取文人应及时将文件交给本部门负责人，不得拖压和擅自处理文件，注意保密，不得随意传播文件内容。
（三）因公文分发完毕后，收发室人员应将《发文登记表》交办公室文秘人员保存。
（四）需要报寄出的公文由综合服务办公室负责办理。
九、收集：发文资料收集范围包括：文件正文、文件底稿、文件清样、文稿附件、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等，发文资料的收集要做到齐全完整、主动及时、宁宽勿窄。
第十六条 加盖矿公章的各类上报、下发文字性材料，综合服务办公室必须留存。
第十七条 矿属各科室、各部门一般不直接对我矿的上级部门请示或报告工作。如确实需要时，其文件应经矿审查同意，并经综合服务办公室备案后再行上报。
第十八条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时报送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。
“请示”与“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请示批示或批准的事项。请求上级机关批转或者发文的事项，应当在“请示”中说明发文依据、理由、并附代拟文稿。
第十九条 与不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请示批准，或者向不相隶属的来文机关答复请示批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。
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六 公文管理
第二十条 归档管理按照《安阳永安黑玉煤矿有限公司档案管理办法》执行，个人不得保存应当归档的公文。
第二十一条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第二十二条 质量体系文件管理：
一、综合服务办公室负责每年公布一次最新状况的“有效文件清单”，各部门依据此清单对照本部门正在使用的文件确定是否为有效文件。
二、各部门要明确质量体系文件管理责任人，使其具有可追溯性、责任落实到的人，建议部室负责人亲自管理此类文件。
三、作业规程类文件，由各部技术员管理。在每次新的作业规程审核完毕加盖受控章时，各部技术员到综合服务办公室加盖受控章，识别旧的作业规程是否在用并签字作出标识（如不用作出作废标识）。
第二十三条 各部室、各部门文件管理
一、各部门应妥善保管和使用文件，防止污损、丢失。文件可以用纸张、软盘、光盘、磁带等形式保管，有备份要求的应作好备份。
二、各部门要明确文件管理责任人，使其具有可追溯性、责任落实到的人，建议各部室负责人亲自管理各类文件。
三、文件使用者和保管人调离时，应做好文件的移交记录工作。 四、经新发文件明确的或经文件评审会认定的作废文件，由办公室文秘人员在矿受控文件清单上填写作废日期和作废原因。并及时通
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知使用部门和使用人，由各部门文件保管人员自行销毁。
五、作废的文件可允许销毁，销毁时，由文件起草部门作出原文件作废标识，此文件自行作废。各部门文件管理人员自行销毁。综合服务办公室文秘人员在受控文件清单上填写文件作废标识，存档备查。
六、综合服务办公室将定期或不定期检查各部门的文件管理工作，检查内容如下：
（一）矿下发各类红头文件是否保管齐全；
（二）受控文件是否按照ISO9000认证要求进行管理； （三）为检验矿上的精神是否及时传达下去，各部门必须有职工学习文件的签字记录；
4、在检查各部门的文件管理，发现文件管理不合格的部门将在早调度会进行通报并限期整改；
第七章 附则
第二十四条 本办法如有与上级有关规定不相符的，以上级有关规定为准。
第二十五条 本办法解释权归安阳永安黑玉煤矿有限公司。
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安阳永安黑玉煤矿有限公司
办公用品管理规定
为了规范永安黑玉煤矿办公用品管理，使黑玉煤矿办公用品的管理趋于完善化、合理化，特制定《安阳永安黑玉煤矿有限公司办公用品的管理规定》，请相关部室和人员严格执行。 一、办公用品的范围
1、电脑、打印机、复印机、摄像机、照相机、电视机、VCD、保险柜及消耗配件等；
2、传真机、空调、饮水机、吊扇、冷藏柜及其消耗配件等； 3、科技、管理工具书，报刊、杂志、地图、图书等； 4、沙发、茶几、地毯、窗帘、欢迎毯等；
5、桌、椅、文件柜、床、床上用品、脸盆、盆架、水桶、电话、茶杯、烟灰缸、清洁球、喷壶、痰盂、制图工具、玻璃台板、文件夹、档案盒、钟表、纸篓、台历、日历、胸牌、印刷品、印泥、计算器、灭害灵等；
6、书写用品、笔、墨、纸、笔记本、账本、橡皮、档案袋、图钉、订书机、胶水、刀片、胶带、曲别针、复写纸、铅笔刀等。 二、职责划分
1、综合服务办公室为矿办公用品管理部门； 2、综合服务办公室负责办公用品采购管理； 三、分类管理要求
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1、办公用品，由使用单位提出申请，再由综合服务办公室核实后，报经营矿长和矿长批准后方可配置，配置后，综合服务办公室建立管理台账，明确使用单位管理责任人。损坏、丢失要追究责任，并给予处罚和赔偿。 2、个人配置物品 （1）配置范围与更换年限
详见部室、区队办公人员办公用品配置标准。 （2）个人配置办公用品申请程序
个人提出申请 单位主管签字 劳资（政工）组手续齐全
综合服务办公室根据规定给予配备
（3）个人配置办公用品应在服务年限期满后给予更换，不到期者按原值的30％-50％进行赔偿，丢失的按原值赔偿，手续由综合服务办公室出具后到矿财务组交款，综合服务办公室见交款凭证后给予配置。
（4）个人配置办公用品在领用时，由领用人认真在库房检验，如属产品质量有问题，由综合服务办公室负责与供货商联系退货或进行更换。
3、大宗办公用物品管理规定
办公用品范围1、2、3、4项等有关办公物品按规定程序配置后，由使用人或负责人登记上卡片，并负责保管，如有造成损失、丢失，按原值的40％-70％进行赔偿，手续由综合服务办公室出具后，由责任人到矿财务组交款，综合服务办公室见收款凭证后，再按有关规定
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