分支机构运营手册第二册
XX集团驻外分支机构审计管理制度
第一条 目的
规范集团所属驻外分支机构的经营管理活动，保证内部审计紧紧围绕企业经营风险的甄别、评估、控制和防范开展工作。
第二条 适用范围
适用于对集团所属驻外分支机构的内部审计。
第三条 职责
1、检查各驻外分支机构经营业务是否遵守合同法和相关法律制度。 2、检查各驻外分支机构对集团经营方针的贯彻、经营决策的执行、经营目标的实现情况。
3、检查各驻外分支机构的管理是否符合公司相关规章，是否存在内部舞弊行为。
第四条 定义
1、内部审计：内部审计是指组织内部的一种独立客观的监督和评价活动，通过审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性、有效性来促进组织目标的实现。
2、驻外分支机构内部审计现阶段的工作目标是通过检查经营、管理信息的真实、合理、有效，杜绝内部舞弊行为，并在一定程度上提供防范风险的保证，以协助该组织的管理人员有效地履行他们的职责。为此，内部审计将向他们提供与所审查活动有关的分析、评价、建议、忠告和资料。
第五条 工作程序 一、审计计划的制订
1、每年末由审计部根据当年对驻外分支机构的审计结果、发现问题及下年公司管理重点拟定驻外分支机构年度审计计划。年度审计计划应依据被审计单位的重要性、经营中存在风险性的大小等因素决定审计时间和频次，年度审计计划报集团领导批准后实施。
2、在外部、内部审计环境发生变化时，审计部应及时对年度审计计划做相应调整。
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二、审计实施
1、根据年度审计计划，确定被审计单位后下达《内部审计通知单》，内容包括：审计日期、审计事项和审计人员等。
2、到达驻外分支机构现场召开内部审计首次会议并对有关情况和问题进行初步了解，同时检查上次审计中不合格项及审计意见的纠正落实情况，由审计组长具体确定审计范围、内容、时间进度和人员安排。
3、驻外分支机构应保证及时提供必要的审计资料（驻外分支机构的岗位设置、合同资料、存货登记账簿及相关管理制度等）。
4、审计实施范围
（1）经济合同审计。经济合同是企业法人与外界联系的经济纽带，是企业进行经济活动的法律依据，关系到企业的切身利益。对经济合同的合法性、合规性和效益性的审计，是内部审计工作的重要审计项目。经济合同的审计包括对经济合同的合法性、合规性和效益性的审查；与客户核对合同的执行情况；检查超期欠款合同的确认函完成情况；审查从合同签定到售后服务过程中有无损害公司
利益的舞弊及违法行为，以维护公司的信誉和合法权益。
（2）存货管理审计。驻外分支机构存货管理分为记账设备和技术服务维修、更换设备。未设中转库的驻外分支机构应有固定、封闭的独立空间存放存货；出入库登记记录和账簿是否健全；长期闲置不用的设备是否及时退回公司销账；驻外分支机构每月应进行一次库房盘点，并及时与公司相关部门核对；对审计盘点期间发现的驻外分支机构库存与公司记账之间的盘亏差额，予以处罚。
（3）资产管理审计。检查驻外分支机构低值易耗品和固定资产的完好性和现使用状态，有无丢失、损毁等现象；盘点固定资产是否与公司记账数量相符。
（4）印章管理审计。驻外分支机构印章应依据集团相关印章管理制度管理。驻外分支机构刻制印章必须经销售管理中心（机构发展中心）审核，报公司总裁批准后依据驻外分支机构印章的标准模式刻制；刻制印章后应立即把印模报公司备案登记；驻外分支机构必须建立印章使用登记制度，并严格遵照印章使用范围使用印章。对于驻外分支机构私刻印章、超范围使用印章行为，公司将严肃处理，有违法行为的送交司法机关处理。
（5）内部管理审计。检查驻外分支机构在日常经营、管理工作中是否依据
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公司的营销、物流、技术服务、人力资源等相关管理制度执行。驻外分支机构留存合同纸数量应该与公司记账数量相符，合同纸领用应有登记；抽查收货回执单、发票签收单是否完整；是否有克扣工资、员工兼职、冒领工资等违纪现象。
（6）交谈审计。审计人员要与驻外分支机构业务、技术、内勤人员单独进行交谈审计。了解驻外分支机构差旅费、电话费、业务提成等标准是否相对合理；掌握各岗位员工对驻外分支机构经理及公司相关部门的意见和建议；使审计工作成为驻外分支机构与公司总部之间沟通的桥梁。
