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采购业务流程图业务管理中心销售及库存信息业务审核中心物流管理中心供应商采购合同否审核是否通过是是根据订单或合同发货采购计划否采购订单是进货入库确认进货票单否审核是否通过是审核是否通过收货 ? 流程描述
采购计划：业务管理中心采购部根据各分支机构的请货行为，综合考虑总库存以及销售预测等信息，生成缺货信息，采购部门根据缺货信息，选择相应的供应商，生成“采购计划”，根据“采购计划”下达“采购订单”；或者根据库存信息及销售状况预测，直接向供应商下达“采购合同”。
采购订单：“采购订单”的生成，既可以根据“采购计划”自动生成，也可以根据库存紧急缺货等情况人工维护生成。“采购订单”下达后，就是对缺货信息及采购计划进行了处理和执行。
进货票单：“进货票单”根据“采购订单”生成，，是在商品到达后开具的单据。“进货票单”的内容可以根据实际到货的内容进行修改；“进货票单”也可以不通过“采购订单”，直接维护生成；“进货票单”经审核通过后，作为库房验收的依据，审核不通过，返回，对“进货票单”进行修改、删除等处理。
进货入库单：“进货入库单”通过提取“进货票单”生成，对于没有订单的到货情况，既可以通过一步入库的方式办理入库，也可以通知采购部门补办订货单据，然后提取“采购订单”或“到货单据”生成。
对于到货数量与订单不符的情况，可以根据实际情况做适当的处理。如果到货数量少于订单数量，通常情况下可以按照实际收货数量验收入库，对于缺少的部分，既可以要求供应商补货，完成订单，也可以直接结案，不要求供应商补货；对于到货数量大于订单数量的情况，如果供应部门同意接收，就可以办理入库，不同意接收，就只能按订单的数量接收，多余部分办理拒收。
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1.4.3.2 流程优化
采购业务流程大体经过订单、到货开票、质量验收、入库等环节，为了对采购业务进行管理和监控，还需要在相关的节点增加审核控制环节。采购流程的环节过多，影响采购业务的工作效率，可能耽误正常的采购入库业务；流程过少、简单，虽然提高了业务效率，但是，却易于出现采购漏洞，供应商选择、品规、价格和数量的合理性难于控制，所以，各企业需要根据企业的实际采购业务状况，结合信息系统，制定适合本企业的采购业务流程，既能满足工作效率的需要，又能满足管理控制的需要。
用友时空KSOA系统，可以为企业制定个性化的采购业务流程，针对不同的供应商和实际业务可以并存多种采购业务流程，帮助企业优化业务流程。例如，采购业务既可以通过采购缺货计划、采购计划、下达订单、订单审核、入库、结算环节完成采购业务；也可以通过采购计划、订单、结算、入库环节完成采购业务，在订单环节通过系统设置监控点，由系统完成对采购商品数量和价格的监控，在入库环节对商品检验，不合格商品拒收，合格商品办理入库；还可以通过一步入库完成采购业务，等等。
1.4.4 采购计划管理
为了使采购行为更加科学合理，减少人为的因素，防止库存缺货和积压的现象产生，就需要采用信息系统的数据汇总、统计的实时性，及时了解公司所经营药品的库存周转率、药品销售趋势、各单位的药品库存状态、库存药品结构等信息，以及市场销售缺货信息，生成缺货计划，并据此制定和实施采购计划，及时补充库存药品，优化库存结构。
采购（缺货）计划主要根据两方面的条件生成：
? 手工登记缺货信息：销售员在接客户订单开票过程中，发现缺货，及时登记缺货信
息；销售员事后反馈、登记；供应商供应新品登记；
? 系统自动计算生成：主要根据现有库存量、月均库存量、库存下限、分支机构请货
等指标计算生成采购计划；或者根据现有库存量、销售预测、分支机构请货、产品ABC分类等信息生成；用户可以以库存低于下线补足上线生成、可以根据多日销售量生成、补足合理库存生成、按日均销量生成，也可以利用KSOA系统的平台工具制定适合本企业的个性化采购计划模型。
采购计划生成后，选择供应商，下达采购订单，采购订单下达后，采购计划执行即完成。 采购计划的生成和执行反馈，可以解决采购员查询库存商品不便、采购品种结构不合理、缺货信息传递不及时的现象，为采购员提供及时、准确的补货信息。
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1.4.5 采购业务管理、监控
为了实现对采购业务的管理和监控，可以通过多种方式实现，既可以在采购计划、订单、到货开票、结算等业务节点增加审核环节，通过人工监控采购业务，防止漏洞；也可以通过在系统中设置监控点，自动监控；或者，通过人机结合的方式管理和监控采购业务。
? 制定计划，从源头管理监控。通过系统对库存状况的分析和人工采集销售缺货信息，
