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名 称 文件控制程序 记录控制程序 内部审核控制程序 纠正和预防控制程序 管理评审控制程序 人力资源控制程序 不合格品管理制度 监视和测量装置控制程序 设计和开发控制程序 采购控制程序 协商与信息交流控制程序 基础设施与工作环境控制程序 生产过程控制程序 应急准备和响应控制程序 标示和可追溯控制程序 产品撤回控制程序 与顾客有关的过程控制程序 产品监视和测量控制程序 编号 YJPJ-02-001-2008 YJPJ-02-002-2008 YJPJ-02-003-2008 YJPJ-02-004-2008 YJPJ-02-005-2008 YJPJ-02-006-2008 YJPJ-02-007-2008 YJPJ-02-008-2008 YJPJ-02-009-2008 YJPJ-02-010-2008 YJPJ-02-011-2008 YJPJ-02-012-2008 YJPJ-02-013-2008 YJPJ-02-014-2008 YJPJ-02-015-2008 YJPJ-02-016-2008 YJPJ-02-017-2008 YJPJ-02-018-2008 页码 2 7 9 13 16 20 22 24 26 30 34 36 39 42 44 47 49 52 -
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文件控制程序
1、目的
对公司质量管理体系要求的文件进行编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等全过程的管理，确保使用现场得到有关文件的适用版本，防止使用作废文件。 2、范围
本程序适用于公司质量、食品安全管理体系涉及的所有文件的控制。 3、职责
3.1企管部负责组织质量、食品安全管理体系的定期评审；
3.2企管部负责对公司与质量、食品安全管理体系有关文件的管理和控制； 3.3各部门负责本部门各类文件的管理控制。
4、程序 4.1文件的分类
a）管理手册，包括形成文件的质量/食品安全方针和质量/食品安全目标；
b）QMS/FSMS管理体系程序文件，包括GB/T 19001-2008和GB/T22000-2006标准要求形成文件的程序和公司为确保QMS/FSMS管理体系有关过程的有效策划、运行和控制所需的文件；
c）作业指导书；
d）国家颁布的有关法律法规、标准等； e）记录。 4.2文件编号 4.2.1文件编号
本公司体系文件采用如下编号方法： a、 管理手册：YJ PJ-01 b、 程序文件：YJ PJ-02-×××
c、 作业指导书(管理规定)：YJ PJ-ZY-部门代码-××× d、记录：YJ PJ-JL-部门代码-××× 其中：YJ PJ表示山西燕京啤酒有限公司缩写
01表示第一层次文件，即：《管理手册》
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02表示第二层次文件，即：《程序文件》 部门代码表示：文件编制部门 ×××表示：编号001-999 2008表示：颁布年号 部门代码：
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 部 门 企业管理部 品质管理部 生产计划部 采购部 设备管理部 设备部 物资管理部 财务部 市场部 销售部 代码 A B C D E F G H I J 序号 11 12 13 14 部 门 行政管理部 酿造车间 包装车间 动力车间 代码 K L M N 4.2.2编号的管理
4.2.2.1文件的编号由企管部统一编制，其它部门不得自行编号。 4.2.2.2文件修改时，其编号只修改年号、版次、其它代号和编号不变。 4.3文件封面
所有文件都应有封面，封面按如下格式。
山西燕京啤酒有限公司 ×××(标题) 文件编号： 版 本 号： 生效日期： 受控编号： 编 制： 审 核： 批 准： 4.4文件版本及修订状态
为了准确识别和控制文件的实施和现行修订状态，本公司文件版次采取如下方式标注：
A/(0-N)、B/(0-N)??Z/(0-N)其中：A、B??Z表示第1、2??版； （0-N)表示第0、1、2??次修改。 4.5文件页眉、页脚
本公司规定《管理手册》、《程序文件》及各种管理规定应有页眉、页脚，格式如下： 页眉 页脚
第 页 共 页 4.6文件更改页
本公司规定文件中应附更改页，格式如下： 序号 章节号/页 码 修 改 条 款 修改人 批准人 更改日期 文件编号： 版本号： 4.7文件内容
4.7.1目的：简要、准确地描述文件所控制的活动的目的。 4.7.2范围：描述文件适用的活动或范围。
4.7.3相关文件：指引用与本文件相关资料，包括程序文件、管理规定、作业指导书及其它外来文件等，引用文件应列出相关文件名称。
4.7.4术语：对文件中所使用的专用名词、术语、缩写等进行的解释。
4.7.5职责：规定负责管理活动开展的部门、人员或相关部门、人员的职责和权限。 4.7.6程序(规定)：描述开展管理工作活动的步骤。包括做什么、何种情况下何时做及怎样处置措施等，可能时使用流程表示，而对管理性程序，则包括的内容为做事的准则或判别原因。 4.7.7记录：文件涉及的各项活动的记录表格等。
4.7.8文件条文及编号按本文件格式执行，最多为4层，如：6.3.4.12等，4层不够使用时可用小写英文字母表示。
4.7.9当条文下为选择项或并列项时，用小写英文字母表示。 4.8文件的编写、审核、批准和发布
文件发布前应得到批准，以确保文件的充分性与适宜性。
4.8.1管理手册、程序文件由企管部负责组织编写，管理者代表组织各部门审核，总经理批准后发布实施，作业指导书由各部门组织编写，分管副总审核，总经理批准后发布实施。
4.8.2有关产品法律法规、标准等外来文件由品质管理部统一收集整理，识别其适用性，并控制其发放范围，由管理者代表审批。
4.8.3文件的发放、回收，企管部应填写[文件发放回收登记表]，以确保文件使用的各场所均得到适用文件的有效版本。 4.9文件的受控状况
4.9.1手册、程序文件分为“受控”、“非受控”两大类，公司质量、食品安全管理体系运行场所的手册、程序文件均为受控文件，企管部在文件封面上加盖“受控”印章；为了对外宣传、顾客的非现场使用以及其它目的而分发的手册，程序文件不作更改控制时，所有这样的文件属非受控文件，其封面应加盖“非受控”印章。
4.9.2公司除手册、程序文件外的其它文件，如：作业指导书、管理制度等均为受控文件，原则上不对外提供。
4.9.3企管部建立[有效文件清单]，登记公司与质量管理体系有关的文件，并将[有效文件清单]发放到各部门，使用部门应获得作业所需文件。 4.10文件的更改
4.10.1手册、程序文件由企管部组织更改，填写[文件更改单]，经管理者代表及各部门审核，报总经理批准后更改，企管部保留文件更改的记录。
4.10.2作业指导书的更改由各相应主管部门填写[文件更改单]，经原审批部门或主管领导审批后，报企管部备案，由各相关部门指定人员进行更改、发放。如需其它部门或领导审批时，该部门或领导应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.10.3文件的更改采用换页或划改加注更改标识（0、1、2?）形式，并在《文件更改记录》中加以记录。
4.10.4所有采用换页形式更改的原文件内容必须由主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4.10.5当手册、程序文件经多次更改或重大修改需换版时，按4.3条款执行。其版本依次从A至Z，年号为换版年份。 4.11文件的领用
企管部发放文件时，应填写[文件发放回收登记表]，因破坏而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号失效。
4.12文件的归档、保存、作废和销毁 4.12.1文件的保存