4.20.1.1.2 标题：字体为宋体加粗，字号为小二号。对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。文字需简明扼要，注明公文种类（按第十八条执行）。4.20.1.1.3 收文机关：字体为宋体加粗，字号为四号。在标题下方左上侧，向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；须同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”；对下级的决定、决议、批复、通知、通告、通报等可同时列举收文单位。
4.20.1.1.3 正文：字体为宋体，字号为四号。公文的主体部分。应简练准确，不能用大概、可能及不准确的数字反映真实事件
4.20.1.1.4 发文机关：字体为宋体，字号为四号。制发文的单位，位于正文右下侧，应写全称
4.20.1.1.5 公文日期：字体为宋体，字号为四号，数字部分须用大写。包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准
4.20.1.1.6 公文签发：“签发”两字字体为宋体加粗，字号为四号；签名字体为楷体，字号为四号。公司发文由法定代表人或其授权委托人办理签发手续；内部发文由部门负责人办理签发手续；签发文件原稿签发处签名为签发人手写签名（留存备查），正式发文签发处签名为打印体
4.20.1.1.7 公文印章。加印在发文日期中间，上不压正文，下压日期。 说明：1、对外发文加盖公司印章 2、对内发文：
① 企业集团公司正式成立前，总部发文均加盖“灵智企业×××部（办公室）”印章 ② 企业集团公司正式成立后，以正式成立后启用的印章为准
③ 各分公司内部发文，均加盖“×××公司×××部（办公室）”印章 4.20.1.1.8 密级。保密文件应注明密级
4.20.1.1.9 附件。位于正文之后，印章之前，注明附件的序号、标题 4.20.1.2 用纸格式。发文统一用A4型纸张打印 4.20.1.3 印装格式
4.20.1.3.1 公文均采用横书横排 4.20.1.3.2 印刷须在左端装订
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4.20.1.3.3 装订办法可为：线装、订装、孔装、胶装
4.20.1.4 版面格式：首页采用文头，末尾须注明主题词、抄报、抄送（均加下划线）及印制份数，字体为黑体，字号为四号
4.20.2 行文原则 4.20.2.1 上行文原则
4.20.2.1.1 逐级行文：即下一级行文给直接上级
4.20.2.1.2 多级同时行文：即下级向上级和更高上级同时行文
4.20.2.1.3 越级行文：遇特殊、紧急情况时；对直接上级的检举和控告 4.20.2.2 下行文原则：逐级行文、多级同时行文、直贯到底行文 4.20.2.3 平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间的相互行文 第二十一条 文书制作流程 4.21.1 对外行文操作流程 4.21.1.1 拟稿
4.21.1.1.1 由具体承办人员起草，并由部门负责人审核
4.21.1.1.2 承办人起草的文件应由承办人手写签名报送并向被送达人办理签收手续 4.21.1.2 核稿
4.21.1.2.1 拟稿完毕后填写发文拟稿单一并送各级领导审核
4.21.1.2.2 审核有问题时，与有关当事人沟通，统一意见后进行修改 4.21.1.3 签发。有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期 4.21.1.4 编号。由行政部统一编排发文字号 4.21.1.5 缮印校对 4.21.1.5.1 急件应先行处理 4.21.1.5.2 保密件应由专人打印
4.21.1.5.3 打印后的校样、废纸等应妥善处理
4.21.1.5.4 校对应由专人负责，以原稿为准，重要文件多人校对 4.21.1.5.5 打印、校对责任人签名
4.21.1.5.6 办理请印手续后在校对完毕无误、规范的文件上盖印。最终请印审核权归属
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企业法定代表人或其指定的授权委托人
4.21.1.5.7 填写发文登记簿 4.21.1.5.8 分（封）发
4.21.1.5.8.1 发文工作由行政部负责
4.21.1.5.8.2 行政部在发文时须同时带上发文登记簿，被送达人须在发文登记簿上签字。如遇用邮政邮件、传真及网络等方式发送的文件，须在发送前通知对方，并在确认对方收到后办理收到回执手续
4.21.1.5.8.3 对须封发的文件，在查验无误后信件封口，并准确注明急件和密级 4.21.2 对内行文操作流程
4.21.2.1 对内行文一般按对外行文操作程序参照执行
4.21.2.2 特殊情况下，各级部门、下属公司对企业行文可不必经缮印程序 4.21.2.3 对内行文由各部门、下属公司负责人、企业领导签发 第二十二条 收文操作流程
4.22.1 签收。一切外来信件、电报、传真统一由行政部门签收（如遇下班后或规定工作时间以外到达的文书，一律由值班人员接收，于此后第一个工作日早晨移交至行政部），填写登记在企业收件登记簿上。写明企业或行政部收启的，统一由行政部拆封处理；内部信件、电报、传真由各收文部门签收，填写登记在部门收件登记簿上