生成缺货计划，并根据缺货计划制定采购计划，从而增强采购的计划性、及时性，避免商品采购数量的不合理，解决缺货和积压现象；
? 供应商的资信管理。通过系统对供应商的证照期限、经营范围进行管理，对近效期、
过期的证照进行警示和拦截，避免采购不合格的商品；
? 流程中增加审核环节，管理控制。审核人员可以通过审核界面直接查看历史采购价
格，调取采购商品的库存账，查看库存数量和历史采购情况，从而对采购业务进行审核；
? 通过系统对采购数量和价格进行控制。通过在系统中的设定，可以对不符合规定的
采购价格以色标或者弹出对话框的形式提示或者拦截；对于采购数量超出库存上线的业务，也可以通过色标或者弹出对话框的形式提示或者拦截；
? 库存的预警和报警提示。对于超储的商品，系统可以通过预警灯、滚动条的形式警
示，避免重复采购。
1.4.6 采购退货业务流程描述
根据GSP管理的规定，需要根据GSP退货通知，进行退货业务操作，整个操作流程经过退货开票、审核、GSP登记、退货出库等业务环节。
? 采购退货业务流程图：
采购退货出库业务流程业务管理中心进货退出票单业务审核中心退出票单审核物流中心否通过是采购退出出库确认 ? 流程描述
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当库房中的商品出现合同或协议中约定的退货情形出现后，业务管理中心采购部门经过整理汇总可退货商品后，根据协议与供应商协商退货。
进货退出票单：供应商同意退货后，业务管理中心采购部们开具“进货退出票单”。“进货退出票单”可以直接提取“进货入库单”生成，也可以人工维护生成。
进货退出票单审核：业务审核中心根据协议规定的内容，对“进货退出票单”进行审核，审核不通过，返回业务管理中心对“进货退出票单”进行修改、删除等工作；审核通过后，进入采购退出出库环节。
采购退出出库确认：经过各项复核通过后，物流中心与供应商办理退货手续，在系统中调取 “进货退出票单”进行“采购退出出库确认”。
退货出库业务完成记账后，生成相关的商品账和业务往来帐。
根据***药业的实际业务需要，可以利用KSOA系统提供的平台工具进行业务流程的修改，适应企业的经营管理需要。
1.4.7 采购退补价管理
当采购价格出现差异后，根据差异结果直接针对供应商开具采购退补价单据，对原采购价格和现采购价格进行确认、调整。
采购退补价单据生成确认后，系统调整库存商品金额和往来账金额，库存商品数量不发生变化。
? 账务处理流程图：
采购退补价账务处理流程物流管理中心商品会计中心业务审核结中心业务结算中心选择退补价商品否进货退补价票单进货退补价执行单进货入库单审核是否通过是货位商品账页购进往来账页 第 11页共 58页
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? 流程描述：
进货退补价票单：商品会计中心根据进货订单与实际结算的价格产生的差异，可以直接提取“进货入库单”或者手工选择退货补价商品，对“进货退补价票单”进行维护。
进货退补价单审核：对进货退补价单的商品数量、单价、金额等内容进行审核，审核不通过，返回，并对“进货退补价票单”进行修改和删除等工作，审核通过进入下一环节“进货退补价执行单”。
进货退补价执行单：“进货退补价票单”经过供应商同意后，通过“进货退补价执行单”提取“进货退补价票单”或者直接选择退补价商品，确认进货退补价。
货位商品账页：商品会计中心对采购退补价确认记帐后，系统对“货位商品账页”的库存成本和出库成本进行调整。
购进往来账页：商品会计中心对采购退补价确认记帐后，系统根据退补价金额产生“购进往来账页”。
1.4.8 采购结算管理
采购结算，是企业非常重要也非常敏感的管理环节。这里既涉及对供应商的诚信，也涉及企业内部管理的严谨性，如何能公平公正并且在企业可控的工作环境下完成采购结算，是很多企业关注和不断探索的一个问题焦点。
针对***结算中关注的焦点问题，时空KSOA系统可以根据实际结算需求，制定适合***的个性化的采购结算计划，帮助企业科学合理的进行结算，保障企业的信誉。
? 采购结算业务流程图1——入（出）库前结算：
采购结算业务处理流程—入（出）库前结算业务管理中心业务审核中心业务结算中心物流管理中心商品会计中心进货票单进货票单审核采购票单逐单结算进货入库确认/采购退出确认货位商品账通过否是相关账页 ? 流程描述：
采购票单：供应商供应商品到达或者采购退出业务发生时，业务管理中心开具“进货票单”或者“进货退出票单”，相关单据经审核通过后，根据与供应商的协议规定，先行结算。
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