5.5.1质检部负责“受控”质量体系文件的建档、保管、发放等综合管理工作，各使用部门要管理好文件，防止文件受潮、损坏或丢失。各部门要建立本部门“受控文件清单”。
5.5.2查阅、借阅文件时应履行相应手续，借阅的文件要按期归还。 5.5.3作废或超过保存期限的“受控”文件，由质检部收回并记录，经总经理批准后统一销毁。
5.5.4为积累知识等目的作为资料保存的失效文件，由留用部门提出申请，经质检部负责人批准，由质检部加盖“档案—无效”印章，并做记录，由申请部门保管。
5.5.5各部门不得复印“受控”文件，若需要时，须经质检部同意，“受控”文件复印件由质检部加盖“受控”印章并登记发放，否则复印件无效。
5.5.6持有文件的人员离岗或企业机构调整时，文件持有人员应及时将持有的“受控”文件交回质检部，由质检部协调处理文件的交接工作。当文件严重破损或丢失时，使用人到质检部办理文件更换或补发手续。此时，仍使用原分发号为文件的受控号。 5.6文件的评审
各部门结合平时使用情况，将企业质量文件的有关信息反馈质检部，由质检部汇总，输入管理评审，评价质量文件的适宜性、充分性。如出现重大质量事故、重大顾客投诉、机构调整、重大技术改造、增加新产品等情况时，应对质量体系文件进行评审，根据评审结果修订文件。 5.7文件的更换、作废
5.7.1文件更改时，由原编制部门更改，由原审核、批准人审核批准。若因人员或机构调整不能由原审批人审批时，由具有相应职能的部门和人员审批，但必须获取审批文件的有关背景资料。“受控”文件的更改内容经审批后，由质检部组织更改，并将更改情况记录在文件更改记录上。
5.7.2文件的更改方式采用划改、换页和换版
a) 划改
各类质量记录、非“受控”文件的局部改动，可在原有文件相
应条款处进行修改。即在原有文字上划两道横线，并在原有文件的适当位臵写出更改后的内容。 b) 换页
必须保持各类“受控”文件的严肃性，更改内容较少时，由质检部做换页处理，并将作废页销毁。 c) 换版
“受控”文件有重大更改或重新排版时需换版，换版工作按本程序5.2条款的有关规定执行。新版文件生效时，原版文件同时作废，由质检部负责按本程序5.5.3、5.5.4条款的规定执行。 5.8各部门结合平时使用情况，将企业质量文件的有关信息反馈质检部，由质检部汇总，输入管理评审，评价质量体系文件的适宜性、充分性。经评审需修订文件时，按本程序相关规定执行。
5.9办公室负责红头文件的编制、发放、管理、存档工作。 5.10文件编号规则
5.10.1质量手册编号Q/HR—QM—A “Q”质量文件代号；“QM”质量手册代号：“HR”山东恒润水泥有限公司（以下相同）；“A”文件版本（以下相同）。
5.10.2程序文件编号Q/HR—PF·XXX ,“PF”程序文件代号；“XX”文件序号，用阿拉伯数字表示；其它规定同5.10.1条。
5.10.3作业指导书编号Q/HR—XXX—A，“Q”作业指导书代号；“XXX”文件序号，用阿拉伯数字表示；其它规定同5.10.1。
5.10.4内控标准等工艺技术文件编号Q/HR—JSXX—A “JS”技术类代号；其它规定同5.10.2条。
5.10.5质量记录编号见《质量记录控制程序》；外来文件采用原编号；红头文件编号由办公室按红头文件编号规则编号。 5.11“受控”文件目录
a) 质量手册
b) 程序文件 c) 作业指导书
d) 企业内控标准：《企业质量管理规程》等工艺技术性管理文件 e) 设备管理制度、计量确认体系文件 f) 安全环保管理文件 g) 适用的各类外来文件 6 相关/支持性文件 6.1《质量记录控制程序》 7 记录/表格 7.1文件审批单 7.2文件发放登记表 7.3文件更改申请通知单 7.4文件更改一览表 7.5受控文件清单 7.6归档登记表 7.7借阅登记表 7.8销毁文件清单
文件编号 Q/HR·PF002 山 东 恒 润 水 泥 有 限 公 司 编制部门 质检部
版本号 修订状态 发布日期 A 0 2007.12.26 发布部门 生产技术中心 闫长富 质量记录控制程序 审批人 实施日期 2008.1.1 1 目的
对质量记录进行有效的控制和管理,以保证能提供产品质量符合规定要求的程度和质量管理体系有效运行的客观证据,为验证和制定纠正/预防措施提供依据。 2 范围
本程序对记录的填写、传递、保管、归档、借阅、保存期和销毁等作出了具体规定。
本程序适用于质量管理体系有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。 3 术语
本程序采用GB/T19000—2000《质量管理体系基础和术语》和本企业《质量手册》中的术语及其定义。 4 职责
4.1质检部负责记录的综合管理工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
4.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。 5 工作程序
5.1记录的控制范围与分类
5.1.1记录的控制范围包括：各质量体系文件中规定提供的记录，以及
在质量管理体系运行中形成的其他记录（包括声像记录、磁带、照片、软盘、文字资料等），也包括来自供方的记录。
5.1.2记录的分类包括：各项管理记录、各项操作记录、各种监视、测量记录和各种报告等。 5.2记录的填写
5.2.1记录一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写，填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。
5.2.2记录的内容要完整、齐全、提供的数据、资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录用原始件，传递、使用时用复印件（顾客提供的记录除外）。
5.2.3各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视、测量记录应随时整理，不得后补、伪造。
5.2.4记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或人个涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式更改，在错误处划二横线，将正确的内容填写在划改处上方，并由划改人盖章。
5.3记录表格的编制、审批、印制
记录原则上采用表格方式（特殊情况除外），记录必须有规定的编号（见质量记录清单），各部门自用的表格均由部门的相关工作人员编制，部门负责人审查其适用性，并批准后交质检部编号并记录，办公室负责印刷。