人力资源管理手册8969255393
文件管理程序
版 本：1.0 生效日期：2006 年 11 月 1 日 页 码：2/5
集团各级部门因工作的开展产生文件发行需求时，由需求部门提报发文需求,经总经办文 控室审核发文是否必要。如无不必要,则不发文；如必要，则由发文需求部门进行拟稿。 4.2 发文审核签发 4.2.1 发文审核签发流程 发文需求部门拟定文件的初稿，交由部门负责人审核；审核无误后，提报电子文档给集团 总部对口职能部门负责人审核；审核确认后，回复给发文需求部门负责人；最后由总经办文控 室，按照文件规范进行审核，审核无误后报总经理或总经理授权代理人审批签发。 4.2.2 总经办文控室对文件发行审核事项 (1)是否有规定权限人员审核签字,是否有
规定权限人员审批签字. (2)格式是否符合要求，对不同发文对象的发文种类是否正确。 (3)是否符合保密规定，秘级文件是否有标注秘密级别。 (4)是否与公司现行制度有冲突，如有冲突，有无经审批的《文件修改申请书》 。 (5)是否符合国家法律法规的要求。 (6)是否知会相对应职能中心负责人并征求其意见。 4.3 文件发行 4.3.1 公司所有文件均需总经理或总经理授权代理人签发； 4.3.2 公司所有文件均需总经办文控室审核后盖“准予发行”章后方可发行生效，无发行 章的一律无效； 4.3.3 受控文件需加盖“受控文件”印章； 4.3.4 公司密级文件、须加盖“秘密、机密、绝密”章； 4.3.5 所有已签批并准予发行的文件的原件均须保留于总经办文控室，由总经办文秘管理 员统一分类保管。 4.4 文件编号 程序文件的编号参照 ISO 程序文件的编号进行管理； 4.4.2 公文的编号 所有文件由总经办文控室负责统一编号,其它任何部门不得自行编号。 公司文件统一编号为：XX 公司字(2006)XX 号 4.5 发文登记 总经办文控室必须对已发放各类文件进行分类详细登记， 并及时对各部门文件发放汇总表 进行及时更新，确保文件汇总表所列文件清单为公司目前最新文件。 4.7 文件的补发 当文件使用者的文件破损严重，影响使用时，必须到总经办文控室办理更换手
文件编号：UD-RG-06-01