第二章 公文种类
第七条 适用于我矿的公文种类主要有：决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发日期等部分组成。
一、版头由发文机关全称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。
二、发文字号由发文机关代号、发文年度（使用六角括号）和发文顺序组成，标明于版头下方居中或左下方。
1、我矿上行文件编号：黑玉煤〔****〕***号（括号内为年份全称，括号后为文件编号）；下行文件编号：黑玉*〔****〕***号（括号内为年份全称，括号后为文件编号，均用阿拉伯数字，以下同）。
2、根据文件涉及业务性质和主办部门，我矿使用以下代号将文件予以分类管理：
综合类业务——办 生产经营管理业务——生 安全生产管理业务—安 机电管理业务——机
治安保卫业务——保 党务和思想政治工作业务——党 工会业务——工 团委业务——团
3、联合行文一般只标明主办机关发文字号，发文字号标明于版头的正中间。
6
三、文件下发前必须经负责人签字。
四、标题 由发文机关名称（带有发文版头的可省略）、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。标题中除法律法规名称和转发文件的标题加书名号外，一般不用标点符号。批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。
五、主送机关 公文的主要受理机关。主送机关的名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格打印。
安阳永安投资有限公司简称：永安公司
六、正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关的下方。正文中结构层次序数的标示方法如下：第一层次为“一、二、三??”；第二层次为“（一）、（二）、（三）??”；第三层次为“1、2、3、??”；第四层次为“（1）、（2）、（3）??”。
七、附件 公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称（如：附件：1、******），附件后不加标点。转发文件时，被转发文件即是正件，不能称附件，正文之后不需标注附件。
八、发文机关署名 应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。
1、上报公文和其它对外行文，不署名，只盖发文印章。 2、联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
九、成文日期 一般是会议通过或者负责人签发日期为准，位于
7
正文最后一页的右下方（右空4字）。
十、印章 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关印章，公文落款和加盖印章必须一致。印章上不压正文，下压成文日期，即印章中心线压在成文时间上。
十一、主题词 按上级机关的要求标注主题词，先标类别词，再标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，主题词一般不超过5个词组。
十二、印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
十三、公文从左至右横写、横排，公文用纸采用国际标准Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第九条 公文开头格式。我矿向永安公司行文抬头格式为：永安公司；向下行文抬头为：矿属各部室、部门；
第四章 收文办理
第十条 收文是指我矿收到上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办分送、传阅、承办、催办、收集、答复、归档和销毁等程序。
收文办理流程： 发文机关综合办登记填写公文处理卡综促合办办理催 签收 综写合拟办主办任意填见矿长批示意见按传领阅导公批文示 承办单位办理公文收集归档 销毁
8
我矿所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件部门（人）的封件外，凡写黑玉煤矿的封件、普通件，统一由综合服务办公室文秘人员启封、登记、分发，统一处理。
一、签收 文秘人员签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本部门相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。
二、登记 登记文件应将原文字号、来文部门、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。登记用笔墨应符合存档要求，登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。传真电文原则上应先复印，而后进行处理。
三、拟办 文秘人员将文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件用回形针别在一起交综合服务办公室主任填写拟办意见。
上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、出国考察等文件，由矿长阅示；同一个文件中包含两个以上领导主管的业务时，
9
由矿长阅示；矿长出差在外，可以在不影响工作为原则，根据实际情况提出拟办意见。
四、批办 文秘人员依据拟办意见将文件呈送领导人阅示，领导人在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。
五、传阅 文秘人员依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门，传阅主要做到以下几点：
（一）分清轻重缓急：如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。
（二）掌握传阅范围：严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。
（三）文不横传：文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。
（四）认真检查处理：文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。 1、检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名； 2、检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；
3、检查传阅件有无缺损，附件是否完整；
4、检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求； 5、检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。
公文办理时限：“加急件”随到随办；“急件”一天内办理完毕或按来文要求的时限办理完毕；一般需办复的公文，应在三天内或最迟
10