5、采购计划的编制和审批 5.1需求计划编制和审批
需求计划分为物资月度需求计划和临时需求计划.
5.1.1物资月度需求计划由各使用部门根据实际情况,核对库存后组织编制。由部门经理审核签字后,在每月26日报采购部统一汇总。
5.1.2 物资临时需求计划由各使用部门填报《物资紧急申购补充计划单》，其审批程序为：需求部门 生产执总 采购。
5.1.3凡需求专业性强或有特殊要求的物资，应对拟定采购物资的采购信息予以明确的表述，以确保采购要求的充分与适宜。 5.2 采购计划的编制和审批
5.2.1月度采购计划编制 生产计划部负责将各部门申报的需求计划进行汇总，再结合仓库库存情况调整计划，统一编制公司月度采购计划。
5.2.2月度采购计划审批:公司月度采购计划审批程序为:生产计划部计划编制 生产副总审批
财务副总审批 总经理审批。
5.2.3月度采购计划发放 审批后的《月度物资采购计划表》一式四份，一份总经理备查,一份生产计划部存档, 一份供采购部执行采购，一份供财务部支付货款。
5.2.4临时采购计划 《物资紧急申购补充计划单》经由4.2.1.2审批程序后，交生产计划部。 6、招标或询价议价
6.1对具备招标条件的物资一般应公开招标采购，并组织有关部门进行评标和议标，评标和议标的结果作为选定合格供方、签订合同及采购作业的重要依据。
6.2其他物资除非因为是独家制造或代理外，都应寻找两家以上的供方进行询价议价，并作好询价议价记录,作为选定供方的重要文件。
6.3询价议价记录及有关资料必须经有关领导批准，批准文件为采购的有效支持文件，是采购作业的重要依据。 7、采购合同或协议
7.1对于采购金额较大、采购周期较长、市场变化较快的物资或其他必要的物资,应签订采购合同或协议。
7.2合同与协议的内容或格式由采购员根据实际情况拟定。
7.3采购合同或协议的内容包括：物资名称、品牌、规格型号、计量单位、价格及价格构成、交货时间及数量、交付地点及方式、质量要求及技术标准、验收标准、运输方式及费用负担、损
耗及计算方法、包装要求、付款期限、违约责任、合同期限等。
7.4采购合同或协议审批 采购合同拟定后，由采购员填写合同审批单报批，报批程序为： 生产计划部填报批单——部门经理审批——财务副总审批——总经理审批——采购。 7.5采购合同成立 合同审批并由总经理办公室盖章后，交由供方签字盖章，合同即宣布成立。 7.6合同存档 合同原件由生产计划部保存备档，财务保存复印件作为付款依据。 7.7凡签订采购合同或协议的物资，在月度计划中应申报，并加说明。 7.8若合同或协议有所变更，应书面说明，报总经理审批。 8、采购过程控制
8.1 采购订单 采购部业务员接到已审批的采购计划后，按照合同或协议要求或询价议价要求，填写采购订单，安排采购。
8.2采购订单审批程序 采购订单制定后，应履行如下审批程序：采购员下单 采购经理签批
生产经理签批 财务副总签批 总经理签批。 8.3 采购订单审批权限
金额1万元以内(含1万元)：采购经理审批 财务副总审批。
金额1-5万元以内(含5万元)：采购经理审批 生产经理审批 财务副总审批。 金额5万元以上：采购经理审批 生产经理审批 财务副总审批 总经理审批。 8.4采购订单一式四联，采购员应将审批后的订单送达各对应部门。 第一联：供应商，发货依据； 第二联：财务，付款时核查； 第三联：仓库，收货凭证用； 第四联：生产计划部，存根存档备查；
8.5采购员必须保证订单编号连续性，对作废订单标识作废标记。
8.6采购员应要求供应商提供送货清单，并在货到前24小时内，将货物到达的具体时间通知仓库。
8.7货物交付及验收参照《库房管理规范》执行。 9、采购物资验证
9.1按《啤酒生产原辅材料验收标准和规程》执行。
9.2供方提供的验证只能作为产品质量的参考证明，不能作为符合标准的控制依据。
9.3若公司或顾客要求对供方的产品实施现场验证时,采购部应在合同中作出明确要求，现场验证合格后,供方方可发货。
9.4不合格品处理 不合格品处理按《不合格品控制程序》规定执行。
原辅料、配件采购流程图
计 划 主任审核、签字 生产计划部 设备部 生产副总审批 财务副总审批 采购员 采购员下定单 总经理审批
采购员办理退货或换货 入 库 合格 品质部验收 物资紧急申购计划
