企业电子档案管理系统解决方案 存在各个机关、单位及个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有秩序地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，以实现档案集中统一管理的业务活动。
档案馆档案的来源主要有四种：现行机关档案、撤消机关档案、征集历史档案和档案馆间交接的档案。在此，我们只讨论与立档单位有关的现行机关档案的移交进馆工作。
? 档案移交及接收要求
? 进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。
? 进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案。各立档单位应按照鉴定档案
的有关标准，科学的划分档案的保管期限，并将其中具有永久或长期保存价值的档案，在本单位保存若干年后向有关档案馆移交。
? 与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交。不同的接收单
位可能对接收的内容有具体的规定，一般要移交的内容有：档案实物、移交清册、全宗历史情况、立档单位历史情况、立档单位进馆历史情况、全宗历史考证、分类方案、保管期限表、案卷目录（一式两份或三份），以及其他档案目录等。对于移交内容在计算机辅助管理系统中应移交出档案目录数据及电子原文，并对移交内容进行记录，而接收端应可以自动的接收目录数据及电子原文。
? 清点核对。即移交与接收双方根据移交的清册与目录进行核对。
? 移交清册：用于记录移交与接收双方信息及所移交案卷相关信息的清单。
? 移交清册内容应包括：移交单位、（移交单位）经办人、接收单位、（接收单位）经办
人、移交年度，以外还有（案卷）移交明细表。移交明细表中内容包括：案卷目录号、案卷题名或组织机构名称、所属年代、移交（接收）原因、移交（接收）日期、总案卷数量小计、永久案卷数据小计、长期案卷数据小计、备注等项。 ? 移交清册的格式见附录（…）。
? 移交清册明细表中的内容应直接查询得到，而不用用户输入，但可以让用户进行修改。
? 全宗历史情况：记录某全宗的历史情况和全宗历次进馆的明细情况，两者的关系是主从关系。
? 历次进馆明细情况的内容包括：进馆时间、档案所属年代、总档案数量小计、永久档
案数量小计、长期档案数量小计、累计卷数、累计米数。
? 全宗历史情况的内容包括：全宗名称、全宗号、全宗名称变化和起止时间（用文本串
记录）、档案初次入馆时间、档案存放库房号、对历次进馆档案质量和完整情况说明。 ? 全宗历史情况表的格式见附录（…）。
? 立档单位历史情况：
? 记录立档单位的历史情况，包括：单位名称、建立年月、初建时名称、领导成员姓名
及党政职务、内部机构名称、人员编制数、实有人员数。 ? 立档单位历史情况表的格式见附录（…）。
7
企业电子档案管理系统解决方案 1.3.2 档案整理
档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别、对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。我们通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理。
1.3.3 档案鉴定
档案的鉴定工作应当包括两个方面的内容，即鉴定档案的保存价值和鉴定档案的真伪。目前，在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作就是鉴定档案的保存价值，因此，当前档案界人士统称的档案鉴定工作指的主要就是鉴定档案的保存价值的大小。那么，给档案价值鉴定工作下个完整的、科学的定义就是：档案保存价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值、确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。它是档案管理工作中一个独立的环节，是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。
1.3.4 档案保管
维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务，从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，更是档案保管工作的中心任务，这是因为档案保管工作这个环节，是实现维护完整与安全的重点环节和主要手段。从实质上讲，档案保管工作，也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。
1.3.5 档案统计
档案统计工作，是用表册、数字的形式，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行登记、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现状及其一般规律的一项档案业务工作。档案统计工作的基本任务，就是要对档案和档案工作的发展情况进行登记、统计调查、整理和分析，提供统计资料，实行统计监督。
1.3.6 档案检索
档案检索有广义与狭义之分。狭义的档案检索是指利用各种检索工具，从各种角度查找利用者所
8
企业电子档案管理系统解决方案 需档案的过程。广义的档案检索则是指存贮档案信息线索和利用检索工具查检所需档案的全部过程。我们这里研究档案检索是从检索的广义概念出发的，即档案检索包括档案存贮和档案查检两个具体过程。
1.3.7 档案利用
档案开发利用工作，就是档案工作者将本馆（室）及其他单位所收藏的静态的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，满足社会需要的一项档案业务工作。
1.3.8 档案编研
档案编研工作，是以馆（室）藏档案文献为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容，满足社会利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。
9
企业电子档案管理系统解决方案 2 企业电子化档案管理的需求分析
2.1.1 传统档案管理模式存在的主要问题
传统手工维护的档案管理模式，档案资料长期仅仅以纸张、照片等形式保存档案，会带来许多不必要的风险和麻烦，归纳起来主要表现在以下几方面：
? 纸张经常翻阅会产生破损，保管不当会出现字迹衰减、变质、腐烂等问题。通常情况下纸
张寿命的保管年限在10至15年，大多情况下不能达到档案的保管要求。
? 信息利用渠道不畅通，有时在需要某一档案材料时，因不便或是因不知档案索引条件而无
法取到已有的重要信息，影响了信息利用的积极性，造成资源相对浪费。
? 档案利用时常发生突出，档案资源不能共享，而因信息的唯一性、不便共享性而妨碍了工
作的顺利进行。
? 纸质档案自产生后需经常进行手工归集、整理、分类、装订、建档等十分繁琐的工作，并
且原始档案的管理、存放需要大量的人力、物力和空间。
2.1.2 企业对电子档案管理的需求
? 历史档案逐步进行数字化，可以按照国家档案管理规范进行电子化管理。
? 组织单位本部及下属机构的员工能通过网络查阅利用有关的档案资料数据，包括以往历史
档案资料和科技期刊。
? 能快速安全地保存海量的案数据，可迅速查阅档案，有完善的查询权限管理机制和其他安
全保障机制，为领导和各部门提供网上文件档案资料的查询和利用。
? 在协同办公平台系统或其它系统中业务过程产生的电子文档数据自动归档，形成数字资源
中心，实现所有机构部门档案的自动归档，高效统一管理。
10
企业电子档案管理系统解决方案 3 金蝶档案管理系统解决方案的主要特点
3.1.1 多组织全宗管理——满足集团化管理需求
集团企业由于办公场地分散，往往存在由各地分公司自主管理档案资料的需求，但集团档案管理部门又需要实时了解下属机构的档案业务情况。通过多全宗的维护、分级别分部门的权限分配，可以实现总部集中掌控、分部各自管理的集团档案管理需求。
? 全宗档案管理员
全宗档案管理员需要对各部门的不同门类、不同载体的档案进行科学有效地管理，实现档案的综合利用。包括定义符合档案工作标准的案卷目录、卷内文件目录、案卷封面以及备考表，各种类别档案的档号格式，对组卷后需要重新整理的案卷，进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整，对已组卷档案的案卷号、卷内页号、件号等序号进行修改等。
? 部门（下属单位）档案管理员
部门档案管理员负责整个部门档案的管理工作，包括录入、整理、调整和原文管理。但只能对本部门或允许范围内的数据进行档案管理，不能对其他部门档案进行管理，除非经过档案系统管理员授权，如会计部门档案管理员只能对所有会计部门的档案进行管理，而不能对其他部门的档案进行管理。
3.1.2 档案规则自定义——满足个性化管理需求
? 档案实体分类自定义
按照国家档案管理规范，系统内置了文书档案、会计档案、房产档案、声像档案、科技档案、设
11