学校一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管；凡是在短时间内对本校有参考利用价值的，列为短期保存。
五、档案的管理、保管与利用
1、档案室的库房应坚固安全，并加强防光、防尘、防虫、防火、防盗工作。 2、案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图。
3、建立健全案卷，以积累案卷的立卷说明方案，鉴定报告，交接凭证检查记录等材料。
4、定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，作好记录，发现问题及时向分管领导汇报。
5、建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定利用范围，规定不同的审批手续。并严格履行查阅、借用手续。
6、借阅档案，必须填写“借阅档案证明单”，经领导同意签字后，方可借阅，借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借阅人不得泄密、遗失、涂改和污损、违反规定者，按有关规定予以处理。
六、鉴定、销毁和移交
1、档案的鉴定工作在校长的领导下，由档案鉴定小组定期实施鉴定工作，确定保管期限和密级，编制销毁清册。
2、鉴定工作结束后，鉴定小组应写“档案鉴定工作报告”。
3、在学校形成的种类永久性档案，保管二十年后，连同“案卷目录”（一式三份）和有关检索工具一并向上级档案部门移交。
七、档案管理办法的执行
1、学校档案管理由校长全面负责，学校办公室具体管理，校办主任负责检查、督促各科室档案管理和上交工作。
2、各科室领导负责本科室档案工作，每个科室必须由负责人指定专兼职档案
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管理员（档案管理网络员），按要求做好档案管理工作并按时向学校移交应该移交的档案。
3、每一学年由校长牵头，对全校档案管理进行一次检查评比，表彰先进，纠正存在的问题。
第五节 公文管理制度
公文是传达党和国家以及上级主管部门方针、政策、布置学校重要工作，发布学校规章制度的一种重要工具，必须认真做好公文的管理工作。
一、行文原则和范围。
1、向上级机关或业务主管部门的请示、报告；工作联系；转发上级机关的重要文件；全校工作计划，总结，任免校内干部；颁发、修改、废止学校规章制度；对师生员工奖惩决定；全校性重大问题的通报等，均以学校名义行正式文。
2、各科室不得越级行文请示问题。
3、向上级机关的请示，在未得到批复前，一般不抄送下属单位。 4、向上级行文，一般应用组织名义，不要报送上级领导个人。 5、学校党政工团应分开行文。
6、学校正式文件、函、便函、情况简报，均须由拟稿人定准密级和保密期限以及主题词，由校办主任审核。凡应确定密级而又未确定或应标引主题词而未标引的公文，办公室不安排打印、不编号、不盖章。
二、公文拟稿、审批程序。
1、以学校名义报上级机关、业务主管部门的公文，下发校内各科室的公文，根据其业务内容，由相关科室拟稿。
2、科室草拟的文件，一律送校办复核；并由校办呈送有关校领导审批签发。若需有关科室会签的，应先会签，然后送校办复核，再送校领导审批签发。
3、凡已向全校部署了的工作一般不另行文；会议文件一般不重发；可发可不
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发的文件，坚决不发。
4、经领导签发的公文，原则上不得改动，如须删改，须经原签发人同意。 三、公文的处理。
1、凡收到的一般公文，登记编号后由校办主任批办，重要文件由办公室呈送主管校领导阅批后，按照职责分工送有关科室办理。
2、各科室对来往文件要有专人负责，进行登记、编号并妥善保管。
3、需要答复和急办的公文要力求迅速处理，校办要单独登记，注明承办科室，要求完成日期等内容。校办主任要负责检查、催办，防止漏办和延误。办理完毕，校办应填写完成情况和日期。
4、发出的公文和归档的公文要加盖公章。 四、贯彻执行。
公文管理制度由学校办公室负责贯彻执行，并定期检查全校各科室执行情况，将检查结果向主管校领导汇报。
第六节 学校印章管理规定
1、凡以学校名义发出的正式公文，送校长签发后方可打印盖章。
2、以学校名义发出的一般便函，由各科室负责人签字后，送校办盖章。重要的便函，如涉及本校经济、规划、生源等，需经校领导批准签字后，方可送校办加盖校章或换取校函。
3、各科室因公出差的教职工，需持科室负责人签署的便函并加盖科室印章后，到校办换取学校的对外介绍信。
4、个人需学校出具证明者，由本人先写书面说明，经科室负责人签注意见（学生由学生科长签字），校办主任审核后，方可加盖校章或出具证明。
5、因工作证、学生证遗失而又需取款或包裹者，需经主管科室（学生经学生科长）签注后，方可送校办盖章。
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第七节 保密制度
为认真贯彻国家保密法，切实做好学校保密工作，结合学校实际，制定如下保密制度。全校干部和师生员工应自觉遵守，确保党和国家机密的安全。
一、文件、资料保密。
1、凡中央、省、市、上级主管部门下发和转发的秘密、机密、绝密文件、资料、刊物，一律由学校机要员负责签收、登记、编号。任何其他人员未经批准不得私自签收和拆封。
2、文件必须严格按照规定的范围阅读的传达，严格办理阅文手续，不得自行传阅。机密和绝密文件要按规定及时清退。
3、密级文件不得摘抄、复制、翻印，如因工作需要，必须经校领导批准。复制的文件要同正文一样进行登记，并履行借还手续。
4、领导阅批处理文件要注意妥善保管，不得将文件带出办公室。办公桌上不得随意放置密级文件和资料。
5、凡因工作需要携带密级文件和资料外出，必须经校领导批准。并进行登记。调动工作的干部、职工，在调出前必须将个人使用的各种密级文件、资料全部如数交回有关部门。
6、密级文件一定要存放在利于保密的地方，并做到定期检查。如有丢失，必须及时查找并报失。
7、严格执行文件归档制度。销毁密级文件、资料，必须登记造册，经领导审批后送指定地点销毁，销毁时要有机要干部监督。
8、文秘人员，必须政治上可靠，忠于职守。文秘人员要严格履行保密职责，确保党和国家的机密安全。
二、会议保密。
1、召开各种涉密会议，须明确规定参会人员的范围及条件。
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2、涉密会议前，主持要向参会人员宣布会议保密事项和纪律。 3、注意涉密会议的隔音装置，防止泄密和窃密现象发生。 4、涉密会议会前应宣布可否记录，重要秘密会议一般不作记录。 三、通讯、印信、宣传保密。
1、不得在普通电话、信件中谈论党和国家机密，不得用平信寄送有密级的文件、资料。
2、对公章和印信必须严格管理，由政治上可靠的专人负责监印保管，确保印信安全。
3、任何人不得在空白纸上加盖公章和携带空白介绍信外出。
4、公章启用和作废均应登记留存印模，作好档案保存，作废公章要按规定缴回颁发机关封存或销毁。
5、对于党和国家秘密事项，不得公开宣传，各种形式的宣传稿件要经领导或有关部门审查。
四、档案保密。
1、严格遵守档案保密制度。对机密、绝密和一般文件要分开组卷、保管和编目，以避免密级混淆。
2、具有密级的档案材料一般只能在阅档查阅，未经批准不得抄录、拍照、描绘。确因需要借用的，必须经领导批准，并严格借阅手续，在规定时间内返还，不得转借他人。
3、查阅人事档案应经校长或书记批准，必须有两名共产党员同时在场。非党群众不得查阅人事档案。人事档案不外借。
4、档案管理员要加强档案室的安全防护，保管好档案室的钥匙，随时锁好门窗和档案柜。
五、贯彻执行。
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