4.12.1.1企管部负责各类文件的归档工作，办理归档案登记，实行档案管理。 4.12.1.2 所有文件都必须放在干燥、通风、安全的地方。
4.12.1.3各部门文件由本部门统计员保管，任何人不得在受控文件上乱涂改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。 4.12.1.4文件的作废与销毁
a）所有失效或作废文件由部门统计员及时从所有发放或使用场所撤出，由企管部统一加盖红色“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；
b）因某种原因需保留的任何已作废文件，应加盖“作废保留”印章；
c）对需销毁的作废文件，由企管部填写[文件销毁申请单]，经管理者代表批准后销毁。 4.12.2文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写[文件借阅复制记录表]，由管理者代表批准借阅、复制；复制的受控文件必须由企管部登记编号。 4.13外来文件的控制
4.13.1企管部负责公司相关业务涉及的外来文件的有效，组织各部门及时识别、更新、备案； 4.13.2品质管理部负责识别和确定公司有关产品方面的外来文件，并及时到企划部备案。 4.13.3各部门负责识别和确定与本部门业务有关国家标准的最新版本，并及时到企划部备案。 4.14每年年初，企管部组织对现有QMS/FSMS体系文件进行定期评审，并更新《有效文件清单》，发放到相关部门，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时进行修改，执行4.5条款规定。 5、记录
有效文件清单 文件发放回收登记表 文件更改单 文件销毁申请单
记录控制程序
1、目的
对质量、食品安全管理记录进行有效控制，以提供确保产品符合要求及质量、食品安全管理体系有效运行的客观证据，同时为质量、食品安全管理体系的数据分析和持续改进提供信息。 2、范围
本程序适用于公司在质量、食品安全管理体系及产品生产过程中所建立的记录管理。 3、相关文件 文件控制程序 4、职责
4.1企管部负责记录控制归口管理。
4.2公司与质量、食品安全管理体系运行有关的所有部门,应按体系文件的要求，开展活动做好记录。 5、控制程序 5.1记录的分类
5.1.1质量、食品安全管理体系运行的记录,主要包括内部审核记录、管理评审记录，纠正和预防措施记录、文件控制记录、检测设备标准记录。
5.1.2质量、食品安全活动的有关记录，主要包括采购的原材料检验试验记录、不合格品的处理记录、顾客对产品质量、服务和食品安全的投诉、产品生产和检验过程记录等。 5.1.3对顾客的质量、食品安全记录：主要包括对顾客服务、沟通、顾客满意等的记录。 5.2记录的控制要求
5.2.1记录应提供符合要求，以及为质量和食品安全管理体系有效运行的证据。
5.2.2记录应保持清晰，易于识别和检索，并能提供服务过程的完整质量证明，清楚地证明服务满足规定要求和程序。
5.2.3记录的保存期限应满足顾客和法律法规的要求。
5.2.4记录采用统一表码方式予以标识，表码的编号方法执行《文件控制程序》中有关条款的规定。
5.2.5企管部负责编制[记录清单]，登记公司所有质量记录，明确记录部门和保存期限，企管部每年对[记录清单]进行一次评审，并重新公布。 5.3记录的填写
记录填写应及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项用单杠划去，各种记录的负责人签名栏不允许空白，长期保存的记录要用钢笔或碳素笔填写。 5.4记录的更正
如果因笔误或计算错误要修改原记录，应采取划改的形式，在划改处划一杠，在其上方写上更改后的文字及标记，加盖更改人的名章或签名及日期。
5.5记录表样更改时，更改部门应填写[文件更改单]，经主管领导批准后更改，更改部门应确保更改后的记录及时发放到使用现场，按要求统一实施。更改部门应及时将更改记录报企管部备案。
5.6记录的保护和保存
5.6.1记录应保持清洁，字迹清晰，依日期顺序整理好，按类、号装订成册，保持记录的连续性；记录保存资料柜必须上锁，严防丢失。
5.6.2记录储存应专室、专柜，存放地点要干燥、通风、环境适宜，并做到：防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防污染、防变质。
