平行公文是平行机关或没有隶属关系的机关之间往来的公文。党政机关、社会团体、企事业单位、不管属于什么地区和系统，只要有公务需要联系，都可以根据实际需要直接行文。这类公文最常用的是函，有时也用通知。
（三）行政公文的格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期共16个要素组成。并非所有公文都要由这16个要素组成，但其中发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期这9个要素是一般公文的固定组成部分。其他7个要素是否标注，要视公文的具体情况而定。这16个要素《办法》都有明确规定。下面，我结合实际工作重点谈谈几个要素。
1、发文字号
现代公文一般都要标注发文字号。发文字号是为了方便公文办理，对公文进行编号的一种方式。它由机关代字、年份和序号组成，其中的序号用阿拉伯数字标识。
2、关于“秘密等级和保密期限”的标注
秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。
制发行政机关的公文，首先要划清密与非密的界限。凡不涉密的，就不要标识秘密等级，不可为了“保险”，将不涉密公文随意标识密级，这样做则不利于政务公开。凡涉及国家秘密的公文，要准确标识其秘密等级。
2000年国务院发布的《办法》增加了“保密期限”。“保密期限”是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文制发机关能够知道保密期限，可按规定标识。凡未标明保密期限的，按照《国家秘密保密期限的规定》，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。“秘密等级和保密期限”顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如不标识保密期限，秘密等级两字之间空1字距离，标注保密期限，则秘密等级的两字不空1字距离。
3、关于“紧急程度”的标注
紧急程度是对公文送达时限和办理时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。公文标识紧急程度要适当，不可滥用“特急”、“急件”。不要本机关不急让下级机关急，也不要本机关不急让上级机关急，更不要把原本不急的公文拖急。紧急程度顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。
4、关于“签发人”和“联系人”的标注
上行文应当注明签发人、会签人姓名。 “报告”、“请示”和“意见”等3个文种为上行文，制发时均应注明签发人姓名。签发人，是指制发公文机关的主要负责人，即正职或主持工作的负责人。在上
报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为使上级机关的领导人了解下级机关谁对上报事项负责。制发“请示”，还应在附注处注明联系人的姓名和电话号。联系人，是指呈报机关内熟悉请示内容的具体负责人。在上报的请示中注明联系人的姓名和电话号，主要目的是为了使上级机关在办理请示过程中便于呈报机关的有关工作人员联系沟通。标注签发人姓名应平行排列于发文字号右侧，此时发文字号便不要居中了，要居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”后标冒号，冒号后标签发人姓名。联合向上级机关行文，应一一注明联合行文机关的签发人姓名，其标注方式按《公文格式》国家标准执行。联系人姓名及电话号标注在附注处，附注在成文日期下一行，居左空2字，加圆括号。
5、关于公文标题的规范要求
公文标题具有三要素，即“发文机关”、“主要内容”、“文种”。下行文标题的三要素缺一不可，上行文标题有时可省略发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。有些公文标题中的法规、规章名称以引号代替书名号，属于错用标点符号。“意见”不是法规、规章，有些公文标题中的意见名称加了书名号也不是符合《办法》要求的。公文标题文字过长可以多行居中排列，但回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
6、关于“附件说明”和“附件”的标注规范
公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。“附件说明”和“附件”的有关标注一定要符合《公文格式》国
家标准的要求。公文如有附件，一是在正文下空一行左空2字标识“附件”，“附件”后标冒号和名称，附件名称后不加标点符号，有两个以上附件的，应用阿拉伯数字标注序号，序号上下对齐。二是正文后的“附件说明”标识的附件序号和名称与附件上标识的附件序号和名称（附件标题）应一致，以显示附件与正文不可分割的关系。如果正文之后的附件序号和名称与附件上的序号和名称（附件标题）不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。三是附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1条顶格标识“附件”，有序号的标识序号；如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”及其序号。
7、关于“成文日期”和“印章”的标注
成文日期是公文生效的时间。成文日期以负责人签发的日期为准，成文日期必须使用汉字。联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准。行政机关的公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。公文不加盖印章应视为无效。联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章一般要盖在成文日期上，成文日期如何标注要依印章的位臵而定。
《公文格式》国家标准取消了标注“此页无正文”的做法。所作出的新规定是：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得
采取“此页无正文”的方法解决。行政机关制定公文要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。
8、关于“主题词”的标注
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。上行文应按上级机关制发的《主题词表》标注主题词；下行文、平行文应按本级机关制发的《主题词表》标注主题词。
（四）行政公文的行文规则
结合实际工作，我们应特别注意以下几点：
1、下级机关一般应按照直接的隶属关系而不要越级行文，以免打乱正常的领导关系。如遇特殊情况或紧急事宜必须越级行文时，应当抄送所越过的机关。上级机关如有必要越级向下行文时，应当同时抄送受文机关的直接上级机关。
2、拟制涉及几个部门职权的公文，主办机关要主动与有关部门会商，取得一致意见后联合行文。联合行文的机关应当是同级机关。
3、平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知），不能使用上行文（如请示、报告等），也不能使用下行文。
4、要分清主送机关与抄送机关。向上级机关的请示，不要同时抄送下级机关。向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请示的问题，上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。