人力资源管理手册8969255393
文件管理程序 续，交回破损文件，补发新文件。
版 本：1.0 生效日期：2006 年 11 月 1 日 页 码：3/5
当文件使用人将文件丢失时，必须书面总经办报告，非密级文件由总经办核定处罚措施后 补发新文件。密级文件，必须报请总经理核定处罚措施，并经总经理书面同意后方可补发新文 件。 4.8 公司文件的有效性。所有文件必须具备以下条件，否则收文部门可以拒绝执行，并须 向公司文控室投诉反映。 4.8.1 文件的形式： (1) 须总经理签字并盖有发文部门公章； (2) 要有总经办文秘管理人员签字核对； (3) 要盖有“准予发文”章； (4) 需保密的文件，需盖有密级章； (5) 受控文件须盖“受控文件”章。 4.8.2 文件的内容： (1)部门发文内容不能与公司发文相抵触； (2)有公司签发的文件内容不能与集团总部文件文件内容相抵触。 4.9 文件修订 4.9.1 公司的所有经营管理活动，凡有文件规定的都要按文件规定执行，任何人都不能以 口头通知改变，要改变都只能以文件形式改变。 4.9.2 文件的修订，须知会原签发人审核同意。 4.9.3 文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改部门的负责人提出书面《文件更 改申请报告》 ,说明更改原因，对重要的更改还须附有充分证据。 4.9.4 程
序文件的更改分为换版和换页两种。 1).文件更改量大和有原则性更改时，采用换版，其标识初始版次为 A,换版后依次为 B.C.D 等英文字母，每换版一次，往后更改一次字母。 2).文件更改量较少且没有太大的原则性变更时，采用换页。其标识是初始修改码为 0,换 页后修改码依次为 1.2.3 等数字，每更换一次变为一位数字，换页 5 次，则应重新换版。 3)文件的更改以“版次”和“修改码”作为标识和识别依据。 4.9.5 发放更改的新文件时，应同进收回作废的原文件，当更改的文件若有保存价值时， 由总经办文控室加盖“作废”章后保存，若无保存价值则应销毁处理，并记录于《作废文件处 理清单》 。 5、收文管理流程 5.1 总经办文秘管理人员须建立收文登记簿，公司各部门也须建立部门的收文
文件编号：UD-RG-06-01