5.6.3电子光盘及多媒体记录要防磁、防光、防压、防挤、防折、防化学污染，确保记录储存符合规定要求，防止记录的损坏和变质。 5.7记录的检索
5.7.1各部门负责保管的记录应及时分类归档，并进行编号，以便检索，取存，查阅。 5.7.2记录一律不准外借。
5.7.3因工作需要查阅记录时，应办理查阅登记手续。
5.7.4合同要求时，在商定期内，经主管部门负责人批准后，可提供给顾客查阅，并办理查阅登记手续。 5.8记录保存期限
5.8.1生产过程记录和对顾客的记录按法律、法规或合同规定的保存期保存。 5.8.2质量、食品安全管理体系运行及审核记录、管理评审记录等保存期三年。 5.9记录的处置
5.9.1在保存期内的记录如需处理，须经主管领导审核，管理者代表批准后，方可处理。 5.9.2记录失效或超过保存期时，由保管部门填写〈文件销毁申请单〉，经主管领导审核，管理者代表批准后，在指定地点销毁。 6、记录：记录清单
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内部审核控制程序
1、目的
有计划地对质量、食品安全管理体系进行内部审核，及时发现存在的不合格，并通过实施纠正和预防措施提高体系的符合性和有效性。 2、范围
本程序适用于公司质量、食品安全管理体系的内部审核工作。 3、职责
3.1管理者代表/食品安全小组组长 3.1.1负责策划和组织实施内部审核。 3.1.2组建审核小组，并任命审核组长。 3.1.3审核内部审核报告。
3.1.4向总经理报告内部审核结果，作为管理评审的输入。 3.2企管部
3.2.1负责组织和管理内部审核工作。
3.2.2负责审核组成员的提名，报管理者代表批准。 3.2.3负责发放审核计划。 3.3审核组长
3.3.1由经过专业培训取得内审员资格，且有内审经验和一定组织能力的人担任，并向管理者代表负责。
3.3.2制定审核计划，协助企划部选择审核组的其他成员。 3.3.3组织制定审核工作文件，并实施审核计划。 3.3.4编制内部审核报告。
3.3.5及时向受审部门报告不合格项，判断或组织讨论各审核员提出的不合格项性质。 3.3.6向管理者代表报告审核实施过程中遇到的重大障碍。 3.3.7协调受审方与审核组成员之间的关系，融洽工作。 3.3.8主持首末次会议、并在末次会议上宣读审核结论。 3.4审核员
3.4.1由经过专业培训取得内审资格的人员担任。 3.4.2编制[内部审核检查表]，报审核组长审定。
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3.4.3向受核审方传达审核要求。
3.4.4收集与审核有关的证据、记录、客观、公正地分析评价。 3.4.5跟踪验证纠正措施的有效性。
3.4.6收集与审核有关的文件，配合并支持审核组长的工作。 3.4.7向审核组长报告审核结果。 3.5受审核部门负责人
3.5.1指派专人（联络员）负责陪同审核组工作。
3.5.2向审核组提供所需资料，以确保审核过程有效地进行。 3.5.3根据不合格报告，制定并实施纠正措施。 3.6受审核方联络员
3.6.1熟悉本部门质量、食品安全管理体系情况，审核中起联络作用。 3.6.2积极协助和配合审核组的工作。 4、审核准则
4.1产品实现策划的安排。
4.2 GB/TI9001-2008、GB/T22000-2006标准。 4.3手册、程序文件、工作手册。 4.4有关法律法规及其他要求、标准。 5、控制程序 5.1审核准备
5.1.1审核组长负责内部审核计划的编制。编制计划时应考虑拟审核过程和区域的状况、重要性及以往审核的结果，计划应明确审核的准则、范围、目的、频次和方法等，每年至少审核一次，时间间隔不超过12个月。当发生下述情况时，由管理者代表负责增加审核次数。
a）组织或程序有重大变化，法律法规发生重大变化时； b）产品质量和食品安全出现重大问题； c）外部进行管理体系审核前。
5.1.2审核组成员由企划部提名，管理者代表任命其中一位为审核组长，审核员的选择应与本人审核的活动无直接责任，且具备资格。
5.1.3审核组长将审核任务分配给每位审核员，审核员编制内部质量审核检查表。在实施审核前一周，企管部将内审计划向受审核方发放。
5.1.4受审核方在收到审核通知后如认为计划审核日期不合适，应及时与审核组长联系，重新落