安徽华夏监理公司
质 量 手 册
AHJQMS 01-2002 修改状态：A/0 共 5 页 第 1 页
4.2 文件要求
4.2 文件要求 4.2.1 总则
4.2.1.1 公司的质量管理体系文件主要包括：
1、质量方针和质量目标； 2、质量手册；
3、质量管理体系程序文件；
4、公司为确保过程的有效策划、运行和控制所需的文件，如规章制度和管理办法等；
5、GB/T 19001—2000标准和质量管理体系文件所要求的记录。 4.2.1.2 文件编写的基本要求：文件规定应与实际运作保持一致，应随着质量管理体系的变化及质量方针和质量目标的变化及时修订质量管理体系文件，定期评审，确保其有效性、充分性和适宜性。 4.2.2 质量手册
4.2.2.1 质量手册的编写要求：质量手册向公司内部或外部提供关于质量管理体系的基本信息，用以对公司的质量管理体系作出纲领性和概括性的描述。应规定公司质量管理体系的范围，以及质量管理体系过程之间的相互作用。
4.2.2.2 质量手册通常引出相应文件的程序，程序文件是质量手册原则性要求的进一步展开和细化。 4.2.3 文件控制
4.2.3.1 公司制定并执行《文件控制程序》，以确保与质量有关的所有依据性文件处于受控状态，从以下几方面得到控制：
1、文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的； 2、必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；
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3、确保文件的更改和现行修订状态得到识别； 4、确保在使用处可获得适用文件的有关版本； 5、确保文件保持清晰、易于识别；
6、确保外来文件得到识别，并控制其分发；
7、防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。
4.2.3.2 质量技术部负责质量手册、程序文件和支持性管理文件的编制、更改；综合部负责质量手册、程序文件和支持性管理文件和外来文件的归档、发放和管理；各部门负责本部门与质量有关的管理文件的编制和管理。
4.2.3.3 文件的编制、审批和发布
1、质量手册、程序文件由质量技术部组织各部门编写，由总经理批准后发布；
2、支持性管理文件由质量技术部组织有关部门编制，经质量技术部经理审核，由总经理批准后发布；
3、技术文件：投标大纲由市场部组织编制，市场部经理审核；监理规划、工程质量评估报告和监理工作总结由项目监理部编制，由质量技术部审核；均由总工程师批准后发布；
4、其他与质量有关的管理文件，由文件相关编制部门的负责人审核，经总经理批准后，由综合部编号、发布；
5、外来文件由综合部收集、登记并按需要向公司有关部门或人员发放。
4.2.3.4 文件的发放
1、文件的发放范围由文件编制部门确定，由综合部编号、登记、发放。
2、发至公司内部与质量有关的文件均为受控文件，发给认证机
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构的质量管理体系文件也为受控文件，加盖“受控”印章。发给顾客的文件为非受控文件，管理者代表审批后编号发放。 4.2.3.5 文件的管理
1、综合部负责文件的建档、保管、发放工作。归档文件的保存期限按有关规定执行。公司有关部门负责本部门文件管理；各部门要防止文件受潮、损坏、变质或丢失。
2、查阅、借阅文件时应履行相应手续，借阅的文件要按期归还。 3、作废的和超过保管期的文件，由综合部负责收回，经管理者代表批准后统一销毁。
4、为积累知识作为资料保存的失效文件，由留用部门提出申请，经综合部部长批准，加盖“失效保留”章，由申请留用部门保管。
5、文件复印件由综合部加盖“受控”印章或文件批准人签字，否则复印件无效。
4.2.3.6 文件的更改、作废
文件修订或更改时，由原编制部门提出申请，由原审核部门和人员负责审核、批准。文件的更改经审批后，由制发部门组织更改。文件的更改采用划改、换页和换版方式。
4.2.3.7 每年3月质量技术部负责组织对公司所使用的现有质量管理体系文件的有效性进行评审，各部门结合平时使用情况进行评审，必要时按照《文件控制程序》的有关规定予以修改。 4.2.4 记录控制
公司制定并执行《记录控制程序》对记录进行控制，为证明监理服务符合规定的质量要求，证明质量管理体系有效运行提供证据。 4.2.4.1 质量技术部负责指导各部门建立、标识、保存和管理有关记录，综合部负责记录的归档管理。与质量管理体系运行有关的所有部门，均应按要求妥善保管好有关的记录并及时向综合部归档。
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4.2.4.2 记录的范围：质量管理体系文件中规定提供的记录，以及在质量管理体系运行中形成的其他记录，也包括来自供方的记录。
记录分类有各项管理记录、各项操作记录；各种监视和测量记录和各种报告等。 4.2.4.3 记录的填制：
所有记录应字迹清晰，内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确。质量管理体系运行记录要及时填写，并应随时整理，不得后补、伪造。记录一经填写完成，不得涂改。 4.2.4.4 记录印制的规定：
各程序规定的记录表格及各部门自用的记录表格由综合部联系印刷，统一编号备案。 4.2.4.5 记录的标识
各质量管理体系程序规定的记录的编号与相关的质量管理体系程序文件相对应；各种记录应在表格的右上方标识顺序号。
质量活动中形成的声像记录如磁带、照片及软盘等，在其包装上标识该记录的名称内容、制作时间、制作人等相关信息。 4.2.4.6 记录的收集、贮存和归档
各记录保存的责任部门负责收集和管理本部门形成的记录，并进行分类汇总，立卷保管，按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。
各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮等工作。 每年3月底前，各部门将上年的记录（未竣工移交的工程监理资料除外）向综合部归档，综合部按记录的编号分类归档。 4.2.4.7 记录的查阅、借阅
本公司人员查阅、借阅记录时，必须经记录管理人员同意。查阅、借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持其完整和清洁。
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顾客查阅记录时，经综合部经理批准后，方可办理查阅手续。 出于法律证实、处理质量纠纷或由于其他目的需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人向综合部办理借阅手续。 4.2.4.8 记录的处置和销毁
记录保存期限按有关规定执行。如超过保存期限时，由综合部经理确认无利用价值，隔离存放半年以上后，由综合部资料员执行销毁，综合部经理监销。