4.22.2 写明各部门或个人收启的，如系公文，在收到后应主动送行政部登记处理 4.22.3 文书处理与分发
4.22.3.1 行政部根据公文性质、要求，确定具体办理和阅批对象，填写公文阅办单 4.22.3.2 文书的处理
4.22.3.2.1 普通文书的处理原则
4.22.3.2.1.1 由部门经理以上的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理，或者由其指定的下属对文书进行具体处理
4.22.3.2.1.2 如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理
4.22.3.2.1.3 各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置
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4.22.3.2.2 机密文书的处理原则
4.22.3.2.2.1 机密文书原则上由责任者或当事者自行处理
4.22.3.2.2.2 指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄
4.22.3.2.2.3 到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。
4.22.3.3 分发去向
4.22.3.3.1 重要来文，由行政部提出初步意见（拟办），再由企业领导批示（批办） 4.22.3.3.2 一般文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文
4.22.3.3.3 参阅性文件，直接组织传阅
4.22.3.3.4 催办。分对内催办与对外催办，包括发函、派专人打电话等方式，要使用“工作催办单”，对来文做到事事有交待、件件有着落，对需回复的文件必须催促主办人对文件在规定时间内进行回复，防止漏办、延误
4.22.3.3.5 结办。文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办 第二十三条 文书的整理与保存
4.23.1 全部完结的文书，，在结办后3天内交行政部，由行政部按“完整、有序”原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，按所属部门、编号、文件机密程度和保存年限进行编辑，并在“文书保存簿”上做好登记、归档保存
4.23.2 企业个人不得保存其企业公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离企业的员工应将文件和记录本清理移交
4.23.3 分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，原件送行政部保存，复印件归分公司或分支机构办公室保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管
第二十四条 文书的保存年限
4.24.1 永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关企业历史的文书；工程竣工备案资料；决算书和其他重要的文书
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4.24.2 保存10年文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票、会计分析报表以及永久保存以外的重要文书
4.24.3 保存1年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限
第二十五条 注意事项
4.25.1 重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中，钥匙交由行政部经理保管
4.25.2 保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚毁的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐级登记报企业领导批准销毁
4.25.3 销毁秘密级以上文件要进行登记，其销毁过程由董办主任、总经理秘书、行政部经理共同监督执行，保证不丢失、不遗漏
4.25.4 如果个人因职务或部门划分发生变更或者做出调整，在变更或调整前须办理文书移交手续，将相关文书移交至继任者
4.25.5 必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证
第五章 印章管理
第二十六条 印章的种类
5.26.1 印鉴：企业向主管机关登记使用的企业印章（公章）或指定业务专用的企业印章（如：财务专用章、合同专用章等）
5.26.2 个人章：企业法定代表人的个人印章
5.26.3 职衔签字章：刻有企业董事长和总经理等职衔及签名的印章 5.26.4部室章：刻有企业部门名称的印章 第二十七条 印章的刻制
5.27.1 企业印章刻制均须报总经理批准，由行政部凭企业介绍信统一到公安机关办理刻制手续
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