餐饮服务食品安全监管执法文书的使用必须符合法律规定，包括依法进行行政许可，依法进行行政处罚，依法填写执法文书。
1、 依法进行行政许可。行政许可是法律授予行政机关对特定行为能力授予或剥夺的权利。 第一，依据相应法律法规，行政许可包括对生产经营条件的许可，对食品安全管理专业技术人员活动的许可。餐饮服务行政许可的实施，必须有法律法规或规章的依据，不得自行设置。 第二，许可的项目必须按照法定的标准和程序进行审查。如保健食品的批准必须经过功能实验和专家评审。
第三，发生违法行为时，许可项目的剥夺也必须依法进行。根据《行政处罚法》的规定，责令停产停业、吊销许可证或者执照等属制裁程度较重的行政处罚，应当经过听证程序，慎重决定，以体现行政处罚决定的严谨和公正。根据《行政处罚法》处罚种类的设定权限，《餐饮服务许可管理办法》和《餐饮服务食品安全监督管理办法》等部门规章是不能设定特定行为能力罚的处罚，所以对许可项目只能采用其他方式，超过有效期的经营的许可可被注销、不再符合许可条件继续经营的可以撤销许可等方式处理违反行为，而不能采用吊证的处罚方式。在许可文书的使用当中，应当注意如实填写许可内容，并对填写的内容逐项予以核实，杜绝错误。特别是备注项目，如出现差错可能影响许可的结果，引起复议诉讼案件。如备注中其他项未注明可经营宴会和集体用餐的餐馆就不能从事相应的活动，只有设置备餐间的单位和个人才可从事相应活动。否则应为超范围经营，许可条件发生变化应依法变更，并撤销原许可证。
2、 依法进行行政处罚。行政处罚是国家法律制度的重要组成部分，是行政机关依法进行行政管理，保障法律贯彻实施的重要手段，是行政责任中的一种形式。《行政处罚法》从行政处罚的设定、实施机关、处罚程序等方面对行政处罚进行了规范。根据行政处罚法的规定，公民、法人或者其他组织违反行政管理秩序的行为，应当给予行政处罚的，由行政机关依照《行政处罚法》规定的程序实施。
第一，进行行政处罚的行为必须是违反食品安全法律法规规定的行为。在文书制作中，如立案报告、行政处罚事先告知书、行政处罚听证告知书、行政处罚决定书等，必须准确填写该违法3 行为违反的法律名称及具体条、款、项，而不能仅填写法律名称。
第二，进行行政处罚必须符合规定的程序，适用一般程序的案件不得使用简易程序，适用听证程序的案件不得剥夺当事人要求听证的权力。应当告知的事项，如陈述申辩权利，复议诉讼权利等，必须按照规定告知。
第三，进行行政处罚必须符合规定的时限。食品药品监督管理机关一般应当自立案之日起三个月内作出行政处罚决定。因特殊原因需要延长时间的，应当报请上级食品药品监督管理机关批准。发生管辖争议的，上级食品药品监督管理机关应当在接到报请解决管辖争议请示后十日内作出具体管辖决定。食品药品监督管理机关对符合受理条件的案件应当在七日内立案。收集证据时需要先行登记保存的，食品药品监督管理机关应当在七日内作出处理决定，法律法规另有规定的除外。食品药品监督管理机关决定予以听证的，听证主持人应当在当事人提出听证要求之日起二日内确定举行听证的时间、地点和方式，并在举行听证的七日前将听证通知书送达当事人。行政执法人员当场作出行政处罚决定的，应当在七日内报所属餐食品药品监督管理机关备案。行政处罚决定书应当在七日内送达当事人，公告送达的，60日内视为送达。行政处罚案件结案后一个月内报上一级食品药品监督管理机关法制机构备案。违法行为在二年内未被发现的，一般不再给予行政处罚，法律另有规定的除外。
3、 依法填写执法文书。（1）对外使用的文书本身设定签收栏的，在直接送达的情况下，应当由当事人直接签收。没有设定或不能直接送达当事人的，一般应当另行制作使用送达回执，送达回执应当由被送达人签收。（2）询问笔录应当具体详细，涉及案件关键事实和重要线索的，应当记录原始状况。不得使用推测性词句，避免发生词句歧义。对方位、状态及程度的描述记录，应当依次有序、准确清楚。（3）当场制作的采样记录、现场检查笔录、询问笔录、陈述和申辩笔录、听证笔录等文书，应当当场交由有关当事人审阅或者向当事人宣读，并由当事人签