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协商与信息交流控制程序
1 目的
建立畅通的沟通、交流和协商渠道，确保公司内部及与顾客和其他相关方就质量和食品安全相关活动的信息交流的及时性和有效性。 2 范围
适用于公司内部及与顾客和其他相关方信息的交流、沟通和协商控制。 3 职责
3.1总经理负责协调各部门之间的关系，确保建立有效的协商与交流渠道，主持重大或重要会议，处理内外部重大信息。
3.2 管理者代表负责就公司管理体系建立和运行的相关信息的外部沟通和交流；
3.3 各分管副总负责与主管业务相关的管理体系信息的交流、协商与处理。 3.4 总经办
3.4.1负责公司会议、领导碰头会等重要会议的召集、记录及相关信息的传递；
3.4.2协助分管副总处理企业内外法律纠纷，受公司领导委托参加调解、仲裁和诉讼活动；组织法制宣传教育活动；
3.4.3 负责相关方公文形式来函的受理、呈报、转递及督促办理； 3.4.4与企管部配合负责企业形象宣传、对外联系工作。
3.4.5负责公司公务车辆、食堂、安保、厂区卫生等公共管理工作。 3.5 品质管理部
3.5.1 负责产品质量及产品标准有关信息的传递、协调沟通和管理；
3.5.2 负责与食品安全的主管部门沟通，获得与食品安全有关的法律、法规、标准等信息，并确保食品安全小组成员及时获得相关信息；
3.6企管部负责收集员工合理化建议,并归类分析后转至相关部门；
3.7各部门及时向主管领导报告本部门业务范围内涉及质量和食品安全方面的相关信息，由主管领导根据需要反馈给品质管理部。 4 工作程序
4.1 信息的交流、沟通和协商方式
采用会议、文件发放、记录传递、网络、口头联络、面对面交流、合理化建议、内部刊物以及对外刊发宣传资料等方式进行信息的交流、沟通和协商。
4.2 信息交流的主要内容
4.2.1 内部信息交流的主要内容
① 法律法规和其他要求的遵守情况；
② 总经理、管理者代表有关管理体系工作的指示和要求；
③ 公司管理体系控制程序的执行情况、内/外部审核结果及管理评审决定； ④ 绩效检测和测量结果；
⑤ 公司的质量和食品安全目标、指标和管理方案完成情况及效果； ⑥ 不符合的纠正、预防情况； ⑦ 应急准备与响应情况；
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⑧ 公司各部门之间日常联络、报表和其他信息通报等。
4.3.2 外部信息交流的主要内容
① 国家、地方政府、行业的质量和食品安全的政策、法律、法规、及其他要求，以及其新增、更新的信息等；
② 顾客和其他相关方的抱怨、投诉、建议等； ③ 可望施加影响的相关方反映；
④ 与顾客、相关方签订的质量和有关食品安全的合同、协议等； ⑤ 来自供方的信息；
⑥ 产品交付后的有关信息； ⑦ 其他外部相关方的信息。
4.4 内部信息交流、沟通和协商的实施
4.4.1 各部门之间各项业务活动的信息交流、沟通，按相关程序文件及管理制度的规定执行，文件无规定的由各部门协商解决，不能解决的报请上一级领导协调，必要时制订或修订相关文件。
4.4.2公司的重要信息(企业重大信息、企业管理活动、生产消防安全等)由行政管理部组织相关部门通过厂务公开栏/宣传栏、公司刊物等方式向全公司员工通报。 4.5 外部信息交流、沟通和协商的实施
4.5.1 顾客不论以何种方式（来电、来函或来访）对管理体系涉及的内容提出的合理意见、建议、咨询或其他要求时，由市场部、品质管理部及企管部等相关接收部门在自己的责权范围内予以答复、解决；对不能答复、解决的事项应予以记录，并及时向上一级领导汇报协调解决。
4.5.2其他相关方对质量和食品安全方面提出的抱怨、投诉、建议等信息，由生产计划部、品质管理部、企管部等相关接收部门负责答复、解决；对不能答复、解决的应予以记录，汇报至上一级领导。
4.5.3 公司通过通知、通告、合同（协议）、网络以及内部刊物、宣传资料等多种形式，将本公司的质量和食品安全管理要求向顾客和相关方宣传和通报。
4.6公司内、外部信息交流、沟通和协商产生的记录，按《记录控制程序》的要求予以管理。 5 相关文件
《记录控制程序》 6 记录 [会议纪要] [值班记录]