（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。
（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处臵，由行政部定期归档统一处理。 第三章 平时归卷
第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第四章 立卷
第6条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第7条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
第8条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第9条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。 第五章 档案借阅、利用工作 第10条 企业内档案利用的方式 （1）提供档案原件。 （2）提供档案复印件。 （3）提供文献索引资料。 第11条 借阅管理
（1）凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。 （3）借阅期限不得超过10天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。
其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第六章 档案销毁管理
第12条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
第13条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
第14条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
（5）档案管理制度（备选）
第一节 总则
第一条 为规范公司档案管理工作，特制定本办法。 第二节 公司档案范围
第二条 公司的档案按类别、载体的不同，分为文书档案、工程技术档案、会计档案、人事档案、销售档案和声像档案。
第三条 公司建档范围确立为：
1、公司自申报成立至终止，所有关于登记、变更、终止、清算等方面的文件材料； 2、公司股东会、董事会、监事会形式的文件材料； 3、财务、会计及其管理方面的文件材料；
4、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； 5、经营方面的文件材料；
6、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料； 7、教育培训方面的文件材料；
8、其他具有利用和保存价值的文件材料；
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作法规和工作总结。
（1）、照片档案：新闻、科技、艺术照片、由原版、翻版底片、照片、文字说明构成； （2）、录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。 （3）、影片档案：原版底片、拷贝及文字说明。 （4）、录音档案：唱片、录音带。 第三节 公司档案管理体制
第四条 公司实行集中与散管管理结合的档案管理体制。由行政部设立专门档案室，配备专职、兼职人员负责公司主体档案的管理，并且行政部负责人对其他部门的档案管理工作进行业务指导督促和协助各部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
第五条 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。其中：
1、文书档案由公司档案室负责归档保管。 2、工程技术档案由工程技术部负责。 3、会计档案由财务部负责。 4、人事档案由行政部负责。 5、销售档案由销售部负责。
6、市政、市容建设档案由大市政负责。 7、工程配套档案由配套部负责。 8、声像档案由公司档案室负责。 第四节 档案管理工作 第六条 档案材料的收集
1、建立、健全立卷归档制度，确立归档时间、保管期限 2、对遗缺不全的档案，采取不同的措施、积极收集齐全；
3、及时催示办理完毕的文件上交加收，在次年检查齐全整理立卷归档。 第七条 档案的立卷、归档与管理： 1、区分全宗，确定立档单位。
2、分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。 3、归档前将资料分类，分组放臵在待办卷宗内。
4、案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷、卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。
5、整理案卷、使之厚度适宜，控制在1㎝至2㎝之间，材料过窄应加衬过；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；对每一案卷端正书写标题。
6、每年对档案进行一次清理； （1）、清除不必要保存的材料；
（2）、对破损和褪色的材料进行修补和复制。 第八条 档案的保管：
1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2、公司设立专门地点或专用库房或专用文件为保存档案；
3、做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
第九条 档案的鉴定：
1、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴判档案的价值。 2、确定各类档案的保管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。
公司档案保管期限分永久（无期限地尽可能长远保存下去）、长期（16-50年左右）、短期（保存15年以内含15年）三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
第十条 档案的销毁
1、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册（见附录），该清册永久保存；
2、办理销毁手续，需填写销毁审批单（见附录），经分管总经理或总经理批准，方可销毁。 3、销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
第十一条 公司终上、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。 第十二条 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。 第五节 档案借阅、利用工作
第十三条 凡需使用档案都，均需填写借阅登记册，完整、规范化借阅手续。若涉及到某些绝密性的档案材料，需经各级领导签批后方能调阅。
第十四条 案卷一般仅供在档案室阅看，未立卷的文件、资料可外借。外借时需办理登记手续。 第十五条 借阅期限不得超过三个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
第十六条 借阅档案室者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散和损坏。供阅档案交还时，需当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第十七条 外借单位供阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方可带出。
第十八条公司内档案利用的方式有： 1、提供档案原件。 2、提供档案复印件。 3、提供文献索引资料。
第十九条 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。 第二十条 对公司职能部门人员所提出的问题咨询和专项材料的查找，档案管理人员应予以配
合，积极协助准备相关资料的信息。
第六节 附则
第二十一条 本办法由行政部解释、补充，由公司董事会批准颁行。
（2）文书管理制度
第一章 总则 第1条 目的
为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。 第2条 范围
本单位各部门与外界往来文书的收发均由行政部负责。 第二章 收文
第3条 签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
第4条 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。
第5条 签收文件应签写姓名并注明时间。
第6条 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。 第三章 发文
第7条 企业的文件由行政部负责起草和审核，由总经理签发；企业本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，由总经理签发。?
第8条 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。
第9条 在企业日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。
第四章 分文
第10条 外来文件由行政部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。 第11条 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。 第五章 立档
第12条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理，业务文件由业务办公室立档管理，次年移交档案室管理。
第13条 立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。 第14条 文件档案用卷宗按规定装订保存。