质量、环境、职业健康安全体系
程 序 文 件
依据：GB/T19001—2008标准 GB/T24001—2004 标准 GB/T28001—2001 标准
版本号：2009版
北京**工程咨询监理有限公司
发布日期：2009年7月31日 实施日期：2009年8月01日
目录
编号 SYQB-CXWJ-01 SYQB-CXWJ-02 SYQB-CXWJ-03 SYQB-CXWJ-04 SYQB-CXWJ-05 SYQB-CXWJ-06 SYQB-CXWJ-07 SYQB-CXWJ-08 SYQB-CXWJ-09 SYQB-CXWJ-10 SYQB-CXWJ-11
程序文件名
文件、记录、资料控制程序 危险源辨识、风险评价和控制程序 环境因素的识别、评价和控制程序
应急准备与响应程序 管理评审程序 培训工作程序
设备、软件管理及计量控制程序 顾客满意、环境及安全绩效监测程序
内部审核与合规性评价程序 事故、事件、不合格服务及不符合项的控
制程序
纠正、预防及改进程序
页数 4 4 4 2 2 2 2 1 2 2 3
备注
文件、记录、资料控制程序
(SYQB—CXWJ—01)
1.总则
对文件、记录、资料进行控制和管理，为保证质量、环境、职业健康安全体系有效运行以及相关活动或服务的可追溯性及采取纠正预防和改进措施提供依据。
公司建立网络信息平台，推行网络化信息管理。 2.范围
适用于公司管理体系文件，控制工作包括批准、评审与更新、状态识别、确保获得、保持清晰、外来文件控制、作废文件控制等。适用于对证明管理体系的符合性及有效性的记录进行控制和管理。适用于对有关信息资料的资源管理等。 3.职责
内容 管理手册发布前的批准 其它管理体系文件的批准 责任部门（人） 最高管理者 管理者代表 负责批准发布管理手册。 组织审核管理手册、程序文件，批准程序文件，负责批准发布其它管理体系文件(公司管理性文件、作业指导书、标准文件)，组织文件评审（每年不少于一次）。 负责编制、修订管理手册及程序文件、实施对管理体系文件的更改及修订状态的管理。 及时收集相关国家、行业、地区法律法规及规范标准的最新版本的信息，通知各相关部门参照使用。 进行文件更改及修订状态的管理，组织相关培训学习。负责文件编目、分发、保管、回收、归档等，应用网络信息平台发布文件及相关信息。 负责相关管理体系文件的转发、使用和保管，公司各职能部门负责人、各咨询监理部长，负责确保在使用处及岗位得到有效版本的管理体系文件，检查网络信息应用情况。 管理并保证文件的清晰和易于识别。负责收集项目适用的国家法规、规章、标准及项目所在地区的文件、标准等，并在项目机构中指定专人进行管理。 每周组织一次内部会议进行学习和交流。 负责识别外来文件、控制分发，安排专人并设立项目资料管理目录，保证有效版本文件到位，防止作废文件的使用 建立并维护公司信息网络平台，负责记录控制工作的培训、检查，每季度组织专题会议并以简报发布相关情况及要求。 负责部门记录控制的实施与检查，负责整理、归档、自检，每季度收集管理活动记录，进行统计分析等工作。 负责部门记录控制的实施与检查，负责整理、归档、自检，每季度听取项目机构相关情况的汇报，收集管理活动记录，组织纠正存在的问题，保证记录的及时、正确、有效及可追溯性，并在部门内安排专责人员进行管理，按要求将管理记录上传到公司网络信息平台。 职责分工 文件评审与更新及状态识别 总工办 综合办 各部门负责人 确保得到有效版本，防止使用作废文件 各项目负责人 综合办 项目负责人 总工办 各职能部门 管理记录控制 各咨询监理部 外来文件的控制
各项目负责人 项目咨询监理资料管理 4.工作程序
4.1文件控制工作程序
各项目机构 负责项目机构记录的整理、归档，并季度进行一次自检，及时组织纠正存在的问题，保证记录的及时、正确、有效及可追溯性，并在项目机构中安排专责人员进行管理，按要求将管理记录上传到公司网络信息平台。 负责项目咨询服务过程记录的实施与控制，对项目咨询及监理服务记录的符合性、真实性、有效性及可追溯性负责。每月进行一次自检，及时组织纠正存在的问题。并在项目中安排专人进行管理。按要求将资料上传到公司网络信息平台。 （1）文件编制、审批及发布
1）管理手册、程序文件由管理者代表组织编写，报最高管理者批准发布，其他管理体系文件由总工办组织相关部门编写，经主管领导批准后发布。
2）管理体系文件的发放范围由管理者代表批准。文件的标准版本由总工办编号、综合办登记后行文颁发。
3）综合办、咨询监理部及项目机构应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。 4）公司建立网络信息平台，管理体系文件以电子文件的形式实时发布，供各部门、各项目机构查询使用。
（2）体系文件的修改、换版、作废与销毁
1）体系文件由总工办组织更改，经管理者代表审核，上报最高管理者批准后更改，综合办登记后行文颁发，综合办应保留文件更改内容的记录。
2）以发布文件通知为标识，以确认文件的有效性，并可根据文件的版本号、发布时间等进行检索查询。
3）文件的保存
①公司建立网络信息平台，管理体系文件以电子文件的形式保存。 ②各部门文件由部门负责人指定专人进行管理查询。
4）管理体系作废文件经管理者代表批准后，随新版文件的发布同时通知。
①所有作废文件由相关部门资料员（或兼职）及时从所有发放或使用场所撤出，确保防止作废文件的非预期使用；
②为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应加盖“作废”印章，进行明确的标识； ③公司网络信息平台中将保存已作废的管理体系文件作为参考资料。 （3）文件的编号
1）管理体系文件的编号按管理手册规定编号，由综合办管理； （4）文件的发放
1）由综合办登记发放书面文件。
2）发放书面文件的同时，在公司网络信息平台上发布电子文件。 （5）外来文件的控制
1）收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。 2）总工办负责收集相关国家、行业、国际标准的信息，及时发布到相关部门。 （6）作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。 4.2记录控制工作程序 (1) 记录的形式及要求
1) 记录的样式、内容及要求应符合管理体系文件及规范标准的规定。
2) 填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名；不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名、注上日期。
3) 电子版的记录应按管理体系文件的要求编制及上传。 (2) 记录的收集、标识和归档
1) 各部门负责人应督促、各部门文件资料管理员应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续便于查阅。
2) 对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取检索。 (3) 记录的保存和销毁
1) 各部门按期限要求保存记录，对于保存期超过一年的记录经总工同意后，可集中保存，但需标识清楚所属的部门，记录的名称和年份。
2) 记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保存在光盘、移动硬盘等的记录要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失；对于保存在公司网络信息平台上的记录，应做好备份管理。
3) 管理体系记录一般保存两年，工程监理及咨询服务资料长期保存不得随意销毁，过期的记录须经所在部门主管核实后方能处置。 (4) 记录的查阅、借阅
1) 经记录保存部门负责人同意，相关部门可查阅所需记录。
2) 如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅。 4.3网络信息控制工作程序 (1) 信息平台的建立及维护
1) 总工办、综合办制订公司网络信息平台的规划及要求，委托专业公司建设及维护。 2) 由管理者代表组织对网络信息平台的评审，提出改进要求，委托专业公司改进。
3) 由总工办负责网络信息平台的日常管理及定期检查，发现功能及安全问题，及时与专业公司联系督促解决。
(2) 信息发布、上传、检查