灵智企业行政管理制度
目 录
第一章 总则…………………………………………………………….1 第二章 会议管理………………………………………………………..1 第三章 外事接待管理…………………………………………………..4 第四章 文书管理………………………………………………………..8 第五章 印章管理………………………………………………………16 第六章 合同管理………………………………………………………19 第七章 档案管理………………………………………………………25 第八章 图书管理………………………………………………………29 第九章 物品管理………………………………………………………32 第十章 车辆管理………………………………………………………33 第十一章 公共关系管理………………………………………………40
灵智企业行政管理制度 第一章 总 则
第一条 为加强企业行政事务管理，明确企业内部关系，使各项管理标准化、制度化、提高办事效率，特制订本制度
第二条 行政管理制度由行政部负责实施并解释 第二章 会议管理
第三条 会议种类及定期召开时间 2.3.1 企业设立四级例会制度：
2.3.1.1 企业董事会议（每半年召开一次） 2.3.1.2 总经理办公会议（每周一上午8：30） 2.3.1.3 部门工作会议（每周五下午2：30）
2.3.1.4 全体员工会议（每年一月第二周周五下午2：30及春节放假前一天） 2.3.2 企业设立的其他会议制度（不定期召开） 2.3.2.1 投资决策（审议）会议 2.3.2.2 鉴定、评审、论证会议 2.3.2.3 计划调度会议 2.3.2.4 工作汇报会议 2.3.2.5 新闻发布会议 2.3.2.6 研讨会议 2.3.2.7 专题会议
2.3.3 企业会议除定期召开的外，临时会议临时召开，如遇时间冲突，按小会服从大会、次要服从主要的原则
第四条 会议管理体制
2.4.1 企业行政部统一管理会议制度，所有会议均需在行政部备案 2.4.2会务工作主要由行政部承办，其他部门承办的会议，行政部应予协助
1
2.4.3 除其他部门主办的会议资料各自整理（将整理成文的会议纪要交行政部备案）、立卷、存档外，会议资料均由行政部整理、立卷、存档
第五条 会议程序
2.5.1 对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员 2.5.1.1 董事会议参加人员：公司董事、临时出列席人员
2.5.1.2 总经理办公会议参加人员：总经理、副总经理、部门经理、各分公司经理、临时出列席人员
2.5.1.3 部门工作会议参加人员：部门所有人员、临时出列席人员 2.5.1.4 全体员工会议参加人员：全体员工（临时用工除外）
2.5.2 对不定期的重要会议（指投资决策（审议）会议；鉴定、评审、论证会议；新闻发布会议；研讨会议），承办人应提出会议企划报告，该报告须经总经理批准后执行，报告内容包括：
2.5.2.1 会议名称 2.5.2.2 会议主旨和目标 2.5.2.3 会议议项 2.5.2.4 会议时间 2.5.2.5 会议地点 2.5.2.6 会议议程 2.5.2.7 会议主持人 2.5.2.8 出席人员名单 2.5.2.9 会议经费预算 2.5.2.10 接待工作说明
2.5.3 根据会议要项拟定会议通知，并提前张贴或发送，对重要会议需发几轮通知的应做好每轮工作
对出席会议的重要和主要人员，应通过电话等方式确定是否能如期出席，并作出相应安排
2.5.4 会议承办人应及时准备场所、会议文件或资料。必要时进行会场布置，设备调试，
2
对重点发言对象须确保其发言
2.5.5 在会议进行中做好记录，必要时可采用录音、录像，妥善保存记录材料 第六条 会议流程
确定议题→ 安排议程→ 发出通知→ 会务准备→ 会议签到→ 会议记录→ 撰写纪要→ 上级阅改→ 印发相关人员→ 归档
第七条 会议室管理规定 2.7.1 会议室由行政部负责管理
2.7.2 会议室只限本公司相关职能部门使用，外单位借用会议室须经行政部经理批准，并到行政部办理借用手续，各部门无权将会议室借给外单位使用
2.7.3 企业各部门使用会议室须经行政部同意后办理相关手续，领取会议室钥匙 2.7.4 任何部门和个人未经行政部同意，不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用
2.7.5 使用会议室的部门用后应负责及时清洁会议室，锁好门窗将钥匙交回行政部 第八条 会议纪要的办理
2.8.1股东会会议、董事会会议和由董事长主持召开的其他会议，会议于上午12点前结束的，董事长秘书在下午6点以前拟发会议纪要；会议于下午4点以后结束的，在第二天上午12点以前拟发会议纪要。
董事长秘书拟督促各部门按会议纪要办理相关事项，并将办理情况整理报董事长。 2.8.2总经理办公会议，办公例会和由总经理主持召开的其他会议。会议于上午12点前结束的，总经理秘书在下午6点以前拟发会议纪要。会议于下午4点以后结束的，在第二天上午12点以前拟发会议纪要，总经理秘书拟督促各部门按会议纪要办理相关事项，并将办理情况整理报总经理。
2.8.3公司各部门主持召开的会议，会议在上午12点前结束的，部门文档（资料）员（或负责人）在下午6点以前拟发会议纪要；会议于下午4点以后结束的，在第二天上午12点以前拟发会议纪要。
会议纪要送一份给行政部行政管理员，由行政管理员督促各部门按会议纪要办理相关事项，并将办理情况整理报行政部经理，行政部经理将督办情况报董事长、总经理。
3
2.8.4各种会议纪要送一份给行政部档案管理员归集存档。 第三章 外事接待管理 第九条 对外接待范围
3.9.1 接待范围主要是企业及所属各部门，以及各子（分）公司经营管理活动所涉及的宴请、接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作
3.9.2 接待对象分为内宾和外宾 第十条 对外接待部门
3.10.1 企业行政部为企业负责接待的职能部门
3.10.2 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合
第十一条 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则
3.11.1 平等原则：对来宾无论职务高低，都要平等对待，不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面。特殊情况高规格接待
3.11.2 对口原则：各职能部门对口接待。综合性接待时，各部门应予以协调，谁为主出面接待谁结账
3.11.3 节约原则：内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费、不重复宴请、主方人数一般不多于宾客人数
3.11.4 周到原则：接待程序应衔接周密，接待方式应完善
3.11.5 保密原则：向不定期来宾介绍情况，注意保守企业机密。重要会议要有记录。巧妙回避不易回答的问题
第十二条 接待规格的确定
3.12.1 高规格接待：适用于上级机关派员来人，其他企、事业单位派员来人洽商重要事宜，下属企业领导来访和汇报工作
3.12.2 对等接待：适用于一般性接待活动
3.12.3 低规格接待：陪客比来宾职务低一些，适用于经常性业务往来 第十三条 接待礼仪
4