人力资源管理手册8969255393
文件管理程序 登记簿；
版 本：1.0 生效日期：2006 年 11 月 1 日 页 码：4/5
5.2 凡公司收到的文件,统一由总经办文秘管理人员签收登记，并及时提报总经理审阅签 批，根据签批意见，转发至公司各相关部门； 5.3 公司各部门须建立本部门收文登记汇总表,并保证汇总表与总经办文控室的文件发放 汇总表保致一致。 5.4 公司各部门收到总经办转发的文件后,须由专人负责签收登记；秘级文件由部门负责 人签收并专门保管。 5.4 部门收文后,文件管理人员须及时提报部门负责人,部门负责人必须组织属下员工认真 学习并贯彻实施。公司各级管理人员、员工在学习完文件后，必须在文件上签名。总经办将不 定期对公司各级员工学习贯彻文件的情况进行检查，对未签名的员工均视为未学习，罚款 10 元/次。 6 文件的保管 6.1 各部门都必须有专人负责文件的保管工作，并建立严格的文件管理制度，并做好相关 人员的保密纪律教育。 6.2 公司各部门文件保管的实行部门负责人制。 6.3 各部门文件保管人必须将来文分门别类，依文号存放整齐，并保证文件的完整性；密 级文件，各保管责任人须用独立的文件夹装订，并妥善收藏。 6.4 公司任何文件严禁带离公司，且不得复印、摘抄和外传。特殊情况需复印、摘抄和外 传文件，须由公司副总级以上人员批准；密级文件复印、摘抄和外传，须由总经理批准。 6.5 公司所有文件签发时都必须清楚注明保存期限“××个月”,各发文部门门在起草文 件时,务必注明该文件保存期限。总经办文控室在登记已发放文件清单必须注明各文件的保存 期限。文控室每隔二个月对各部门超期文件定期清理一次。各部门在收到总经办文控室文件收 回通知后,应在三天内将过期文件发回给总经办文控室，由文控室统一
对过期文件进行处理。 其它各部门无权对过期文件进行处理。凡部门逾期不发回的，每拖延一天给予文件保管责任人 20 元处罚。凡发回文件有缺失的按文件缺失处罚规定处理。 6.6 当文件保管责任人员异动时，由各部门通知总经办文控室列出异动人员保管理文件清 单发给工作交接双方。双方跟据提供的文件进行核对交接。发生文件缺失的，按文件管理处罚 规定予以处罚，并将文件缺失情况及处罚结果及时报总经办文控室备案。否则将视为文件承接 人责任。 6.7 各部门在工作中形成的各类记录，包括会议记录、决议、方案、照片、图表、录像带、各 尖表单等有保存价值的资料，部门文件管理人应收集齐全，分类归档保
文件编号：UD-RG-06-01