（7）物流中转库审计。在驻外分支机构审计期间，对设在当地的中转库依据物流部中转库管理制度审查中转库的服务、流程、管理是否符合相关制度规定。
三、“不合格项/建议”项的开具
1、审计人员应将发现的现实或潜在的问题填写在《内部审计不合格项/建议报告单》，同时由被审计方填写“纠正与预防措施”。
2、对于一般性的《审计不合格项》应直接送达部门经理或直接经办人，及时就地改进问题；对反映重大审计问题的《审计不合格项》，应在报送集团领导并对“纠正与预防措施”的批示后方可要求责任人做出改进；对于审计期间发现的驻外分支机构舞弊或违法行为应第一时间上报公司领导，以便及时处理解决。
3、审计人员将对‘不合格项/建议’的改进情况进行跟踪。 四、审计报告
1、审计人员在现场审计工作完成后将编写审计报告（待审稿），对审计结果进行汇总。
2、审计结果的内容应详实可靠；报告中的审计意见及建议部分应使用正面而非责难性的措辞，重点放在问题产生的原因和可能造成的影响、改进的可能性和改进措施。
3、在集团领导对审计报告（待审稿）进行审核批准后，以正式报告形式下发被审计方。
第六条 被审计方的反馈
鼓励各驻外分支机构（被审计方）对审计人员及内部审计工作提出意见和建议。
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XX集团客户接待管理制度
分支机构运营手册二 制度建设 1 目的
为规范公司来访客户接待工作，做到职责明确，分工合理，提高客户接待工作的效率和效果。 2 适用范围
本制度适用于来访客户的接待工作管理。 3
职责
3.1 营销中心负责各分支机构来访客户的审批；
3.2 集团行政部、安全技术公司客户服务部负责来访客户的具体接待。 4 定义 5
工作程序
5.1 客户接待的申请
5.1.1分支机构应根据业务拓展的实际需要，本着促进销售、宣传公司形象、控
制成本的原则安排有关客户到公司考察。安排客户来访应填写《客户来访申请表》，写明来访单位、来访目的、工程项目名称、考察地点、接待要求等事项。 5.1.2申请表由分支机构负责人签字后传真至营销中心，报营销中心总经理审核、营销副总裁批准。
5.1.3集团各部门/中心来访客户的来访申请表经部门/中心总经理签字后，报主管副总裁审批，重要客户需报总裁审批。
5.1.4对上报的客户来访申请，审批部门必须在1日内（含节假日）做出批复，不得因故拖延。审批时应对该批客户是否接待、接待规格、主管领导等事项严格把关，最大限度降低公司的接待成本。
5.2 客户接待程序
5.2.1分支机构来访客户申请经审批后，由营销中心视具体情况批转行政部、安全技术公司客户服务部执行接待任务。
5.2.2对直达秦皇岛不在北京中转的客户，由营销中心将审批后的接待申请表传真至安全技术公司客户服务部，由安全技术公司客户服务部安排具体接待事宜。 5.2.3对到北京考察或经北京中转至秦皇岛的客户，由营销中心将审批后的接待
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申请表交至行政部，由行政部负责安排具体接待事宜。
5.2.4集团各部门/中心来访客户申请经审批后，可直接送交行政部，由行政部负责安排具体接待事宜。
5.2.5对在北京地区考察的客户，集团行政部负责安排接站、住宿、用餐、行程等事项；对在北京中转至秦皇岛，或从秦皇岛经北京中转返程的客户，行政部、安全技术公司客户服务部分别负责北京段和秦皇岛段的接待工作，并相互做好协调、配合、衔接工作。 5.3 费用核销
5.3.1分支机构来访客户的接待费用由行政部、安全技术公司客户服务部定期汇总，经营销中心总经理审核后，计入营销中心业务成本。
5.3.2集团各部门/中心来访客户接待费用经汇总、审核后分别计入接待主办部门成本。
5.4 客户跟踪和反馈
5.4.1为了有效掌握来访客户对接待工作的满意度及合同签订情况，检验接待效果，及时调整和改善接待工作，应建立对来访客户的跟踪和反馈制度。 5.4.2分支机构来访客户由提出接待申请的分支机构负责来访客户的跟踪和反馈，并及时呈报营销中心。营销中心应对跟踪和反馈情况进行汇总和分析，并提出改进建议上报公司领导。
5.4.3集团各部门/中心来访客户的跟踪和反馈由提出接待申请的部门/中心负责。
6 本办法由行政部负责解释。
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