酒店经营管理总经理室SOP手册
四、档案管理制度
1． 随时收集各部门办理完毕的文件(含会议文件)，资料按“条款类目”分别存放，翌年经
检查齐全后，整理立卷归档。
2．文件整理原则：
1)制定一套能充分解决酒店文件记录保存问题的档案制度。无论归档方法是按字母顺序排列，按题目类，还是按地区、时间等形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目。
2)每天都要进行清理归档，以免资料堆积。
3)熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度。
4)每年要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料。
5)准确地做好文件索引，以便于查找。
6)归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便要归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目查找。
7)立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复放在一起；卷内页号一律在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。
3. 案卷厚度一般在1．5公分至2公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小摺叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；案卷标题要标明作者、问题或名称．文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。
4．根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编页号、拟写案卷标题、填写案卷封面、
确定保管期限、装订、案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。
5．案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，每个箱要编上顺序号及注明存放
案卷年号与卷号。
6．注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
7．每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保
档案的安全。
8．对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，
确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。
9. 销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
五、档案文件借阅规定
1．借阅档案(包括文件、资料)，必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅；秘密级以上的档案文件须经酒店相关领导批准方能借阅。
2．案卷不得借出，只供在档案室阅；未立卷的文件及资料可借出。
3．借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
4．借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法追究当事人责任。
5．借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
6．外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不能带离档案室。，应经总经理同意。
7．外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意；对摘抄的材料要进行审查、签章．