沉淀核心知识 规范档案管理
——金蝶集团档案管理系统解决方案
金蝶软件（中国）有限公司
2006年10月
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目 录
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档案管理的基础理念介绍 _________________________________________________ 1
1.1
档案与档案行业 ____________________________________________________________ 1 1.1.1 档案的概念 ___________________________________________________________________ 1 1.1.2 与档案相关单位及组织结构 _____________________________________________________ 1 1.1.3 档案的来源 ___________________________________________________________________ 2 1.1.4 档案的基本特点 _______________________________________________________________ 2 1.1.5 档案的基础性质 _______________________________________________________________ 3 1.1.6 档案的基础术语 _______________________________________________________________ 3 档案的分类与组织结构 ______________________________________________________ 4 1.2.1 档案的种类 ___________________________________________________________________ 4 1.2.2 全宗内电子档案的分类 _________________________________________________________ 4 1.2.3 全宗实体分类方案 _____________________________________________________________ 5 1.2.4 全宗内档案的组织结构 _________________________________________________________ 5 档案的管理过程 ____________________________________________________________ 6 1.3.1 档案收集 _____________________________________________________________________ 6 1.3.2 档案整理 _____________________________________________________________________ 8 1.3.3 档案鉴定 _____________________________________________________________________ 8 1.3.4 档案保管 _____________________________________________________________________ 8 1.3.5 档案统计 _____________________________________________________________________ 8 1.3.6 档案检索 _____________________________________________________________________ 8 1.3.7 档案利用 _____________________________________________________________________ 9 1.3.8 档案编研 _____________________________________________________________________ 9
1.2
1.3
2 企业电子化档案管理的需求分析 __________________________________________ 10
2.1.1 2.1.2
传统档案管理模式存在的主要问题 ______________________________________________ 10 企业对电子档案管理的需求 ____________________________________________________ 10 多组织全宗管理——满足集团化管理需求 ________________________________________ 11 档案规则自定义——满足个性化管理需求 ________________________________________ 11 档案功能全面性——满足专业化管理需求 ________________________________________ 13 组卷模式自由选——满足不同时期的档案管理模式 ________________________________ 13
3 金蝶档案管理系统解决方案的主要特点 ____________________________________ 11
3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4
4 金蝶档案管理系统主要功能介绍(基础应用部分) ____________________________ 14
4.1 4.2
文件管理 _________________________________________________________________ 14 档案管理 _________________________________________________________________ 15 4.2.1 文书档案 ____________________________________________________________________ 19 4.2.2 会计档案 ____________________________________________________________________ 19 4.2.3 基建档案 ____________________________________________________________________ 20 4.2.4 房产档案 ____________________________________________________________________ 20 4.2.5 科研档案 ____________________________________________________________________ 20 4.2.6 设备档案 ____________________________________________________________________ 20 4.2.7 出版物档案 __________________________________________________________________ 20 4.2.8 合同档案 ____________________________________________________________________ 21 4.2.9 图书资料 ____________________________________________________________________ 21 档案查询 _________________________________________________________________ 21 4.3.1 简单查询 ____________________________________________________________________ 21 4.3.2 高级查询 ____________________________________________________________________ 22
4.3
4.4 4.5 4.6
档案借阅 _________________________________________________________________ 24 鉴定销毁 _________________________________________________________________ 25 档案报表 _________________________________________________________________ 26
5 金蝶档案管理系统主要功能介绍(初始化设置部分) __________________________ 28
5.1
档案基础设置 _____________________________________________________________ 28 5.1.1 全宗设置 ____________________________________________________________________ 28 5.1.2 辅助字典管理 ________________________________________________________________ 29 5.1.3 实体分类管理 ________________________________________________________________ 30 档案门类管理 _____________________________________________________________ 31 5.2.1 门类设置 ____________________________________________________________________ 31 5.2.2 门类模板 ____________________________________________________________________ 34 5.2.3 列表设置 ____________________________________________________________________ 34 5.2.4 档号格式 ____________________________________________________________________ 35 5.2.5 归档设置 ____________________________________________________________________ 35 5.2.6 报表设置 ____________________________________________________________________ 35 档案权限管理 _____________________________________________________________ 42 5.3.1 用户级别 ____________________________________________________________________ 42 5.3.2 权限层次 ____________________________________________________________________ 42 5.3.3 权限设置 ____________________________________________________________________ 43
5.2
5.3
6 金蝶档案管理系统体系结构及运行环境 ____________________________________ 45
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4
系统体系结构 ________________________________________________________________ 45 服务器硬件环境要求 __________________________________________________________ 45 服务器软件环境要求 __________________________________________________________ 46 客户端环境要求 ______________________________________________________________ 46
企业电子档案管理系统解决方案
1 档案管理的基础理念介绍
1.1 档案与档案行业
1.1.1 档案的概念
? 微观概念：档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值
的文件与材料。
? 宏观概念：档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科
学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。
1.1.2 与档案相关单位及组织结构
与档案相关的单位关系图如下：
综合性档案馆 国家档案局 立档单位其它部门 立档单位上级单位 直接的行政管理 间接的行政管理 专业性档案馆 立档单位档案室
地方档案局 业务监督和指导 产品供应 档案信息技术硬件类供应商 产品供应 档案信息软件类供应商 （图）档案相关单位及组织结构关系图
? 档案局：档案业务监督和指导部门，属行政单位。
? 档案馆：集中存放社会上各单位的档案的单位，负责档案的收集和保管，属事业单位。包括
国家档案馆、地方档案馆、专业档案馆。
? 立档单位：产生档案的单位，一般都有档案集中保管的部门，大部分称为档案室，有的也称
为保密室或其它名称。
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