我们认为，公文是国家机关、政党、军队、社会团体和企事业单位为处理公务而使用的具有一定格式和要求的文字材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指导布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验的重要工具。
国家行政机关，包括我们公安机关处理公文的主要依据是国务院2000年8月印发的《国家行政机关公文处理办法》（国发?2000?23号）。除此以外，由于公安机关向党委行文较多，还要执行中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》。同时，受公安机关领导的边防、消防、警卫部队要执行人民解放军的条例、条令，还要执行中央军委办公厅1992年3月印发，1992年7月实施的《中国人民解放军公文处理条例》中的有关规定。
国务院办公厅、中央办公厅、中央军委办公厅的这三个公文处理办法、条例，内容大部分一致，互相也有所照应、衔接，但又各有特点。从国家行政机关来说，公文可以分为三类：
1、行政公文，包括命令（令）、决定、议案、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；共13种。
2、规范性文件，包括法律、法规、规章等，其名称有条例、规定、办法、细则、规则、章程、标准等。
3、一般性应用公文，也称事务文书，包括工作计划、总结、简报、会议讲话、会议记录等。
我今天所要谈的是行政公文，即《国家行政机关公文处理办法》所规定的公文。
（二）行政公文的种类
依据2000年8月国务院修订发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定：行政机关的公文种类主要有十三类：
1、命令（令）
适用于依照有关法律、行政法规公布规章，如国家主席令或总理令；宣布施行或严重重大强制性行政措施。如戒严令；嘉奖有关单位及人员，如嘉奖令。
2、决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《国务字关于劳动教养问题的决定》、《中共河南省委省政府关于对“12〃9”案件有功单位和个人进行表彰的决定》。
3、公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，事件大、范围广，一事牵动国内外。如《中美三个联合公告》。
4、通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，在一定范围内宣布重要事项，范围局限在国内或一定地区。如《国家海洋局、公安部、交通部、农牧渔业部关于保护海洋水文气象浮标的联合通告》。
5、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。这是使用比多的一个文种。
6、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 7、议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
8、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 9、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。 10、批复
适用于答复下级机关的请示事项。 11、意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12、函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
根据实际工作需要，以上公文又可按以下两个方面分类： 一是按性质和作用划分可分为： 1、指令性公文
这类公文是用来指挥各项工作，采取一些强制性行政措施时使用的文种，内容明确，格式规范，行政约束力较强，下级机关受文后，必须严格贯彻执行。主要文种有命令（令），以及一些指令的通知、通告等。
2、指示性公文
这类公文是在指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施时使用的，是下级机关开展和安排工作的依据，在贯彻执行时往往具有一定的灵活性和伸缩性。主要文种有意见、批复，以及一些带有指示作用的通知、函等。
3、呈请性公文
这类公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请求批准答复时使用的文种。主要有报告、请示，以及一些带有请示性事项的函等。
4、决策性公文
这类公文主要用于对重要事项、重大问题作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执法，主要文种有决定和决议。
5、公布性公文
这类公文主要用于向有关人员或广大群众公布应当普遍遵守或固定性的事项，一般没有具体的受文对象，主要以登报、广播和张贴等形式发布。常用的有公告和通告。
6、知照性公文
这类公文不是通常所说的信息性文件，主要用于向一定范围内告知某些事项，传递某种信息。主要文种有通知、通报和一些带有通知性质的函。
7、商洽性公文
这类公文用于各类机关或单位之间相互商洽工作、询问或答复问题，常见的是函。
8、记录性公文
这种公文用于记录公务活动，归纳会议决定事项和主要精神。常用的是会议纪要。
二是按行文关系划分，可分为： 1、下行文
下行文是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命令（令）、批复等。
2、上行文
上行文是指下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、报告等。
3、平行文