成都美澄家居用品有限公司 质量手册 (四．三) 文件控制程序* MCJJ/SCI-2009 共6页 第3页 版号： A/0
部批准，并由行政人事部统一编号、统一印刷。 4.3 文件版号及其使用控制
4.3.1 质量体系文件的版本号以两位字符表示，第一位字符用大
写英文字母表示版本，第二位用阿拉伯数字表示修改次数，具体规定如下：
A—表示第一版 B—表示第二版 C—表示第三版??以此类推。
0—表示原状态 1—表示第一次修改 2—表示第二次修改?以此类推。
4.3.2 新版次的文件发布后，旧版次的文件随之收回作废。若由于某
些特殊原因需要使用旧版本的文件时，可以向文件的发布部门书面申请，批准后在规定的时间内使用。
4.4 文件的格式
1、2、3各级质量体系文件均应有文件名称、编号、版次、发布时间、修订次数及时间，以及编制、审核、批准等内容，其中1、2级文件的格式应分别予以统一，3级文件的格式不予以统一。表格文件应有文件名称、编号，其格式按实际需要规定。
4.5 文件的发放、登记、签收和收回手续
4.5.1 1级质量文件，由总经理决定发放范围，行政人事部文件保管员
负责发放，并在《文件和资料发放登记表》上记录文件的收发情况。
4.5.2 2级质量文件，由相应文件的归口管理部门负责人决定发放范
围，该部门文件保管员负责发放并在《文件和资料发放登记表》上记录文件的收发情况。
4.5.3 外来文件，由行政人事部接收，并编制《外来文件和资料清单》，
由该部门主管决定发放范围，文件保管员负责发放并履行文件的登记、签收手续，填写《文件和资料发放登记表》。
4.5.4 国际、国家、行业标准等标准文本，由设计开发部统一归档保
管。借阅时必须登记，复印件要加盖红色“受控”印章。
4.5.5 旧版本或作废的文件，应在新版本文件发放的同时，由发放部
门收回并进行登记销毁。
成都美澄家居用品有限公司 质量手册 (四．三) 文件控制程序* 4.5.6 4.6 4.6.1
MCJJ/SCI-2009 共6页 第4页 版号： A/0
确保使用处获得有效版本的相应文件。 文件的失效、作废、回收和处理
1、2级文件的作废件由行政人事部保留同类中的一份作为质量管理体系不断改进的证据，并加盖蓝色“作废保留”印章予以标识，其余的都必须登记填写《文件和资料销毁登记表》后经有关领导批准后销毁，以防止误用。
4.6.2 4.6.3 4.7 4.7.1
持有“受控”文件的人员当失去持有资格时，必须交回持有的全部“受控”文件。
为法律目的或其它原因保留的作废文件，应进行“作废保留”的标识，以防止作废文件的非预期使用。 文件的修改 修改权限
a）质量文件不适用时，由文件使用部门提交行政人事部组织评审，执行4.2条款的有关规定。
b）质量文件的修改，由该文件原拟稿单位负责提出修改意见，其评审和批准执行程序4.2条之规定。修改完成后，由行政人事部负责“换页”或“换版”，收回旧页或旧版集中统一处置。 c）由公司领导指定非原拟稿单位修改时，原文件拟稿单位应向修改部门提供有关背景资料。
4.7.2 修改方式
a）1、2级质量文件以“换页”、“换版”的形式进行修改； ——换页：当一页中出现更改内容时，应换页，并注明“换页”的版号；
——换版：文件经过原则性、大幅度修改或质量管理体系结构、经营方针及策略发生变化后，应换版。1级文件修改一次换一次版。 b）3级文件根据需要，由归口管理部门制定修改形式。 c）质量体系1、2级文件不准手改或涂改。
4.8
4.8.1
文件的使用和保护
当文件破损严重影响使用时，使用人可到原发文部门办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。新文件仍沿用原发放
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号码，破损文件由原发放部门销毁。
4.8.2
文件使用人丢失文件后可申请补发。补发文件给予新的发放号，同时在原文件登记表中注明丢失文件原发放号与作废标识，必要时将作废的发放号通知各有关部门。
4.8.3 4.8.4 4.8.5 4.9 4.9.1 4.9.2
质量管理体系的所有文件，必须由发放部门送公司档案室一份存档，并按档案管理规定建立识别和检索程序，确保需要时能快速调用。 文件应保持清晰，易于识别，不得随意涂改。
文件的贮存。公司提供必要的文件柜，相关部门和人员妥善保管文件，注意防虫、防损坏、防丢失。 质量文件的复制。
1级质量文件一般不得复制。必须复制时，须得到总经理批准，并予登记。
有关部门需复制某个2级质量文件作为工作依据时，可向行政人事部提出申请，由其批准复印份数，并加盖红色“受控”印章后，予以登记。
4.9.3
借阅文件只限于公司内部。特殊情况下的公司外借阅，必须经公司总经理批准。借阅时，在《文件和资料借阅、复制记录》上登记，借阅者签字。归还时注明归还日期。
4.10
每年组织一次对现有质量管理体系文件的评审，必要时予以修定，执行4.7条款的规定，并将修改情况及各类文件的现行状态予以公布。
5 6
相关文件
《质量记录的控制程序》 质量记录表格 《文件和资料清单》
《外来文件和资料清单》 《文件和资料销毁登记表》
《文件和资料发放登记表》 《文件更改通知单》
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文件的控制程序流程图
《文件资料借阅、复制记录》 《文件和资料回收登记表》
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文件控制流程图
文件的执行 文件更改 不完全满足要求 文件检查 否 完全不满足要求 完全满足要求 文件批准 标识 文件的发放签收 文件评审 是 标 否 识 文件编制 外来文件 是 文件作废 文件处理 成都美澄家居用品有限公司 质量手册 (四．四) 质量记录控制程序*
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1
2
3
3.1 3.2 4
4.1
4.2 4.2.1
4.2.1.1 4.2.1.2 4.2.1.3 4.2.2 目的
为了对质量记录进行控制，保证质量记录的真实性、正确性、完整性、有效性和可追溯性，以提供符合规定的要求和质量管理体系有效运行的证据，特制定本程序。
适用范围
适用范围至少应包括下列各项活动： a 管理评审； g 不合格品控制； b 顾客与产品要求的评审； h 纠正和预防措施； c 文件控制； i 内部质量审核； d 顾客财产的控制； j 培训； e 检验和试验；
k 服务； f 设施和计量控制；
l 顾客满意度调查
职责
行政人事部负责制定并确保实施本程序。 公司各部门确保贯彻执行本程序。 工作程序
质量记录的总体要求
质量记录应清晰、真实、正确、完整，易于识别和检索并予以保持。质量记录可以是表格的形式，也可以是报告的形式。
质量记录的标识和填写。 质量记录的编号标识
采用统一编号作标识。对于沿用以前的表格文件，可以不编号。
待重新印刷时，应按本程序规定编号。
对于重新编制的还未来得及印刷的表格文件，应按本《质量手
册》第四.三章“文件的控制程序”的4.1条规定，进行编号标
识，统一印制。
以文字报告形成的质量记录，不要求编号标识。 质量记录存档标识
质量记录按月装订成册时，封面上需加一个“质量记录存档页”作标识进行保存，做到分类清楚、便于查找和可追溯。