将采购管理系统参数“允许钩稽以后期间单据”选中。
表 2.2钩稽期间确定
采购发票 外购入库单 钩稽期间 - 21 -
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以前期 以前期 本期 本期 以后期 以后期 ? 自动钩稽
以前期、本期 以后期 以前期、本期 以后期 以前期、本期 以后期 本期 外购入库单期间 本期 外购入库单期间 采购发票期间 采购发票与外购入库单上会期间最大的一个 当采购发票是由外购入库单生成时，为了提高操作效率，K/3系统对钩稽进行了自动化处理，即在采购发票审核时，自动完成采购发票与相应的外购入库单的钩稽操作。使用自动钩稽时，用户需将采购管理系统参数“与入库单相关联的采购发票钩稽时自动钩稽”和“发票审核时自动调用钩稽”选中。
? 补充钩稽
当采购发票已完成了钩稽，这时又有一张与该采购业务相关的费用发票需要与该采购发票一起钩稽时，可以使用系统提供的补充钩稽功能。在采购发票的序时簿执行【编辑】→【补充钩稽】菜单功能即可进行补充钩稽。补充钩稽需要满足的条件有：
1、采购发票必须已经钩稽；
2、相应的发票的钩稽期间为以前期间或当前期间，当期期间钩稽的但已经生成凭证的发票不能再进行补充钩稽。
采购发票钩稽，与存货核算有密切的关系，关于采购发票钩稽更详细的操作说明，请参考《K/3 采购管理系统用户手册》，关于存货核算的应用问题，请参考《金蝶 ERP—存货核算应用指南》。
2.1.6 采购付款处理
采购付款是采购环节的最后一个环节，采购付款在维持良好的供应商关系中，起作很重要的作用。同时，采购付款意味着资金的流出，如何平衡供应商关系与现金流，是采购付款活动的一个重要任务。
采购员在核对完发票并确认无误后，采购发票原始凭证必须传递到财务部门，财务人员需要根据企业与供应商达成的付款条件准备款项。由于K/3是一个集成的管理系统，采购发票从采购系统传递应付系统是自动完成的。
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第2章 常用业务类型及应用
2.1.6.1 付款日期确定
付款条件（Payment Terms）是企业与供应商在交易前达成的与付款有关的协议。典型的付款
条件有：
? 月结
月结是指客户在收到货物或发票后的某月的固定日期，支付货款。对客户而言，由于月结方式把每月的几个固定日期作为付款日，提高了财务部门的工作效率，同时，有利于财务部门进行资金计划。
? 信用天数
信用天数是指客户在收到货物或发票后多少天支付货款，如货到30天付款、货到60天等等。
一般来说，同一个供应商，在一定时期内，其付款方式是不变的。 K/3系统在付款方式的处理上分三个步骤：
在基础资料中定义付款方式。付款方式包括月结和信用天数，起算日可以为单据日期，也可以为单据月末日期。
在供应商的基础资料中，引用付款方式；
在单据中，根据单据日期（外购入库单、发票）和供应商的付款方式，计算付款日期。例如：假设某供应商的付款方式为月结30天逢20日付款，若外购入库单日期为9月15日，则付款日期为10月20日，若外购入库单日期为9月25日，则付款日期为11月20日。
2.1.6.2 付款处理
K/3采购付款处理是在应付管理系统完成的。图 2.4是一个典型的采购付款流程，采购发票和采购费用发票传递到应付系统后（费用发票传递到应付系统后，生成其它应付单），财务人员制作付款单并进行付款处理，付款完成后，财务人员需将付款单与采购发票、其它应付单进行核销处理，并生成凭证。
对于一些需要进行现金管理的企业，系统可以通过付款申请单来与现金管理系统进行集成。
关于应付款处理的更详细的操作说明，请参考《金蝶K/3 应付款管理系统用户手册》。
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采购发票开始其它付款单付款单处理预付款单核销处理生成付款凭证结束
图 2.4 采购付款流程
2.1.6.3 采购付款跟踪与分析
及时处理供应商付款，对维持良好供应商关系以及保证企业现金流状态良好都十分重要。应付款汇总表、应付款明细表提供了对供应商应付款情况进行跟踪的方法，付款预测提供了对未来一段时间的应付款情况的预测，为财务部门制订资金计划提供了依据。
? 应付款汇总表
应付款汇总表按不同的会计期间统计各核算项目的期初应付余额、本期应付金额、本期实付金额、本期累计应付金额等信息。查询时，用户可灵活设置查询条件、汇总依据等，查询条件包括会计期间、核算项目（对采购应付款，核算项目一般为供应商，当然也可以是采购员），汇总依据可是以供应商，也可以是部门、职员，此外报表还支持分级汇总。
在应付款汇总表中，双击某一行，系统调出该行所对应的应付款明细（在应付款明细表中显示）。
应付款汇总表在应付款管理系统的【账表】子功能下。 ? 应付款明细表
应付款明细表可以在应付款汇总表中通过双击汇总表的某一行来打开，也可以直接在主控台应付款管理系统的【账表】子功能下，执行相应的功能打开，应付款明细表帮助用户进一步跟踪应付款情况。
应付款明细表罗列了满足查询条件的应付单据的单据类型、编号、本期应付、本期实付、期末余额等信息。应付款明细表的查询条件与应付款汇总表类似，用户在应付款明细表中，
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