不超过五天内办复。对需要研究或其它原因不能及时办复的公文，也要及时以书面或口头向来文部门说明情况。
六、承办 各部门（阅办人）按照指示阅办文件，各部门（阅办人）在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。承办部门接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。
七、催办 送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，综合服务办公室要负责催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
八、收集 文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。如果承办部门需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。文秘人员在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。收集存档的文件，文秘人员按上级来文、下级请示内容分类存放。
九、归档 办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。
第十一条 代表我矿外出参加会议带回的文件以及各部门直接收到的上级文件及资料，应及时送交综合服务办公室公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。未经综合服务办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。
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第五章 发文办理
第十二条 发文办理一般包括：拟稿、科室核稿、审核、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档等。红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、科室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。
第十三条 发文处理程序：科室（承办人）起草初稿——科室负责人审核——有关部门会签（需要会签的）——综合服务办公室核稿——分管矿领导会签——矿长签发——综合服务办公室统一编号、缮印、盖章、分发。
发文办理流程： 科室或承办人 拟稿科人室审负核责部门汇签 综合办核稿 分导管汇矿签领 矿长签发综合办统一编号、缮印、盖章综合办发放公文归档 注明此文件是新文件还是重新修订的文件，如果是重新修订的文件一定要注明发文字号、文件名、原文件是否作废等说明。
第十五条 发文办理
一、拟稿：拟搞应注意做到以下几点：
（一）符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，符合行业、公司和我矿的实际情况。
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第十四条 各科室在签发文件时，一定要在公文签发单附件栏上
（二）情况真实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应引用发文机关、标题，后引用发文文号，并加圆括号，例如：“按照《关于规范公文处理工作的通知》（永煤办字〔1998〕第173号）的要求??” （四）公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它必须用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。
（五）公文中应使用国家法定计量部门。在同一公文中，计量部门的表示要一致。
（六）用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并在圆括号中注明“以下简称××××”，字体规范。
（七）签发公文，应用钢笔、签字笔手写；草拟、修改公文可以批印。
（八）拟稿统一用稿纸手写或A4纸打印。
（九）起草文件的科室通过永安办公网的公文便签将定稿的电子文档发送到综合服务办公室文秘人员文档中。
二、核稿：各部门文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。在送交领导人签发之前，由综合服务办公室文秘人员对文稿的内容、体式、文字等进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。审核的主要任务是把好五关：
（一）行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。
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（二）内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否有的放矢、明确具体、切实可行；有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行；涉及其它部门或部门的问题是否已协商、会签。
（三）政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本部门已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。
（四）文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。
（五）体例格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。
三、会签：
（一）凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办部门应送有关部门负责人会签。
（二）在会签过程中，如意见不一致，主办部门应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。
四、签发：签发的一般原则是
（一）所有上行公文、下发公文，都必须由矿长签发。
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（二）已签发的公文，不准随意改动。
（三）签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。签发时用笔墨应符合存档要求。
五、编写登记：文稿经领导人签发后，应进行发文登记和编号，登记时应首先检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整，不能随意漏项或草率行事。《发文明细表》应包括以下内容：日期、编号、主送部门、标题、主办部门、主办人、签发人、主题词等。登记后将发文字号及打印份数填在文稿上，送打印室缮印。
六、缮印：缮印公文要注意以下问题：
（一）缮印公文要以签发的定稿为依据，不得有任何改动。如却有疑误之处，要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。
（二）缮印工作要精细，做到文面整洁、美观、装订合乎要求。 （三）缮印过程要保密，不得让他人随便翻阅文稿和印制的公文。 七、用印：严格按照《黑玉煤矿印章和签名管理制度》执行，用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。
八、发文：发文实行签字取文制度，具体程序是：
（一）收发人员收到文件后要及时登记文件名称、文号等有关内容，并立即电话（或其它方式）通知取文部门，取文部门在《发文登记表》签字。
（二）取文部门接到取文通知后，应及时派人领取并在记录上签字，
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